نگاشت مسیر بحرانی

نگاشت مسیر بحرانی با نمودارهای شبکۀ فعالیت

نمودار شبکۀ فعالیت [۱] روشی است که خطوط زمانیِ تمام وظیفه‌های فرعی [۲] مختلف پروژه را نمایش می‌دهد. با این کار طول‌مدت کل وظیفه و اولین و آخرین شروع و پایان هر وظیفه محاسبه و نشان داده می‌شود. علاوه‌بر نمایش اینکه کدام وظیفۀ فرعی برای تکمیل به‌موقع وظیفه، بحرانی (ضروری) [۳] است، با نمودار شبکۀ فعالیت می‌توان تعیین کرد که کجا با کار و تلاش اضافی برای یک وظیفۀ فرعی می‌توان سرعت کلی تحویل را افزایش داد.

نمودار شبکۀ فعالیت تاریخچۀ نسبتاً درازی دارد که به ده‌های ۱۹۳۰ برمی‌گردد. در دهۀ ۱۹۵۰ این تکنیک با عنوان تکنیک تحقیق و ارزیابی برنامه (Program Evaluation Research Technique: PERT) و روش مسیر بحرانی (Critical Path Method: CPM) نمایان شد. چندین راه برای نمایش خروجی فرایند PERT/CPM وجود دارد.

این روش که روش فعالیت بر پیکان [۴] ، یا نمودار پیکانی [۵] نامید می‌شد در این مقاله برررسی می‌شود. نمودار پیکانی گره‌های (نودهای) ‌شماره‌گذاری‌شده را به‌عنوان نقاط آنی شروع و آغاز فعالیت‌ها درنظر می‌گیرد. فرض می‌شود که فعالیت‌ها بر پیکانی که دو گره را به‌هم متصل می‌کند انجام می‌شود.

این نمودار چه فایده‌ای برای ما دارد؟

نمودار شبکۀ فعالیت می‌تواند به شما نشان بدهد که چه فعالیت‌ها یا چه مجموعۀ فعالیت‌هایی برای زمان‌بندی یک مجموعۀ پیچیده‌تر از فعالیت‌های تعاملی بحرانی (ضروری) است. به‌این‌ترتیب می‌توانید تصمیم بگیرید که برای به‌موقع بودن پروژه‌، چه‌موقع و کجا باید انرژی اضافی صرف کنید. ساخت نمودار شبکۀ فعالیت زمان‌بر است، پس بهتر است قبل از تصمیم‌گیری این سؤال‌ها را پاسخ بدهید:

• آیا یک وظیفۀ پیچیده با چند مسیر بحرانی- که نیاز به هماهنگی دارند- موجود است؟ کشیدن نمودار برای یک وظیفۀ ساده واقعاً اتلاف‌وقت است.
• آیا طول‌مدت‌ها وظایف فرعی را می‌توان با اطمینان نسبی شناخت؟ اگر زمان‌بندی واقعی رویدادها به‌طور محسوسی از زمان‌های نموداری تفاوت دارد، ارزش چندانی نخواهد داشت و افراد نمودار را روشی بی‌فایده می‌دانند و آن را کنار می‌گذارند.
• آیا وظیفه و زمان‌بندی تکمیل وظیفه برای سازمان بحرانی (ضروری) است؟ تلاشی که برای ایجاد یک نمودار انجام می‌شود باید برای وظایفی باشد که خطای زمان‌بندی آن‌ها، حاشیۀ کمی دارد و یا اگر تکمیل وظیفۀ کلی تأخیر بیفتد عواقب جدی خواهد داشت، یا اگر تکمیل سرعت بگیرد پاداش‌ قابل‌توجهی دارد.

نگاشت مسیر بحرانی خصوصاً در مرزبندی پروژه و در فازهای بهبود و سنجشِ روش ۶ سیگمای ناب (Lean Six Sigma) پرفایده است.

چگونه آن را بسازیم؟

1. تیم مناسبی را جمع کنید. تیم یا باید خودش از زمان‌بندی تمام وظایف فرعی کار اطلاع داشته باشید یا به اطلاعات دسترسی داشته باشد. تیم تا جای ممکن باید شامل مدیران و دیگر کارکنانی باشد که به موقعیت نزدیک هستند.
2. تمام وظایف فرعی لازم را برای تکمیل وظایف کلی شناسایی کنید. می‌توانید از تکنیک‌های طوفان فکری استفاده کنید با لیستی از وظایف پروژۀ قبلی استفاده کنید. وظایف را طوری ثبت کنید که بتوانید دوباره منظمشان کنید. یک راه خوب برای این کار نوشتن یک کار بر بالای نیمۀ کارت ۳×۵ یا یادداشت Post-IT است. (بعداً از نیمۀ انتهایی کارت برای زمان‌بندی داده‌ها استفاده می‎شود.)
3. کارت‌های فعالیت را به ترتیبی قرار بدهید که برای تکمیل کل وظیفه باید انجام شوند. برای این کار، مسیرهایی یا رشته‌هایی از وظایف بسازید که یکی پس از دیگری تکرار می‌شوند. این رشته‌ها غالباً نشانگر توالی فعالیت‌هایی هستند که به‌طور موازی باهم رخ می‌دهند. بعد از اینکه این فعالیت‌ها در رشته یا مسیر فعالیت‌ها قرار گرفت، با متصل کردن مسیرها یک توالی کلی ایجاد کنید. این اتصالات به شما نشان می‌دهد که کجا کارها یا وظایف، قبل از شروع وظیفۀ بعدی، به ورودی از توالی‌های موازی نیاز دارد. تا جایی که می‌توانید برای وظایف ندیده‌شده کارت‌های جدید اضافه کنید یا تکرارها را حذف کنید.
4. برای هر وظیفه یا کار طول‌مدت تعیین کنید. آن را در نیمۀ انتهایی کارت بنویسید. به دلیل اینکه این زمان را جمع خواهید کرد، اعداد باید سازگار باشند. مثلاً برخی کارت‌ها روزهای تکمیل، برخی ساعات و برخی دقایق را نشان ندهند. کوچک‌ترین مخرج مشترک را انتخاب کنید.
5. با جمع زمان‌های هر وظیفۀ فرعی برای یافتن مسیر طولانی‌ترین طول‌مدت تجمعی [۶] ، کوتاه‌ترین زمان ممکن تکمیل کل وظیفه را محاسبه کنید. این مسیر بحرانی است. دانستن مسیر بحرانی بسیار مهم است زیرا به شما نشان می‌دهد که آیا اهداف زمانی پروژه دستی‌یافتنی هستند یا خیر. مسیر بحرانی کارها و وظایفی را مشخص می‌کند که هیچ شناوری [۷] در آن نیست. اگر بخواهیم پروژه به‌موقع باشد هرکدام باید به‌موقع انجام شود. به‌علاوه مسیر بحرانی هدف‌هایی را برای بهبود و افزایش سرعت شناسایی می‌کند. (اگر بتوان به وظایف مسیر بحرانی سرعت بخشید، زمان تکمیل کل پروژه را می‌توان کوتاه کرد. بااین‌حال به‌یاد داشته باشید که اگر یک وظیفه بر مسیر بحرانی سرعت بگیرد، مسیر دیگری مسیر بحرانی می‌شود.)
6. اولین زمان‌های آغاز و پایان یا آخرین زمان‌های آغاز و پایان را برای هر کار یا وظیفۀ فرعی در پروژه محاسبه کنید. با ابتدای نمودار شروع کنید. اولین زمان شروع برای هر کار، طول‌مدت تجمعی تمام امور قبلی آن مسیر است. اولین زمان پایان، اولین زمان آغاز به‌علاوۀ طول‌مدت آن وظیفه است. این فرایند را برای هر کار بر هر مسیر تکرار کنید تا به نقطۀ پایان برسید. سپس اولین زمان‌های آغاز و پایان را محاسبه کنید. با اولین زمان پایان در انتهای هر نمودار شروع کنید.

برای محاسبۀ زمان شناوری هر کار یا وظیفه، اولین زمان شروع را از آخرین زمان شروع کم کنید. طبق تعریف تمام کارهای روی مسیر بحرانی زمان شناوری صفر دارند. به‌یاد داشته باشید که زمان شناوری به زمان تکمیل کار یا وظیفۀ قبلی بستگی دارد. (اگر بخشی از زمان شناوری به‌غیر از مسیر بحارنی در یک وظیفۀ اولیه به‌کار برده شده، به همان میزان از زمان‌های شناوری برای وظایف باقیمانده بر آن مسیر کم می‌شود).

توجه: نود dummy یا نود ساختگی یک نماد اضافی گره است که درصورتی که گره‌ای باشد که یک یا چند کار یا وظیفه داشته باشد که از یک نود دیگر آن را تغذیه می‌کند برای شفافیت‌بخشیدن به نمودار شبکۀ فعالیت به کار برده می‌شود. ازآن‌جهت که نمودار نمی‌تواند دو فعالیت را که از یک گره می‌آیند و به گرۀ دیگر می‌روند نشان بدهد، گرۀ ساختگی یا dummy ایجاد می‌شود و طول‌مدت کاری که بر پیکان متصل‌کنندۀ آن‌ها نشان داده می‌شود صفر است.

7. نمودار شبکۀ فعالیت را بعد از تکمیل با افرادی که کار توصیف‌شدۀ در این نمودار را انجام می‌دهند بررسی کنید. تمام بازخوردها (فیدبک‌ها) را درنظر بگیرید. نمودار را به میزان لازم برای انطباق با موقعیت واقعی بسط و تغییر بدهید.

حال به چه دست می‌یابیم؟

نمودار شبکۀ فعالیت مانند ابزار و یک نقشۀ زمانی برای پروژه‌هایی است که زمان در آن‌ها ضرورت دارد. با جلو رفتن از مسیرهای پروژه، نقشه به شما کمک می‌کند در مسیر بمانید. اگر در مسیر متزلزل شوید یا از آن منحرف شوید، نقشه را می‌توان برای برگشتن به مسیر بحرانی به‌کار گرفت. با توصیفی که نمودار شبکۀ فعالیت فراهم می‌کند می‌توان به‌طور دستی نقشۀ یک فرایند را محاسبه کرد یا کشید.

ابزار خودکار مثل SigmaFlow نیز به شما کمک می‌کنند. محصولات SigmaFlow اطلاعات زمان‌بندی باارزش دیگری نیز تولید می‌کنند. برنامه‌های زمان‌بندی رایانه‌ای مثل SigmaFlow برای فرایندهای پیچیده‌ مناسب است و وقتی داده‌ها را تغییر می‌دهید زمان‌ها را دوباره محاسبه کند.

با نقشۀ مسیر بحرانی می‌توان فرصت‌های نادیده‌ای را اکتشاف کرد که سرعت را بالا می‌برند. نگاشت مسیر بحرانی، وقتی به این شیوه به‌کار برده شود، ابزار دیگری است که کارکرد روش شش سیگای ناب (Lean Six Sigma) را هموارتر می‌سازد. بااین‌حال خوب است به‌یاد داشته باشید که این نمودارها، چه به‌طوردستی درست شده باشند و چه با رایانه، شما را هدایت نمی‌کند؛ بلکه اگر امور به‌خوبی پیش نرفت، فقط به شما هشدار می‌دهند.

[۱] activity network diagram

[۲] Sub task

[۳] critical

[۴] activity-on-arrow

[۵] arrow diagram

[۶] cumulative duration.

[۷] slack