محتوا کلید خروجی‌های مدیریت پروژه IT است (بخش آخر)
جای دیگری که پروژه‌های IT از انطباق با محتوا سود می‌برند، اداره کردن پروژه است. همکاران به شما خواهند گفت… اداره پروژه موضوع تخصصی من است. اگر در یک مسابقه چند سؤالی با موضوع اداره پروژه بودید و گزینه تماس با یک دوست هم وجود داشت، من در خدمتم.
بااین‌حال من دیدم که تبعیت بیش‌ازحد از موضوع اداره کردن پروژه، بسیاری از پروژه‌های IT را خراب کرده است.
مطمئن نقش اصلی تیم اداره پروژه، تسهیل پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز یک پروژه IT و تغییرات آن است. مشکل زمانی اتفاق می‌افتد که آن چیزی که تحت عنوان اداره و نگهداری پروژه در ابتدا موردتوافق قرارگرفته بود، به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیری لازم را برای تغییر نداشته باشد تا مناسب وضعیت فعلی پروژه شود.
چارچوب تصمیم‌گیری ساخته‌شده در ابتدای یک پروژه IT ممکن است برای هدف مناسب نباشد، زمانی که برای نمونه یک رقیب محصولی را راه‌اندازی می‌کند که بازار را مختل کرده و پروژه شمارا از کار می‌اندازد.
گاهی اوقات بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که یک گام به عقب بردارید.
به خاطر دارم که یک مدیر پروژه IT به من می‌گفت که توافقات صورت گرفته و امضاشده قبل از شروع پروژه، که ۸ ماه قبل هم بوده است، الآن مانع خلاقیت و ابتکار شده است. این شرکت یک شرکت رقیب را خریداری کرد و تیم IT الآن مدیریت حجم بیشتری از پرسش‌های میز خدمات را اداره می‌کرد.
روی کاغذ، شاخص‌های پیشنهادشده توسط SLA (Service Level Agreement) مشخص کرده بود که پروژه حال خوبی دارد اما موقعیت تغییر کرده است. زمانی که شما Service Level Agreement را تجزیه می‌کنید، تنها با توافقی درباره سطح خدماتی که ارائه می‌شود، روبرو هستید و می‌توانید ببینید که چرا این توافق باید در برابر تغییرات منعطف باشد.
در این مورد حجم مشکلات IT افزایش داشته اما تعداد مشکلات ثبت‌شده (از طریق تلفن) افزایش نداشته زیرا زمانی که کارکنان به خط تلفن کمکی زنگ می‌زدند معمولاً اِشغال بوده است. SLA ها حول زمانی که حل یک مشکل طول می‌کشد و رضایت کاربر نهایی طراحی‌شده بودند.
SLA ها همه تماس‌ها را به‌حساب نمی‌آوردند، البته گاهی اوقات این کارِ خوبی بود چراکه هیچ معیاری برای تشخیص تماس‌های مکررِ بی‌دلیل وجود نداشت. تیم IT سیستم آنلاینی برای گزارش مشکلات مشتری که به SLA ها اشاره داشت، پیشنهاد کرد و این حقیقت داشت، حداقل روی کاغذ که مشکلات در مقیاس زمانی توافق شده، حل‌شده بودند.
SLA ها و KPI ها (Key Performance Indicator) عالی هستند، اما اگر بخواهیم با آن‌ها مثل قراردادهای به‌هم‌پیوسته و غیر منعطف برخورد کنیم، ضررشان از منفعت بیشتر می‌شود.
SLA باید در طول زمان تغییر کند
مشتریان و ارائه‌دهندگان خدمات به‌طور مشابه نیاز به بررسی، اصلاح و به‌روزرسانی SLA دارند تا بتوانند محیط‌های جدید، خدمات جدید یا تغییرات در سرویس‌های موجود، مالکیت شرکت یا تعهدات قانونی را منعکس کنند.
گاهی اوقات، درواقع اغلب اوقات زمانی که بادید وسیع‌تری روی نتایج دلخواه تمرکز می‌کنید و درحالی‌که تمام اطلاعات محتواییِ در دسترس را در نظر می‌گیرید، از بهترین نتیجه ممکن هم لذت خواهید برد.
یکی از دوستانم تمام سال‌هایی که در خانه‌اش زندگی کرده را صرف پرورش بستر گُل در پشت باغ خودکرده است و در آنجا گیاهانی را پرورش می‌دهد که از باغ مرکزی خریداری کرده و آن‌ها را با تغذیه و کود آماده می‌کند.
دوستم امسال به خاطر مشغله‌های کاری وقت کافی نداشت و این گل‌های کاشته شده به دست طبیعت سپرده شد. نتیجه این شد که گل‌های زیبا و گل‌های وحشی که از علف‌های اطراف به این‌طرف کشیده شده بودند، همه‌جا رشد کردند.
خشخاش و خارهای علفزار، قاصدک‌ها و گل‌های آفتابگردان، گل‌های آلاله و campanula در فصول مختلف نمای رنگی زیبایی را به وجود آورده‌اند و باغ تبدیل به مکان جذب زنبورها ،پروانه‌ها و پرندگان گشته است.
با توجه به اینکه نتیجه مطلوب ایجاد فضای آرامش‌بخش و رنگی بود تا دوستم و همسرش لذت ببرند، سپردنِ این باغ به دست طبیعت ثابت کرد که بدون زحمت هم می‌شد به این نتیجه رسید.
و نکته هم همین است، نه؟
گاهی اوقات نتیجه بهتر خودش نشانگر همه‌چیز است. زمانی که چشمتان را روی محتوا و محیط بازکنید و مشتاق به مصالحه و سازش باشید، از تمام منافع بهره‌مند می‌شوید.
