آموزشدفتر مدیریت پروژهگزارش، نقد و تحلیل

واقعیت، نه فریب!

«اگر نمی‌توانید حقیقت را بگویید، پس اصلاً چرا صحبت کنید؟» جین وایلدر

مدیر پروژۀ یک پروژۀ بزرگ هستید. بعدازظهر جمعه است. وضعیت پروژۀ شما چنین است: تیمتان دو روز از زمان‌بندی عقب افتاده است.

ازآن‌جهت که پروژۀ شما بسیار حیاتی است و موعد تحویل مهم‌ترین محدودیت آن است، اعضای تیم که بر فعالیت‌های مسیر بحرانی کار می‌کنند توافق کرده‌اند که امشب تا دیروقت بیدار بمانند و شنبه و یک‌شنبه هم کار کنند که به برنامه برسند.

حامی مالی شما یک پیام متنی برای شما فرستاده و وضعیت پروژه را جویا می‌شود. حامی اصلاً نمی‌داند که تیم دو روز از زمان‌بندی عقب افتاده است. دو هفته به‌دلیل تعطیلات در اداره نبوده و تازه برگشته است. وقتی داشت می‌رفت همه‌چیز خوب بود؛ همین به او این اطمینان را داد که به تعطیلات برود!

 گزینه‌های پیش روِ شما عبارت‌اند از:

  1. به او بگویید همه‌چیز خوب است زیرا مطمئن هستید که همه‌چیز درست خواهد شد، پس چرا او را ناراحت کنید؟ به این فکر می‌کنید که متن او فقط یک بررسی وضعیت است؛ می‌خواهد به شما اطلاع بدهد که از تعطیلات برمی‌گردد و پروژه را فراموش کرده بود. و تا وقتی که او برمی‌گردد همه‌چیز درست می‌شود.
  2. می‌گویید جلسه‌ای در روز دوشنبه خواهید داشت و در روز دوشنبه پروژه را بررسی می‌کنید و به او می‌گویید که چه اتفاقی درحال وقوع بوده است. تا آن‌موقع تیم کار موردنیاز را انجام خواهند داد و به زمان‌بندی می‌رسد. یا نمی‌رسد اما می‌توانید به او بگویید که چقدر به‌سختی در آخر هفته کار کردند. البته در دل خود دعا می‌کنید که به زمان‌بندی برسند.
  3. پیامش را تا آخر هفته نادیده می‌گیرید و وقتی به برنامه رسیدید برای او یک گزارش به‌روز می‌فرستید. در اینجا فرض بر آن است که در فرهنگ ارتباطات شما، پیام متنی روش رسمی ارتباطات نیست. درواقع مواقعی بوده که به حامی مالی‌تان پیام متنی فرستاده‌اید و او طی ۲۴ ساعت پاسخ نداده است. حس می‌کنید بهتر است پاسخ ندهید تا ببینید که امروز و فردا چقدر کار پیش می‌رود. امید دارید که تیم بتواند کار عقب‌افتاده را به برنامه برساند و بتوانید پیام ارسال کنید که همه‌چیز خوب است.
  4. واقعیت را دربارۀ وضعیت پروژه و برنامه می‌گویید: اکنون دو روز تعطیل هستیم، و آخر هفته را کار می‌کنیم که به برنامه برسیم. البته این به یک نامۀ طولانی‌تر نیاز دارد. اگر او ترجیح می‌دهد که پیام متنی داشته باشد راهی برای خلاصه‌گویی اما اطمینان‌بخشی به او بیابید. درغیراین‌صورت به او زنگ بزنید یا یک ایمیل کوتاه بفرستید.

چه می‌کنید کدام‌یک از گزینه‌های بالا را انتخاب می‌کردید؟

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا