چگونه تیم خود را برای عبور از سه فاز گذار از تغییر هدایت کنیم؟

برای پیشرو بودن در ایجاد تغییرات در کار، لازم است نوع مقاومتی را که پیش روی شما است به‌خوبی بشناسید. شاید پیشنهاد شما یک فرایند کاری یا بازار مدیریتی جدیدی باشد، و واقعاً برای آن می‌جنگید- اما ناگهان همه آن‌قدر پرمشغله می‌شوند که نمی‌توانند پذیرای تغییر باشند و با شما همکاری کنند!

شاید تغییر فرایندی که واقعاً ممکن است دست‌و‌پاگیر و معیوب باشد، و شروع یک روند جدید درنظر تیمی که کارهای زیادی دارند، بیش‌ازحد سخت باشد.

علیرغم آن، حتی وقتی افراد به تغییر تن می‌دهند، فرایند گذار پیچ‌وخم‌هایی دارد.

در مدیریت گذار، سه فاز شناخته‌شده برای گذار وجود دارد. کسی که ابتکار تغییر را هدایت می‌کند، هرچه بیشتر سفر عاطفی و عملیِ پیشروی تیم را درک کند، مؤثرتر می‌تواند تیم خود را در طی این گذار هدایت کند.

به یاد داشته باشید که هرکسی این سه فاز را با سرعت خود طی می‌کند، مثل ماراتونی می‌ماند که دوندگان در طول راه پخش می‌شوند. در این دوی ماراتون مهم است که از بازیکنان چشم برندارید و به تیم در طی فرایند کمک کنید.

در ادامه سه فاز گذار ارائه می‌شود و اینکه چگونه با راهکاری جدید و مناسب هر مرحله از گذار را باموفقیت طی کنید.

فاز ۱: رها کردن

اولین فاز گذار، رها کردن ابزار یا فرایند فعلی است. در سطح عَمَلی این فاز، وظایف اصلی را به‌پایان می‌رسانید و هر کاری را که در نظام قبلی انجام می‌شد متوقف می‌کنید. اما در سطح عاطفی تنش‌های بیشتری وجود دارد؛ اعضای تیم ممکن است برای از دست دادن سیستم یا فرایندی که به آن عادت داشتند، ایرادتراشی کنند. فرقی ندارد که چقدر سیستمِ در حال تعویض محدودکننده و مشکل‌ساز باشد، افراد از آن استفاده می‌کنند و با استفاده از آن احساس امنیت می‌کنند. بیشتر ما مایلیم مثل گذشته عمل کنیم، حتی اگر فرصت‌های تکامل و رشد را محدود کند.

راهکارهایی برای عبور از این فاز:

تا جایی که می‌توانید همدردی خود را نشان بدهید. حسی را که اعضای تیم شما در مورد تغییر دارند بپذیرید و به آن‌ها کمک کنید که با رها کردن سیستمی که به آن وابسته بودند کنار بیایند. توجه کنید که اگر به افراد گوش ندهید و نگرانی‌هایشان را جدی نگیرید، ممکن است در فاز اول گیر کنند. برای برخی از افراد تجربه یک تغییر در برنامه روتین روزانه‌شان بسیار دشوار است. بنابراین وقت بگذارید و بفهمید که افراد در این تغییر متحمل چه تنشی می‌شوند، از آن‌ها بپرسید که چه احساسی دارند.

فاز ۲: عبور از عدم قطعیت

در فاز دوم افراد، سیستم‌ها و فرآیندهای قدیمی را رها کردند و فعالانه در راستای تغییر کار می‌کنند. حال افرادی دارید که فرایند جدید یا ابزار نرم‌افزاری جدیدی را به‌کار می‌گیرند. اما امور هنوز کاملاً ثابت نشده و شکل نگرفته‌اند. اعضای تیم به عبور خود از عدم اطمینانِ بین آنچه بود و قوانین جدید ادامه می‌دهند. هنوز سؤال‌های بسیاری هست که شاید برای کسانی که روتین بودن و پیش‌بینی‌پذیری را دوست دارند، وحشت‌آور باشد.

راه‌هایی برای عبور:

قبول کنید وقتی راهبردهایی را برای ایجاد پل بین قدیم تا جدید به کار می‌گیرید، ابهام وجود دارد. این پذیرش را با تشخیص برخی از سؤال‌هایی که هنوز بی‌پاسخ‌ مانده‌اند و دعوت تیم به کمک برای حل آن‌ها انجام دهید. تعریف فرایندهای جدید و حل مسائل فقط مختص به رهبر تیم نیست بلکه با پرس‌وجو کردن‌ها کل تیم مشارکت می‌کند. در طی این فاز برقراری توازن مناسب مابین پرسش سؤال‌ها و ارائه‌ی پاسخ‌ها از اهمیت برخوردار است. پرسیدن سؤال مناسب اعضای تیم را قادر به ارائه‌ی راه‌حل می‌سازد و ارائه‌ی این پاسخ‌ها هم‌زمان با شکل‌گیری تغییر، موجب امنیت و اطمینان می‌شود.

طی‌کردن این فاز به شما کمک می‌کند که موانع را از بین ببرید. اگر یک نرم‌افزار جدید پیاده‌سازی می‌کنید، امکان آموزش را فراهم کنید، و از متخصصین محصول برای پشتیبانی کمک بگیرید. به شنیدن نگرانی‌های افراد و تشویق آن‌ها در ایجاد تغییر ادامه بدهید.

فاز ۳: شروع جدید

فاز «شروع جدید» وقتی رخ می‌دهد که تغییر کاملاً پذیرفته شود و مؤثرانه، در محیط جدید به‌عمل برسد. در این فاز اعضای تیم ازلحاظ عاطفی با تغییر همراه شده‌اند و عادات جدیدی را می‌یابند که شاید استمرار بیابد.

راهکارهایی برای این فاز

برای اینکه اعضای تیم را در طی فاز شروع جدید پشتیبانی کنید، تقویت و تلاش برای استمرار تغییر در افراد، سیستم‌ها و فرایندها از اهمیت برخوردار است. برای هرکدام از اعضای تیم به‌طور منفرد اهداف کوتاه‌مدتی را تعیین کنید که دستیابی به آن آسان است و موفقیت‌های سریعی به همراه داشته باشد. مشاهده‌ی نتایج ملموس بسیار رضایت‌بخش است.

برای جا افتادن تغییر، اگر می‌توانید، آن را در فرهنگ خود و کار روزانه‌ی سازمانتان قرار دهید. با القای این حس که افراد بخشی از این فرایند جدید هستند، به تقویت افراد و واداشتن آن‌ها به مشارکت ادامه بدهید. تشویقشان کنید که کارگاه‌های تبلیغاتی آموزشی را سازمان‌دهی کنند یا برای پیشرفت سیستم جدید، بازخورد ارائه بدهند. این احساس را برای افراد ایجاد کنید که همکاری آن‌ها موجب بخش اعظمی از موفقیت تیم است – فقط همین کار، تغییر بزرگی را ایجاد می‌کند!