زمان معکوس راهبردی چیست؟
زمان معکوس راهبردی مثل یک کد رمزی میماند. معنای آن چیست؟ چرا باید چنین کلمات جدیدی را یاد بگیریم؟
این سناریو را تصور کنید: بهسختی در تلاش هستید تا برای کار پروژهتان منابع را تخصیص بدهید. با مدیر منابع صحبت میکنید و از او دربارۀ منابع و تخصیص مناسب آن میپرسید.
با حس وظیفهشناسی، این اطلاعات را میگیرید و با تخمین هر وظیفه یک زمانبندی جدید و زیبا تهیه میکنید. پروژه ادامه مییابد و کمی بعد، درنهایت عصبانیت میفهمید که شما و تیمتان از زمانبندی عقب افتادهاید.
چه اتفاقی افتاد؟
البته تیمها به دلایل زیادی از زمانبندی عقب میافتند. یکی از این دلایل میتواند تخصیص غلط منابع باشد. اما فکر میکنید تخصیص منابع را درست انجام دادهاید. از طرفی دستتان در تخصیص منابع باز نبوده است. پس چه اتفاقی افتاده؟ شاید تخصیصهای منابعی که به شما داده شده است درست نباشد؟ شاید شما و مدیران منابع ارتباطات شفافی نداشتهاید؟
در زمانبندی شما چه چیز قرار دارد؟ درصد زمان کل کار منبع است یا زمان راهبردی معکوس (strategic reserve time) او؟ جواب به این سؤال میتواند معلوم کند که چرا زمانبندی جدید و زیبای شما درست پیش نمیرود. منابع شما تعهدات دیگری دارند. ازجملۀ این تعهدات پروژهها هستند؛ اما کار روزانهای را که هرکسی فرای کار یا غالباً قبل کار پروژه انجام میدهد جدا از آن است. مشکل شما اینجاست.
آنچه لازم است بدانید این نیست که هرکسی هر هفته چهقدر در مجموع در دسترس است؛ باید بدانید که هرکسی چقدر در هفته برای کار پروژۀ شما در دسترس است. تفاوتی وجود دارد. یک قدم عقبتر بگذاریم و لحظهای فرض کنیم که ساعات کار هفتگی منبع شما ۴۰ ساعت است (نخندید! میدانیم خیلی بیشتر از این کار میکنید.) در این مثال منابع شما برای کل ۴۰ ساعت در دسترس هستند. وقتی به شما گفته میشود که ۵۰ درصد از زمان منبعی را دارید، ممکن است فکر کنید که بر پروژۀ شما هر هفته ۲۰ ساعت کار میکند. اما این ممکن است درست نباشد. شما باید زمان راهبردی معکوس را درنظر بگیرید. به عبارت دیگر، شما باید زمانی را درنظر بگیرید که او، غیر از دیگر تعهداتش، میتواند برای پروژۀ شما سپری کند.
قبل از اینکه منبع انسانی شما حتی بتواند به شما برسد باید حدود دو ساعت در روز کارهای اداریاش را انجام بدهد. بهنظر زیاد میرسد اما فراموش نکنید که هیچکس نمیتواند بازدهی ۱۰۰درصد داشته باشد؛ نه به این دلیل که کند است یا کارمند بدی است؛ بلکه اتفاقات دیگری میافتد که که بخشی از پروژۀ شما نیستند اما بخشی از وظایف کاری او هستند. شاید باید به تلفن پاسخ بدهد یا دربارۀ کارهای قبلیاش توضیحاتی بدهد. یا بهجای رئیسش به جلسهای برود. باید به جلسۀ کارمندان برود. هیچکدام از این موارد به پروژۀ شما مربوط نیستند. شاید او از تعطیلات برگشته و باید کارهای عقبافتاده را پیگیری کند یا پروژههای بخصوصی را انجام بدهد. قبل از اینکه ۵۰درصد از زمانش را درنظر بگیرید، باید کار اداری، کارهای عقبافتاده و پروژههای ویژۀ او را نیز درنظر بگیرید. مابقی کار خالص اوست. مثلاً:
زمان در دسترس: ۴۰ ساعت
زمان امور اداری: ۸ ساعت
زمان پیگیری امور عقبافتاده: ۲ ساعت
پروژههای ویژه: ۶ ساعت
زمان معکوس راهبردی زمانی است که بعد از انجام این تعهدات باقی میماند.
(پروژههای ویژه + کار پیگیری + کار اداری) – زمان دسترسی = زمان راهبردی معکوس
برای این مثال برابر است با (۶+۲+۸) – ۴۰ یا ۲۴ ساعت.
شما ۵۰درصد از ساعات او را میتوانید داشته باشید که برابر با ۱۲ ساعت در هفته میشود؛ تفاوت بین تخمین اولیه (۲۰ ساعت) و این محاسبه (۱۲ ساعت) تفاوت فاحشی ایجاد میکند، خصوصاً هنگام پیشروی پروژه.
به این دلیل است که زمان راهبردی معکوس اهمیت بسزایی دارد.
