آموزشدفتر مدیریت پروژهگزارش، نقد و تحلیل
۵ تکنیک مدیریت پروژه که تعویق‌اندازها باید بیاموزند
«تعویق‌اندازی هنر پیگیری دیروز است.» دان مارکیوس
آیا در گفتاورد فوق متوجه شدید که می‌گوید «دیروز»؟ پیگیری دیروز چه فایده‌ای دارد؟! خوب است در این مقاله ۵ روش از بهترین روش‌های مدیریت پروژه را معرفی کنیم و ببینیم چگونه می‌توانند به شما تعویق‌انداز عزیز کمک کنند!
- محدوده را تعریف و اولویت‌بندی کنید. کمی دربارۀ محدوده صحبت کنیم. آیا تمام یک میلیون و یک کاری که باید انجام بدهید، الزامی است یا خوب است که انجام بدهیدشان؟ صادق باشید. شاید به خودتان بیش‌ازحد کار تخصیص داده باشید و بخشی از آن تخصیص اضافی از فقدان اولویت‌بندی محدوده نشئت می‌گیرد. با شفافیت بگویید که واقعاً نیاز است چه چیزی را انجام بدهید و چه اولویت‌هایی را درک کنید. به‌خاطر داشته باشید که تفاوتی است بین آن چه که ضرورت است و آنچه اهمیت دارد. اگر چیزی هم مهم و هم ضروری باشد، باید در اولویت قرار بگیرد.
- محدودیت‌های خود را بدانید. آیا درحال‌حاضر زمان بزرگ‌ترین ضرورت شماست؟ در این صورت، فقط باید وظایفی را انجام بدهید که قطعاً باید در تاریخ و زمان معینی تکمیل شوند. تمام موارد غیرضروری را از لیستتان حذف کنید. اگر نمی‌توانید آن‌ها را حذف کنید، کنارشان بگذارید و بعد از تکمیل ضروریات بر آن‌ها کار کنید. از کجا می‌دانید؟ اگر اولویت‌بندی محدوده را تکمیل کنید باید بتوانید سریعاً تشخیص بدهید که زمان باید کجا تخصیص داده شود.
- تخمین‌هایتان را بهتر کنید. حال که محدودۀ خود را به ضروریات محدود کردید، دقیقاً تخمین بزنید که هر وظیفه چقدر زمان می‌گیرد. بهترین تخمین‌ها از تجربۀ شما نشئت می‌گیرد. اگر قبلاً این کار را انجام داده‌اید از تجربۀ قبلی برای تخمین استفاده کنید. اما فرضتان این نباشد که اگر کاری را قبلاً انجام داده‌اید اکنون می‌توانید آن را سریع‌تر انجام بدهید. بله می‌توانید انتظار داشته باشید که سریع‌تر و بهتر شده باشید، اما این انتظار باید معقول باشد.
- مسیر بحرانی را بشناسید. برای شناسایی توالی تکمیل کارهای پروژه وقت بگذارید. منظورْ توالی و تخمین مسیر بحرانی است. وقتی مشغولیت دارید و مضطربید که از یک وظیفه به یک وظیفۀ دیگر بشتابید باید این تخمین را انجام بدهید. برای برنامه‌ریزیِ ترتیبِ درستِ وظایف زمان صرف کنید. همان‌طور که مشاهده می‌کنید، این ۵ روش باید با یکدیگر به‌کار گرفته شوند، و هرکدام باید از دیگری پشتیبانی کند.
- برنامۀ خود را دوباره بررسی کنید. حال که وظایفتان را تخمین زدید و توالی آن مشخص شد و نقشه کشیده شد، آیا می‌توانید به‌طور واقع‌بینانه‌ای با زمانی که دارید تکمیلش کنید؟ اگر پاسخ منفی است، باید کاری کنید. شاید لازم باشد محدودۀ را بازبینی کنید، شاید نیاز به کمک داشته باشید یا لازم باشد که تاریخ انتهایی را تغییر بدهید. باید بسیار تلاش کنید.
چه امروز، چه فردا و چه هفتۀ آینده بر این لیست کار کنید تا در مدیریت پروژه موفق شوید.
