پنج راهنمایی برای مدیریت پروژه در تیم‌های ساخت و تولید
تبدیل یک محصول از ایده به تولید وظیفه‌ی پیچیده‌ای است. امور بسیاری درخطر قرار می‌گیرند و بسیاری نیز ممکن است که در طی راه اشتباه به‌پیش بروند. به‌طور مثال، زمان ورود به بازار (TTM) و مسائل کنترل کیفیت مطرح است؛ باید زنجیره تأمین و تیم‌های جهانی، مشکلات تجارت بین‌المللی، مقررات، فازهای توسعه محصول و غیره را در نظر گرفت. وقتی می‌بینم چه تعداد تیم‌هایی هنوز مدیریت تمام این بخش‌های پویا را با استفاده از صفحه گسترده‌های ایستا انجام می‌دهند شگفت‌زده می‌شوید؛ حتی وقتی سیستم‌ها و ابزار مناسبی برای ایجاد برنامه‌های زمانی وجود دارند، معمولاً بیش‌ازحد انعطاف ناپذیرند؛ نمی‌توانند عدم قطعیتی را که در بازار جهانی امروز نفوذ کرده محاسبه کنند.
مدیریت پروژه + ساخت و تولید = کامل‌ترین انطباق
بااین‌وجود می‌توان در ساخت و تولید، از ایده‌های مدیریت پروژه منفعت بسیاری برد. معتقدم چند چیز در زندگی وجود دارد که نمی‌توان آن را پروژه‌ای کرد. حتی خود زندگی هم یک آغاز، میان و پایانی دارد و چیزی منحصربه‌فرد را می‌سازد. محیط ساخت و تولید، شروع‌ها، میان‌ها و پایان‌های بسیاری را در بردارد. به‌علاوه یک محصول منفرد از چندین پروژه و ملاحظات تشکیل‌شده است، شامل:
- طراحی محصول جدید با طراحی صنعتی
- تهیه‌ی محصول
- مدیریت تغییرات
- پیشرفت فرایند
- کاهش زمان ورود به بازار
برخی از بهترین روش‌های پایه‌ای مدیریت پروژه برای بسیاری از این ملاحظات مفید هستند. البته اگر کل فرایند خود را در نظر دارید، ممکن است انجام این امور ترسناک به نظر برسند، به‌جای کل آن می‌توانید باکار انجام‌شدنی‌تر و قطعات کوچک‌تری آغاز کنید.
در اینجا ۵ راهنما برای شروع همکاری و تعاون در فرایندهای مدیریت پروژه‌ی یک تیم ارائه می‌شود:
- مقتضیات استقرار
یکی از اولین فعالیت‌ها در هر پروژه‌ای تعریف این است که پروژه چیست و چه چیزی لازم است انجام شود. این امر از طریق گردآوری مقتضیات آن، ازجمله جزئیات اقلام قابل تحویل، تایم لاین، انتظارات کیفیت و … صورت می‌گیرد.
صرف‌نظر از روش‌شناسی، تعیین اهداف و پایه‌گذاری مقتضیات اولین قدم برای پیشروی یک پروژه است؛ این‌گونه تیم شما تشویق می‌شود که برای تفکر در مورد کاری که پیشرو است گرد هم بیاید، مایل استون‌ها و اقلام قابل تحویل را تعریف کند و در مورد زمان‌های تحویل بیندیشد. تا جایی که می‌توانید در این روش، کامل و با جزئیات عمل کنید، در این صورت بعداً می‌توانید پروژه را مدیریت کنید.
هر پروژه‌ای چه در محیط ساخت و تولید و چه در سایر محیط‌ها، دارای مقتضیات و اهدافی است. ایجاد فرهنگ هدف-محور امر بسیار مهم، و اولین قدم برای ایجاد همکاری مدیریت پروژه با تیم است.
- یک روش‌شناسی (متدولوژی) انتخاب کنید
حال که اهدافی دارید که به‌خوبی تعریف شده‌اند، نیاز به یک برنامه‌ی بازی برای دستیابی به آن دارید. مشکل این است که وقتی یک هدف یا مقصد را تعیین می‌کنید، راه‌های بسیاری برای دستیابی به آن است. در اینجا روش‌شناسی بسیار مفید واقع می‌شود.
روش‌شناسی مدیریت پروژه به معنای رویکردی است که تعریف مناسبی از چگونگی انجام امور توسط شما و تیمتان دارد. می‌توانید متدولوژی خود را بسازید، چارچوب‌های موجود را – از Agile و Waterfall تا مسیر بحرانی و Lean اتخاذ کنید. به‌علاوه می‌توانید متدولوژی‌های پیشنهادشده توسط موسسه‌ی مدیریت پروژه را در راهنمای PMBOK بررسی کنید.
امروزه با تأکیدی که بر Agile هست، بیشتر افراد به دلیل اینکه فکر می‌کنند متدولوژی چیز محدودکننده‌ای است، خود را از آن محروم می‌کنند. برخی فرض می‌کنند که رها کردن تیم از متدولوژی، موجب انعطاف‌پذیری و چابکی بیشتری در دستیابی به اهداف می‌شود. روش‌شناسی برای سازمان شما چارچوبی فراهم می‌کند که به (روش) کاری که برای همه آشنا است دست‌یابید. یک متد یا فرایند در مدیریت کار، کمک می‌کند که فرهنگی از افرادی که بدون واهمه، از عهده پروژه‌ها برمی‌آیند، کارها را به انجام می‌رسانند و یک‌زبان مشترکی برای صحبت در مورد دستیابی به هدفشان اتخاذ می‌کنند بسازیم.
روش‌شناسی‌ها و رویکردهای بسیاری برای به‌کارگیری در مدیریت پروژه‌ها موجود است و تیم‌های ساخت و تولید از تمام این روش‌ها استفاده می‌کنند. هیچ حق انتخابی در اینجا وجود ندارد، رویکردی را بسازید که برای تیم شما بیشتر قابل‌فهم است و با روش و رویکرد سازمان شما نسبت به کار هماهنگی دارد. به‌طور مثال سازمان‌هایی که در ساخت و تولید Lean مهارت زیادی دارند، معمولاً برای مدیریت پروژه، رویکرد Lean را اتخاذ می‌کنند. مابقی تیم‌های ساخت و تولید، از قبل با Waterfall آشنا هستند؛ سازمان‌هایی که بر سیستمهای خودکارسازی (اتوماسیون) و فنآوری اطلاعات (IT) تکیه‌دارند، ممکن است Agile را انتخاب کنند. Six Sigma رویکرد محبوب دیگری در کارهای مدیریتی است که تمرکز آن بر پیشرفت فرایند است.
یک روش‌شناسی را انتخاب و پیاده‌سازی کنید و اجازه ندهید که کارتان را محدود کند. بلکه آن را دستور عملی بدانید که می‌تواند نیازها و اهداف متغیر سازمان را برآورده کند.
- از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید
وقتی یک رویکرد یا روش‌شناسی را انتخاب کردید و درک خوبی از مقتضیات و اهداف یافتید، قدم بعدی انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت همه امور است.
ابزار مناسب در طی تمام فرایندهای پروژه به شما کمک می‌کند؛ می‌تواند به شما و تیمتان در گردآوری مقتضیات، ساخت یک برنامه زمانی، ایجاد یک بودجه، پیگیری پیشروی و پیشرفت، مدیریت ذینفعان و منابع و تکمیل به‌موقع کار در محدوده‌ی حوزه و بودجه‌ی تعیین‌شده یاری‌رسان باشد.
وقتی از ابزار مناسبی استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که یادگیری آن برای تیم شما آسان است. به دلیل اینکه ساخت و تولیدمثل یک محیط پویا است، از ابزار انعطاف‌پذیر استفاده کنید تا با تغییر شرایط شما، قابل‌تغییر باشد.
- پیشرفت را پیگیری کنید
یکی از مهم‌ترین منافع مدیریت پروژه، اعمال نظارت و کنترل بر کار پروژه است. این فرایند، از طریق بررسی پیشرفت و اطمینان از پیشروی پروژه در مسیرِ تحویلِ به‌موقع و محدوده‌ی حوزه و بودجه‌ی تعیین‌شده انجام می‌شود.
وقتی‌که تیم‌ها به‌دقت پیشروی کار خود را پیگیری نمی‌کنند، امکان وقوع نتایج فاجعهباری است. پیش‌دستی در برنامه‌ریزی کار ازلحاظ زمانی، نقشه راهی را برای نشان دادن اینکه واقعاً چه موقع کار را اجرا می‌کنید، برای شما فراهم می‌کند. اگر چگونگی عملکرد خود را پیگیری نکنید، در صورت خارج شدن از مسیر متوجه نمی‌شوید؛ درنتیجه اگر تنظیماتی لازم باشد نمی‌فهمید. برنامه‌های پروژه‌ی قوی و زمان‌بندی‌های قابل‌اعتماد قبل از اینکه خیلی دیر شود، به شما هشدار می‌دهد که بودجه خود را از دست می‌دهید یا زمان تحویل را رد می‌کنید. در ساخت و تولید که هزینه‌ها و زمان ورود به بازار زمان موفقیت محصول را در بازار تعیین می‌کند، برنامه‌ریزی ضعیف می‌تواند پروژه را به شکست منتهی کند.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه با ویژگی‌های پیگیری زمانی راه قدرتمندی برای پیگیری پیشرفت پروژه خواهد بود. این ابزار به شما کمک می‌کنند که تشخیص دهید ازلحاظ رسیدن به اهداف و مایل استون‌ها، چقدر خوب عمل می‌کنید.
وقتی‌که پیشرفت خود را پیگیری می‌کنید، به‌سرعت تمام فرصت‌های خود را برای تنظیم درست رویکرد خود در مدیریت پروژه می‌بینید. پروژه‌های ساخت و تولید هم‌زمان با پیشروی بهتر می‌شوند و در حین آن، شما سلیقه و مذاق شخصی خود را در هماهنگی بافرهنگ سازمانی و روش کارتان در مدیریت پروژه پیدا می‌کنید.
- فرایند مدیریت ریسک را اجرا کنید
در ساخت و تولید، اجرای فرایند مدیریت ریسک قطعاً ضرورت دارد. پروژه‌هایی را که سازمان و تیم شما مدیریت می‌کنند، تأثیر مستقیمی بر اهداف تجاری اصلی شما و نتایج کلیدی مانند زمان ورود به بازار دارد.
خطرات یا ریسک‌ها مسائلی هستند که قبل از وقوع، آن‌ها را تشخیص می‌دهید. برنامه‌ای که مدیریت ریسک ارائه می‌دهد، نشان می‌دهد که اگر بدترین شرایط اتفاق بیفتد، چه رخ می‌دهد و سپس مشکلات را (درصورتی‌که واقعاً رخ بدهند) مدیریت می‌کند.
تیم‌های ساخت و تولیدی که مدیریت ریسک را به کار نمی‌گیرند – یا به‌طور ضعیفی به کار می‌گیرند- ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند، از تأخیرها و مشکلات کیفی گرفته تا توقف تولید. حتی شرکت‌های شناخته‌شده‌ای مثل بوئینگ در برخی از پروژه‌های بزرگ مدیریت ریسک مناسبی نداشته‌اند.
به‌کارگیری مدیریت ریسک به شما کمک می‌کند که با تیم خودنشستی داشته باشید و هر چه را که درست پیش نرفته، تشخیص دهید و بررسی کنید. قدم بعدی اولویت‌بندی ریسک‌ها ازلحاظ میزان اثر و اهمیت آن‌ها و مهم‌تر از آن تعیین مالک و مسئول رسیدگی به هر ریسک است. برنامه‌ریزی مشکلات، روش فوق‌العاده‌ای است که شما و تیم را به صحبت در مورد مدیریت پروژه وا‌می‌دارد، خصوصاً وقتی در صورت وقوع یک ریسک، تصمیم به اقداماتی می‌گیرید. همانند سایر فرایندهای مدیریت پروژه، یک ابزار مدیریتی پروژه تعاملی می‌تواند به شما کمک کند و تیم را در حین برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک‌ها در یک راستا قرار بدهد.
پروژه‌ها و عملیات می‌توانند هم‌زیستی زیبایی با یکدیگر داشته باشند! وقتی عملیات و ساخت و تولید بر تولید انبوه متمرکز می‌شود، هنر آغاز تولید یک محصول، پیشروی فرایندها، راه‌اندازی بهتر ارتباطات میان تولیدکنندگان منفرد و حتی پایان تولید محصول، هرکدام پروژه‌ای هستند. با اجرای مدیریت پروژه در سازمان، فرایندها و محیط کار و محصول شما، همگی به‌خوبی پیش می‌روند.
