مدیریت چندین پروژه: طلسم مدیر پروژه‌ی مدرن
اگر یک نقش وجود داشته باشد که نیاز به توانایی مالتی تسک داشته باشد، مطمئناً این، حرفه‌ی ماست: مدیریت پروژه. خوشبختانه، به‌عنوان یک‌رشته، مدیران پروژه مجموعه‌ای عالی از ابزار، برای مدیریت چندین کار را توسعه داده‌اند. ما ساختار شکست کارها، شبکه نمودارها، نمودار گانت و نمودارهای مسئولیت‌های خطی را ایجاد کرده‌ایم.
علت اینکه این ابزار کارکرد دارند، این نیست که آن‌ها کارها را باهم ادغام می‌کنند، بلکه برخلاف آن، آن‌ها کارها را جدا می‌کنند. هرکدام از آن‌ها پروژه را به قطعات بسیار ریز تقسیم می‌کنند و هرکدام را جداگانه تشریح می‌کنند.
مدیر پروژه درواقع مالتی تسک کردن نیست؛ مدیریت پروژه، هنر ساختن سری‌هایی از تارها و کارهای موازی از تک‌تک تسک ها است. نتیجه‌گیری این است که، به‌عنوان مدیر پروژه، شما از کسی در مالتی تسک کردن حرفه‌ای‌تر نیستید، بلکه شما در اجتناب کردن از آن مهم‌ترید.
پس، مشکل در چیست؟
مشکل در پروژه شما نیست، بلکه در میان آن‌هاست. اما به‌طور فزاینده‌ای، از مدیران پروژه درخواست می‌شود تا ۲، ۳، ۴، ۵ یا ۸ پروژه را هم‌زمان مدیریت کنند.
من فکر می‌کردم این‌یک موضوع و مشکل برای تعداد زیادی از مدیران پروژه گمنام است: مدیران و حرفه‌ای‌هایی که مدیران پروژه‌ی حرفه‌ای نیستند. این‌ها افرادی‌اند که مدیریت پروژه را به‌عنوان قسمتی از شغل خود قبول می‌کنند: حتی بدون آموزش در این زمینه.
طلوع مدیران چند پروژه‌ای
قبل از اینکه متوجه شوید، آن‌ها روال تجاری پروژه را با چندین پروژه هم‌زمان طی می‌کنند. ممکن است سازمان‌های آن‌ها در مورد صرفه‌جویی پول تلاشگرند. به هر دلیل، ما شاهد افزایش مدیران پروژه‌ی مالتی تسک هستیم.
یک‌چیز که افراد در مورد آن ضعیف‌اند
با گفتن اینکه مدیران پروژه از بقیه‌ی افراد در مالتی تسک بهتر نیستند، باید این سؤال را پرسید: چقدر ما در این کار خوب هستیم؟ جواب این است، “خوب نیستیم و در آن ضعیفیم”
قبل از اینکه جواب خاصی پیدا کنید، قطعاً آگاه هستید که زنان در مالتی تسک از مردان کم‌تر ضعف دارند.
مالتی تسک بودن، یکی از راه‌های بسیار ضعیف برای انجام کار است. مغزهای ما قادر به پروسس کردن ۲ کار متفاوت به‌صورت هم‌زمان نیست. موزیسین‌های حرفه‌ای توانایی نواختن یک قطعه‌ی آشنا را با حداقل تمرکز دارند و رانندگان نیز توجه بسیار کمی در پیدا کردن مسیر برای مقصد با تمرکز می‌کنند. زمانی که ما می‌خواهیم ۲ تسک متفاوت را به‌صورت هم‌زمان مدیریت کنیم قطعاً شکست می‌خوریم و بجای انجام آن‌ها، فعالیت‌های ما به قسمت کردن و تقسیم آن‌ها ختم می‌شود و این اعمال فقط باعث حواس‌پرتی ما می‌شود. کار کردن به‌صورت مالتی تسک، باعث انجام شدن کار به‌صورت آرام‌تر و پیش آمدن اشتباهات بیشتر می‌شود. مالتی تسک واقعاً بد است.
راه‌حل در مالتی تسک پروژه چیست؟
به‌عنوان مدیر پروژه‌ای که درگیر چندین پروژه هستید، یا نیاز دارید نقش مدیریت پروژه را پرکنید، جواب شما کلاه‌ها هستند. شما باید خود را تصور کنید که احتیاج دارید کلاه‌های مختلفی را به سر کنید: هرکدام برای هر نقش. همان‌طور که شما نمی‌توانید بیش از یک کلاه را در لحظه، بر سرخود بگذارید فرض کنید که باید یک کلاه را بردارید تا بتوانید یک کلاه دیگر را بر سر بگذارید، همان‌طور که بین نقش‌ها جابه‌جا می‌شوید.
قوانین کلاه‌ها ساده است:
هیچ‌وقت نباید تلاش کنید بیش از یک کلاه بر سر کنید.
این موضوع باعث سردرگمی افراد اطرافتان می‌شود. در اصل این موضوع باعث کاهش توانایی‌تان در تمرکز، آلودگی تفکرتان و وارد شدن ضربه به توانایی تصمیم‌گیری‌تان می‌شود. در مورد اینکه کدام کلاه را بر سر می‌کنید با خود روراست بوده و دیگران را از آن آگاه کنید.
برای مدت‌زمان کافی برای ایجاد یک تغییر، کلاه را بر سرخود نگه‌دارید.
اگر با سرعت زیاد بین کلاه‌ها تغییر ایجاد کنید، شما زمان زیادی را برای عوض کردن کلاه صرف می‌کنید و زمانی را برای نگه‌داشتن آن‌ها روی سرتان نخواهید داشت. اگر شما نیاز دارید کارها را به‌صورت موازی انجام بدهید باید بالانس کافی بین زمان نگه‌داشتن کلاه‌ها و عوض کردن آن‌ها را پیدا کنید و رعایت کنید.
بهتر است یک کلاه را برای مدت‌زمان کافی برای تمرکز نگه‌دارید.
اگر نیاز دارید چند کلاه را بر سر بگذارید، ، بهترین روش این است که هفته خود را در تکه‌های بزرگ پخش‌کنید، و یک کلاه برای یک‌زمان قابل‌توجهی نگه‌دارید؛ به‌طوری‌که شما واقعاً بتوانید به چیز ارزشمندی دست‌یابید. بعضی روز خود را به دونیمه تقسیم می‌کنند و به ده‌نیم روز در هر هفته دست می‌یابند. بقیه‌ی افراد هر نصف روز را به ۲ قسمت تقسیم می‌کنند تا ۲۰ قسمت ۲ ساعته تقسیم کنند. بهترین حالتی که در آن می‌توانید به خود تمرکز کافی بدهید را پیدا کنید و دنبال کنید.
هنگامی‌که می‌خواهید کلاه را عوض کنید، به خود یک استراحت بدهید.
دو دلیل قانع‌کننده برای این کار وجود دارد. اول این است که استراحت نشانه تغییر است. دومی که حتی آشکارتر است: یک استراحت خوب، به شارژ روحی و جسمی شما برای جلسه بعدی کمک خواهد کرد. از استراحت بین تعویض کلاه‌هایتان، برای : استفاده از هوای تازه، نور خورشید ( به‌خصوص اگر در فضای بسته با نور فلورسنت کار می‌کنید)، آب تازه، تحرک و شاید مقداری غذا، استفاده کنید.
کلاه‌های کوچک را کنار بگذارید
هرچه بیشتر نیاز باشد که چند پروژه را مدیریت کنید، بیشتر نیاز است که موارد غیرضروری را از دور خارج کنید. درواقع محدودیتی همواره برای مواردی که شما می‌توانید در مورد آن‌ها به‌طور مؤثر تصمیم‌گیری کنید وجود دارد؛ بنابراین برای اینکه بتوانید تقسیم‌بندی منابع را مانند مدیران و دولت‌مردان و سیاستمداران بزرگ انجام دهید باید بدانید که همواره روی یک یا ۲ مسئله‌ی اصلی تمرکز کنید.
کلاه‌ها را اولویت‌بندی کنید.
تمام کلاه‌ها برابر نیستند! شما نیاز دارید بعضی کلاه‌ها را بیشتر از بعضی دیگر بر سر کنید. اگر شما بخواهید به‌صورت برابر بین کلاه‌ها زمان خود را تقسیم کنید، قادر نخواهید بود به اهداف استراتژیک پروژه‌هایتان دست‌یابید. همان‌طور که پروژه‌ها پیشرفت می‌کنند، زمانی که برای هر کلاه اختصاص می‌دهید نیز نیاز به تغییر دارد. در آغاز هر هفته یک مرور استراتژیک برای اندازه‌گیری زمان ورد نیاز هر کلاه، انجام دهید.
بدانید چه زمانی ظرفیت کلاه‌هایتان پرشده است.
زمانی که مرور و بررسی استراتژیک شما نشان می‌دهد که زمان احتیاطی شما بسیار کم شده است باید بدانید که شما دچار مشکل خواهید شد. در حالت ایده آل، وقت‌هایی که برای قسمت‌بندی‌ها جدا می‌کنید نباید بیش از ۹۰ درصد وقتتان باشد. ده درصد دیگر باید به‌عنوان وقت احتیاط و احتمالی در نظر گرفته شود تا به کلاهی که احتیاج به‌وقت بیشتری دارد یا به تفکر و برنامه‌ریزی اختصاص یابد.
اگر شما توانایی جداسازی این ۱۰ درصد از وقت در هفته ندارید، فاصله‌ی زیادی با زمانی که مجموع زمان کلاه‌هایتان بیش از ۱۰۰ درصد زمان هفته شما می‌شود، ندارید.
تنها به این مسیر قدم نگذارید
مدیریت یک پروژه به‌اندازه‌ی کافی سخت می‌باشد. مدیریت چند پروژه که دیگر جای خود را دارد. پس تلاش نکنید که به این مسیر به‌تنهایی قدم بگذارید. مطمئن شوید که یک نفر مانند: رئیس، رفیق، همکار، مربی یا دوستتان که می‌تواند در مورد اولویت‌هایتان کمکتان کند، از دید دیگری به مسائل نگاه کند. این موضوع را بدانید ک هر چه‌کار شما سخت‌تر باشد، درخواست کمک کردن نیز مهم‌تر می‌شود. هر کاری که می‌کنید همیشه به خاطر داشته باشید که یک کلاه اضافه شمارا تبدیل به یک قهرمان نمی‌کند.
