پیشنهادی به مدیران پروژه: برای موفقیت به «مهارت‌های نرم» لازم است
اگر در بخش‌های فنی پروژه‌ها کار می‌کنید و مایلید که یک مدیر پروژه شوید، حتماً متوجه شده‌اید که افراد فنی معمولاً مهارت‌های لازم برای مدیریت تیم‌ها یا فرایندها را ندارند. برای مدیر پروژه شدن، به تقویت چه «مهارت‌های نرمی» لازم است؟
اول اینکه خوب است اهداف حرفه‌ایِ واضحی داشته باشیم و بدانیم قرار است که کجا برویم. قصدمان طرف‌داری از این حرفه نیست اما مدیر پروژه شدن واقعاً فوق‌العاده است!
بی‌شک اهمیت مهارت‌های انسانی را می‌دانید. اگر بر مهارت‌های میان‌فردی کار کرده باشید و آنچه را برای موفقیت در مدیریت پروژه لازم است بدانید، وقتی‌که برای شغل مدیریت پروژه مصاحبه می‌شوید به نفع شما خواهد بود. به تقویت چه مهارت‌هایی لازم است؟ در ادامه به سه مهارت، از مهم‌ترین این مهارت‌ها می‌پردازیم.
مهارت اول- مؤدب بودن هنگام درخواست انجام کارها از افراد، خصوصاً اگر برای شما کار نمی‌کنند.
احتمالاً در یک محیط ماتریسی کار می‌کنید که اعضای تیم پروژه در دیگر بخش‌های تجاری، یک مدیر میانی دارند. این افراد مستقیماً با شما کار نمی‌کنند؛ بنابراین درخواست کاری از آن‌ها مستلزم مردم‌داری و مهارت در مذاکره است. شاید کارهای خود را باید پیگیری کنند و یا مدیران پروژه دیگری باشند که به زمان آن‌ها نیاز داشته باشند. یاد بگیرید چگونه کارها را محوّل کنید، و وظیفه خود بدانید که بدون القای حس تحکّم و سلطه‌گری وظایف را محوّل کنید.
مهارت دوم- تشخیص زمانی که افراد در تقلا هستند و پیشنهاد کمک کافی و مناسب به آن‌ها.
هیچ‌کس دوست ندارد تحت مدیریت ذره‌بینی قرار بگیرد؛ اما اگر مدیریت، دقیق نباشد شاید نتیجه رها کردن تیم تا جایی است که اصلاً کاری انجام ندهند. توازن را باید باظرافت نگه داشت؛ نه آن‌قدر درخواست به‌روزرسانی کنید که تیم شما آزرده شوند و نه اینکه تیم را با وسایل و ابزارشان تنها بگذارید.
سعی کنید نقطۀ تعادلی مابین این افراط‌وتفریط بیابید. پیشنهاد می‌شود که در بررسی‌های هفتگی در مورد پیشروی کار، «سؤالات وارسی[1]» بپرسید و اگر لازم است سعی کنید که پیشروی امور را حفظ کنید.
اگر بتوانید علت پیشروی نکردن را کشف کنید و بفهمید کار مهمی کرده‌اید. شاید کسی به آموزش، اعتماد، زمان بیشتر، استرس کمتر یا هر چیز دیگری نیاز داشته باشد. کار شما این است که این مشکلات را تشخیص بدهید و تیم را پشتیبانی کنید. شناخت شما از این مشکلات باید کافی باشد تا افراد بتوانند کار را انجام بدهند.
مهارت سوم- گفتن آنچه برای پشتیبانی پروژه و تیم لازم است اما همه از گفتن آن طفره می‌روند.
بخش اعظم مدیریت پروژه مهارت‌های ارتباطی است. برای اینکه آنچه لازم است به‌وضوح گفته شود، به اعتمادبه‌نفس و مهارت‌های ارتباطی نیاز است. آیا تغییری که حامی مالی می‌خواهد مضحک است؟ کار شما است که توضیح دهید چرا فکر می‌کنید مضحک است، اگر می‌خواهد درخواستش انجام شود مشکلی نیست؛ اما باید انتظار فلان نتایج را داشته باشد. رئیس دپارتمان می‌خواهد که همه‌چیز تا روز پنجشنبه تحویل داده شود، درحالی‌که تیم شما یک ماه است که برای رسیدن به مایلستون بعدی اضافه کار می‌کند و متوجهید اگر آن‌ها را برای بیشتر کار کردن تحت فشار بگذارید، سرپیچی می‌کنند؛ اینجا لازم است توضیح بدهید چرا با منابع فعلی چنین کاری ممکن نیست.
گاهی لازم است در مورد تیم نیز تصمیمات سخت‌گیرانه و محکمی بگیرید. صحبت در مورد مایلستون‌ها، تحویل منافع، و ایجاد خروجی‌های فوق‌العاده دلچسب است. بخش دشوار کار شما وقتی است که اشتباه می‌کنید و باید بپذیرد و به آن اعتراف کنید، یا باید به افراد نه بگویید، یا تصمیمات را به چالش بکشید و شکست‌ها را گزارش بدهید.
باید از تیم خود در برابر سیاست‌های اداریِ متعاقبِ این مشکلات پشتیبانی کنید و بتوانید بر کشمکش‌ها و تضاد‌ها تسلط داشته باشید، دستپاچه نشوید، و با تمام مشکلات، از موفقیت خود در مدیریت پروژه، که وامدار مهارت‌های میان‌فردی شما است، خوشنود باشید و به آن افتخار کنید.
اگر مایلید بیشتر دربارۀ مهارت‌های نرم بدانید، با خط دید، شش مهارت ضروری مدیریت پروژه را که در دانشگاه‌ها تدریس نمی‌شوند، مرور کنید.
[1] Probing questions
