شما اینجایید
خانه > آموزش > افزون‌کاری (gold plating) در مدیریت پروژه (بخش دوم)

افزون‌کاری (gold plating) در مدیریت پروژه (بخش دوم)

چگونه می‌توانیم موافقت ذی‌نفعان ارشد پروژه را جلب کنیم

افزون‌کاری (gold plating) در مدیریت پروژه (بخش دوم)

در بخش اول این مقالۀ دوقسمتی ایدۀ افزون‌کاری مدیریت پروژه را در مشارکت‌ها بررسی کردیم. سعی کردیم که اثبات کنیم افزون‌کاری منفی نیست؛ برخلاف مفهوم منفی آن در توسعه، که غالباً به‌معنای مشکلات بودجه‌ای و زمانی است که به‌موجب کار اضافی توسعه‌دهنده‌ها خارج از محدودۀ قیمت‌گذاری‌شدۀ پروژه حاصل می‌شود.

در بخش ۱ بحث کردیم که با پیگیری جلسات مهم گزارش وضعیت به مشتری و یادداشت‌های که تمام افراد شرکت‌کننده ارسال می‌کنند، همگان به فهم مشترکی می‌رسند؛ به‌علاوه بحث کردیم که با آوردن شخصی از تیم مدیریت اجرایی سازمان به جلساتِ گزارشِ وضعیت به مشتری حسِ اهمیت داشتن می‌دهیم. در بخش دوم این مقاله سه راه دیگر برای افزودن ارزش اضافی به نقش مدیریت پروژه ارائه می‌کنیم.

یک داشبورد سلامت پروژه بسازید؛ آسان و با رنگ کدبندی شده باشد

ایدۀ درستی است که تا جای ممکن تلاش کنید مشتری بتواند با یک نگاه و به‌آسانی از سلامت پروژه‌اش مطمئن شود. مشاهدۀ هفتگی وضعیت سلامت پروژه برای آن‌ها بهتر است و موجب رضایت آن‌ها می‌شود و مانع می‌شود که بیش‌ازحد دربارۀ مشکلات، بودجه، ریسک‌ها، سفارش‌های تغییر و غیره سؤال‌های پرجزئیات بپرسند. حداقل با استفاده از رنگ‌های سبز و زرد و قرمز، راه مناسبی برای نمایش وضعیت فازهای پروژه، وظایف کلیدی، سلامت بودجه، تخصیص منابع و وضعیت مشکلات فراهم کنید؛ به‌این‌ترتیب این گزارش اولین چیزی است که مشتری هر هفته بررسی‌اش می‌کند. افزون بر آن، چنین چشم‌انداز فوق‌العاده و فراگیری، هر هفته به تیم اجرایی شما، یک گزارش وضعیت سریع و به‌روز می‌دهد. این کار به شما آوازۀ خوبی می‌دهد و استانداردی برای گزارش‌های فراگیر در سازمان ایجاد می‌کند و مدیران اجرایی را به مشارکت در سطح شرکت وامی‌دارد. برد-برد-برد!

کمک به آماده‌سازی آزمون

دربارۀ کمک‌های زیادی صحبت نمی‌کنم. قطعاً این مطلوب مدیر پروژه یا حتی هیچ‌کس در تیم تحویل پروژه نیست که برای آزمون پذیرش کاربر (UAT) کمک زیادی به مشتری کند. اما مشتری‌ها آوازۀ بدی در آزمون کردن و آماده‌سازی آزمون دارند و تقریباً همیشه درخواست کمک می‌کنند. به‌آسانی می‌توان موارد عمومی تست یا سناریوهای تست را عنوان کرد تا چند ساعت از کار فنی آن‌ها کاسته شود و بتوانند در مسیر درست تجربۀ UAT قرار بگیرند.

ارائۀ یک چشم‌انداز از آینده

همیشه جویای امکانات جدید تجاری باشید. مزایای این مدیریت ارزش افزوده را می‌توان در دو طرف احساس کرد… سازمان تحویل‌دهنده ممکن است که درآمد اضافی آن را درک کند و مشتری ممکن است کارکردهای جدیدی را به‌دست بیاورد؛ یا فرایندها و سیستم‌های جدیدی را برای پیاده‌سازی به آن‌ها نشان داده شوند که به رشد و تقویت سازمان کمک می‌کند.

مدیر پروژه‌ای که متوجهِ پتانسیلی برای کسب‌وکارهای جدید می‌شود یا پیشنهادهایی را می‌یابد که برای همه مفید است، باید یک خط تمایزی بین افراد مبتکر و افراد حریص جویای درآمد بیشتر قائل باشد. مگر یک نیاز یا یک مسئلۀ واضحی مطرح باشد که به یک موقعیت حیاتی برای سفارش تغییر ضرورت بخشد؛ دراین‌صورت مدیر پروژه باید به‌طور حرفه‌ای کار کند و تا حدی تودار باشد زیرا همان‌طور که در کسب‌وکار و درآمدهای جدید درتلاش است، همچنان برای شغلی فعلی‌اش با وظایف واقعی قبل از آن به او پرداخت می‌شود. قطعاً همان‌قدر که خواهان نیازها و پتانسیل جدید رشد تجاری هستید، باید به مشتری تعهدات قبلی‌تان را بفهمانید. و درنهایت این فقط بخشی از  معادله است.

یک پیشنهاد بیشتر ارائه می‌دهیم: همیشه سعی کنید که یک جلسه هفتگی با حامیان مالی پروژه داشته باشید. اگر با حامی مالی ارتباطات دائمی ندارید، کمتر احساس اهمیت می‌یابید یا کمتر به کاری که تیمتان می‌کند حس اعتماد دارید. منتظر جلسات هفتگی نباشید. به‌غیر از جلسات رسمی، خودتان را هر هفته به آن‌ها برسانید، مثلاً با عنوان بررسی سلامت پروژه…

بخش اول این مقاله را مطالعه کنید. 

پاسخ دهید

بالا