یکی از پرتب‌وتاب‌ترین وظایف لازم در مسیر پیشرفت، مدیریت تأثیرات تغییر و فرهنگ ضدتغییر است؛ فرهنگی که تأثیراتش همواره مانعی در مسیر پیشرفت خواهد بود. همان‌قدر که اثربخشی مدیریت پروژه اهمیت دارد، مدیریت اثربخشی تغییر نیز پراهمیت است. کتاب‌های مفید بسیاری هستند که موضوع تغییر را -هر نوع تغییری که بتوانید تصورش را کنید- بررسی می‌کنند. لیست زیر شامل مراحلی است که روند تغییر را در فرایند پیاده‌سازی تغییر به‌تصویر می‌کشد.
هنگام بررسی تغییر لازم است که مراحلِ شناسایی‌شدۀ تغییر را بفهمید. خوب است به‌یاد داشته باشید که مراحل تغییر در افراد مختلف با درجات مختلف رخ می‌دهند؛ اما همواره یک‌شکل دارند، چه تغییر به دلیل یک فرایند واقع شود، چه به واسطۀ مرگ عزیزی از نزدیکان. باید تغییر را شناخت و برحسب وسعت آن تغییر، سطحی از پذیرش را در خود پروراند.
درادامه به مراحل پذیرش تغییر و راه‌هایی برای کنار آمدن با آن می‌پردازیم.
انکار
یک واکنش حیرت‌آور برای صیانت از خویش است. این واکنش با تقلیل موقعیت شکل می‌گیرد؛ اینکه فکر کنید یا بگویید: «چنین اتفاقی نمی‌افتد»، «این تغییر کمکی نمی‌کند» یا «هیچ مشکلی ندارد». شاید شاهد شخصی باشید که از صحبت دربارۀ موقعیت اجتناب کند یا حتی بهانه‌هایی برای شرکت نکردن در جلسات بیاورد.
راه‌حل
- واکنش انکاری خود در پذیرش روند تغییر، و چگونگی گذار از آن و رسیدن به موقعیت فعلی‌تان را تشریح کنید؛
- موقعیت را به‌صراحت مطرح کنید و زمان مناسبی را به پرسش‌و‌پاسخ تخصیص بدهید؛
- دربارۀ مدیریت تغییر یک جلسۀ آموزشی برگزار کنید؛
- از خود درک و ملاحظه نشان بدهید. اگر رفتار معمول شما این‌گونه نیست، حین فرایند تغییر نشان دادن درک و ملاحظه شایسته و ارزشمند است؛
- در صحنۀ نمایش‌های خود، مثل شرح‌حال‌ها و ایمیل‌های تشکر و پوسترها، هر موج مثبتی را، مثل ضبط‌صوتی که سوزنش گیر کرده، بارها وبارها تکرار کنید.
مقاومت
در این مرحله است که نشانه‌های فعال کارشکنی را مشاهده می‌کنید. گاهی این نشانه‌ها منفعل هستند، مثل غرولند دربارۀ سیستم‌های جدید و معتقد بودن که «فقط راه خودم را می‌روم». یا ممکن است، بسته‌به شخصیت فرد، کارشکنی به روش‌های مستقیم فیزیکی نمایان شود. توجه کنید که این واکنش‌ها به‌واقع خطراتی برای موفقیت پروژه هستند. اما مهم‌ترین ویژگی این مرحله نشان دادن بی‌علاقگی این افراد به تغییر و زمان زیادی است که صرف یافتن دلایلی برای اثبات ناکارآمدی تغییرِ درحال‌وقوع می‌کنند.
راه‌حل
- گوش کنید! واقعاً شنونده باشید. فکرش را هم نمی‌کنید که چقدر می‌توانید از لحن و نحوۀ ابراز گفته‌ها و حتی اشارات بدنی (body language) نکاتی را بفهمید؛
- تقاضای پاسخ‌گویی داشته باشید. بیشتر افراد دوست دارند که شنیده شوند و حتی پیشنهادهایشان شایسته باشد. بسیاری واقعاً پیشنهادهایشان شایسته است. این‌ها هستند که یا می‌سازند یا تخریب می‌کنند؛ بگذارید بدانند که ورودی‌هایشان دریافت می‌شود و به خروجی‌هایی منتهی می‌شود؛
- احساساتشان را بپذیرید. به آن‌ها بفهمانید که شما نیز این روند را طی کرده‌اید و اکنون به جایی رسیده‌اید که ارزش دارد؛ به آن‌ها بفهمانید که تنها نیستند.
اکتشاف
افراد کم‌کم متوجهِ بخش مثبت تغییر درحال‌وقوع می‌شوند؛ معمولاً در این مرحله مرددند که تغییر را بپذیرند یا هنوز آن را ایدۀ نامناسبی بدانند. اما مهم این است که کم‌کم آن‌ها را به جانب خودتان جذب کنید؛ به‌تدریج تلاش می‌کنند که تغییرات را اعمال کنند.
- کمک کنید. افراد در این مرحله پذیراتر هستند. از این مرحله استفاده کنید. خودتان یک تبلیغ باشید! افراد را به‌چالش بکشید تا راه‌های بهتری در سیستم‌های جدید بیابند. به‌این‌ترتیب به دور بعدی تغییر می‌اندیشند و از وضعیت فعلی دل می‌کنند؛
- با تشویق‌های بسیار، تفکر رو به جلو را تحسین کنید. رفتار درست را تحسین کنید؛
- امکانات جدید را بررسی کنید. جلسات طوفان فکری داشته باشید؛ برای اعتمادبه‌نفس افراد بسیار مناسب است.
تعهد
تا اینجا توانسته‌اید جلب رضایت کنید و شاهد ثمربخشی تغییرات بوده‌اید. افراد می‌توانند که تصویر بزرگ‌تر و فرصتی را که تغییر برای آن‌ها دارد مشاهده کنند.
وقتی که با این موضوع از دیدگاه مدیریتی روبه‌رو شدید، به‌خاطرسپردن چند نکته اهمیت دارد. احساسات افراد بسیار واقعی هستند و بارها در حوزه‌های مختلف سازمان رخ می‌نمایند. انتظار نداشته باشید که اگر چند ماه تقلا کردید که افراد به نرم‌افزار گران‌قیمتی که خریده‌اید تعهد داشته باشند همه متحول شوند و باید منتظر باشید که مثل یک تارزان، یک‌هفته‌ای، از مرحلۀ انکار به مرحلۀ تعهد جهش کنند. به‌خاطر داشته باشید که این روند باید کاملاً سپری شود تا تغییر پذیرفته شود. این دربارۀ همه صادق است؛ بگذارید این روند خودش در دیگران نمایان شود. می‌توانید با شناخت این روند و کمک به افراد برای گذار از آن در گذران روند تغییر موفق شوید.
- کسانی را که به تعهد به تغییر رسیده‌اند بشناسید و تصدیق کنید. به آن‌ها بیشتر فرصت بدهید تا روند تغییر را بهتر کنند و موفقیت‌های آن‌ها را تشویق کنید؛
- دیگران را به هم‌گام شدن ترغیب کنید. به آن‌ها بیاموزید که این روند تغییر چگونه است و چگونه می‌توانند افراد را در مراحل مختلف شناسایی کنند و به پیشش ببرند؛
- جشن بگیرید! از همه مهم‌تر جشن‌گرفتن است! وقتی که به اهداف رسیدید همه را مطلع کنید و جشن بگیرید و جشن بگیرید و جشن بگیرید. وقتی آدم‌ها بدانند که تلاش‌هایشان تشخیص داده شده و تشویق شده، مشکلات کمتری در تغییر بعدی خواهید داشت.
فراموش نکنید که روزانه باید حجم عظیمی از اطلاعات را پردازش کنیم. امروزه اطلاعاتی که از زندگی روزانه یک نفر داریم بیش از اطلاعات کل زندگی کسی است که در قرن پانزدهم زندگی می‌کرده است. تغییر به سه شکل صورت می‌گیرد؛ تغییری که نمی‌توانیم کنترلش کنیم، تغییری که می‌توانیم کنترلش کنیم، و تغییری که می‌توانیم در آن تأثیرگذار باشیم. مثبت باشید و سعی کنید موقعیتی را که نمی‌توان کنترلش کرد به موقعیتی که می‌توان در آن تأثیرگذار بود تبدیل کنید؛ اما همیشه موقعیت‌هایی هستند که نمی‌توان کنترلشان کرد و پذیرش این واقعیت تنها راه مؤثر و ممکن است.
اما چگونه تیم خود را برای عبور از سه فاز گذار از تغییر هدایت کنیم؟
