افزون‌کاری (gold plating) در مدیریت پروژه (بخش اول)
مفهوم افزون‌کاری یا goldplating (در لغت به معنای آب‌طلاکاری است) در پروژه‌ها معمولاً به معنای فرایند یا مفاهیمی است که کارکردی بیش از آنچه در نیازمندی‌ها خواسته شده است به پروژه می‌افزاید، احتمالاً حتی بیش از آنچه عملی باشد یا ازلحاظ کاری معقول باشد.
ویکی‌پدیا افزون‌کاری را چنین تعریف می‌کند: «ادامۀ کار بر یک پروژه یا وظیفه بعد از رسیدن به نقطه‌ای که تلاش بیشتر موجب ارزشی که مفید باشد (اگر ارزشی وجود داشته باشد) نمی‌شود. بعد از تحویل نیازمندی‌ها توسعه‌دهنده بازهم بر ارتقای بیشتر محصول کار می‌کند و گمان می‌کند که مشتری خوشحال خواهد شد که به‌جای آنچه درخواست شده یا انتظار می‌رفته، ویژگی‌های اضافی یا دقیق‌تر دریافت کند. شاید مشتری با مشاهدۀ نتایج ناامید شود و تلاش اضافی توسعه‌دهنده بی‌ثمر بماند.»
معمولاً افزون‌کاری یک مفهوم منفی درنظر گرفته می‌شود. این مفهوم شما را به کار اضافی و مستندنشده‌ای هدایت می‌کند که فرای محدودۀ فعلی پروژۀ شماست و می‌تواند هم بر بودجه و هم بر گاهشمار پروژه تأثیر بگذارد… چرا که کاری است که اجرا می‌شود، نه اینکه تخمین زده می‌شود یا برنامه‌ریزی می‌شود. مشتری شاید آن را درخواست کرده باشد، شاید خیر. معمولاً درخواست نمی‌کند. اما هیچ سفارش مستندشدۀ تغییری که این کار تحت آن صورت بگیرد وجود ندارد؛ زیرا درون محدودۀ پروژه نیست و نباید اجرا شود.
مفهوم افزون‌کاری در مدیریت پروژه
آنچه ذکر شد تعریف افزون‌کاری ازلحاظ راهکارها و پروژه‌های توسعه بود. اما در مدیریت پروژه افزون‌کاری به چه معناست؟ واقعاً این مفهوم در مدیریت پروژه معنادار به‌نظر نمی‌رسد. گاهی هیچ مشتری‌ای ارزش کامل مدیریت پروژه را در محدودۀ پروژه مشاهده نمی‌کند و ممکن است که پشیمان شود یا اعتراض کند که چرا آن‌قدر پول برای مدیریت پروژه صرف شده، آن‌هم وقتی که آن نقش «هیچ کار واقعی‌ای» ارائه نمی‌کند. حتماً شما هم، پروژه‌هایی را مدیریت کرده‌اید که مشتری‌های آنها مشتاق نبودند که با توجه به بودجۀ محدودشان، برای یک نقش بیشتر، نقش مدیریت پروژه، پول پرداخت کنند. بنابراین فکر افزون‌کاری در مدیریت پروژه، اگر قرار باشد به مفهوم افزودن چیزی به پروژه باشد، اصلاً جای بررسی ندارد. چطور می‌توان آن کار را افزون‌کاری درنظر گرفت؟
بنابراین آنچه در این مقاله به معنای افزون‌کاری در مدیریت پروژه بحث می‌شود، راه‌هایی است که مدیر پروژه می‌تواند به تجربۀ مشتری از پروژه ارزش بیفزاید؛ بدون افزودن هزینۀ بیشتری که در چشم‌انداز پروژه توسط رهبر مدیریت پروژه برنامه‌ریزی شده است.
افزون‌کاری پروژه، ازلحاظ نقش مدیریت پروژه و کاری که بدون نیاز به بودجۀ بیشتر و گرفتن ساعاتی بیش از ساعات تخصیص‌داده‌شده به آن صورت می‌گیرد، به معنای تمرکز بر مواردی است که مدیر پروژه می‌داند مشتری خواهان آن است؛ اما ممکن است فرای انتظارات معمول پروژه موردنظر باشد…
در بخش اول این مقاله دو مورد را بررسی می‌کنیم.
یادداشت‌های پیگیری، که از هر جلسۀ گزارش وضعیت توسط افراد حاضر ارسال می‌شود
هرکسی می‌تواند و باید از تمام جلسات گزارش وضعیت یادداشت‌برداری کند. البته این یک پیشنهاد است؛ اما آداب بسیار خوبی است که همه مطلع باشند که بعد از جلسه، گزارش وضعیت را با به‌روزرسانی‌ها و یادداشت‌های مستندشده در محدودۀ 24 ساعت بعد از جلسه ارسال کنند. نه‌تنها به مشتری نشان می‌دهد که زمان بیشتری برای مستند کردن جزئیات بحث‌ها صورت گرفته و این یادداشت‌ها و مستندات سریعاً ارسال شده، بلکه کار مدیر پروژه کمی آسان‌تر می‌شود زیرا اساساً همه فهم مشترکی می‌یابند. یادآور این گفته است که «یا اکنون صحبت کن یا همیشه ساکت بمان» [1]. چیزی را مستند می‌کنید که ازنظر شما دربارۀ آن تصمیم گرفته شده و به همه (معمولاً یک روز) زمان پاسخ‌دهی و تصحیح بی‌دقتی‌ها داده شده است. اگر هیچ پاسخی دریافت نکنید، به این معناست که کارتان را برای فراخوانی گزارش وضعیت بعدی نیمه‌تمام گذاشته‌اید.
به مشارکت واداشتن سطح مدیریت
با این کار می‌توانید حس مهم بودن را در مشتری ایجاد کنید؛ راه آسانی برای مدیر پروژه است که ارزش بیشتری به‌عنوان یک مدیر پروژه برای مشتری پروژه قائل شود. مدیرعامل یا برخی از اعضای تیم مدیریت اجرایی سازمان را در چند جلسۀ هفتگی گزارش وضعیت پروژه بیاورید. مطمئن شوید که آنها خودشان را به سرعت پروژه رسانده‌اند و می‌تواند فعالانه در بحث شرکت کنند؛ اما این واقعاً فقط یک نمایش است. و قطعاً باعث می‌شود که مشتری پروژۀ شما احساس کند که پروژه‌اش یکی از پروژه‌های بسیار مهم شماست. این کار مؤثر است و بسیار بهتر از آن است که با آنها یا مدیرعامل، آن‌هم وقتی که کمتر دربارۀ اتفاقات هیجان‌زده هستند، تماس بگیرید.
این تنها دو مورد از پنج نمونۀ افزون‌کاری در مدیریت پروژه است. سه مورد دیگر را در قسمت دوم این مقاله مطالعه کنید.
[1] این عبارتی‌ست که بیشتر در گذشته هنگام ازدواج دو نفر گفته می‌شد: اگر کسی در اینجا حضور دارد که دلیلی دارد که این زوج در این ازدواج مقدسشان به‌هم نپیوندند، دلیلش را مطرح کند یا تا ابد ساکت بماند.
