5 کاری که PMOها باید همین‌اکنون انجام بدهند
ارزش دفاتر مدیریت پروژه (PMO) با توانایی‌شان در تحویل ارزش به سازمان‌ها یا مشتریانشان تعیین می‌شود. با بلوغ سازمان‌های PMO اثبات ارزش تجاری‌شان به سازمان‌هایشان دشوارتر می‌شود. خوب است PMOها بر 5 کاری که در ادامه گفته می‌شود تمرکز کنند تا بتوانند خودشان را به سطح بالاتری از بلوغ و ارزش تجاری برسانند.
1) حتماً اهداف سنجش‌پذیر و شفافی را مشخص کنید
شاهد بوده‌ایم که بسیاری از پیشنهادهای پروژه‌ای که به سازمان PMO داده می‌شود و بودجه و تأیید مدیریتی می‌گیرند، هیچ هدف تجاری شفاف و سنجش‌پذیری ندارند. اگر PMO به این طرزتفکر اصرار داشته باشد که چنین اهداف سنجش‌پذیری بخش الزامی هر پیشنهاد تجاری است، قادر به ارزش‌افزایی به سازمان خواهند بود؛ علاوه‌بر آن، درصورت شفاف نبودن نتایج، از دردسرهای احتمالی بعدی جلوگیری می‌کند.
2) با زبان کسب‌وکار صحبت کنید
مطمئن شوید که توجیه پروژه با راهبرد تجاری هم‌راستاست. غالباً راهبرد کسب‌وکار (مثل ارائۀ بهترین خدمات مشتری) مبهم است و اهداف پروژه‌ها تاکتیکی‌تر هستند (مثل ارتقای CRM). هم‌راستایی این دو ضرورت دارد تا تیم پروژه بتواند بداند که هدف راهبردی زیربنایی چیست. پروژه‌های بسیاری را دیده‌ایم که به‌موقع و در محدودۀ بودجه تکمیل شده‌اند اما ارزش تجاری موردنظر را تحویل نداده‌اند.
3) نتایج مطمئن و هم‌راستا تحویل بدهید، نه فرایند
این را بارها دیده‌ایم و شنیده‌ایم که می‌گویند «ما یک فرایند مشخص داریم که تمام پروژه‌ها باید از آن تبعیت کنند!» این حس امنیت کاذب موجب تغییر شکل هدایت پروژه می‌شود و ضامن موثقی برای موفقیت و اطمینان از حصول نتایج پروژه نیست.
مدیران PMO باید این طرزتفکر را که فقط وظایف انجام شوند کنار بگذارند و بر تحویل نتایج مطمئن تمرکز کنند. سربار پروژه باید به‌طور مناسبی با ابعاد پروژه و اشتیاق کسب‌وکار به آن سنجیده و تعیین شود.
4) محدودیت‌های ظرفیت منابع را شناسایی کنید
بسیاری از PMOهایی که دربارۀ آن‌ها صحبت کرده‌ایم درگیر درخواست‌های بسیار، چند منبع ناچیز و ترکیب غلطی از مهارت‌ها هستند.
صرف‌نظر از آن، رهبر PMO وقتی می‌تواند از به‌نتیجه‌رسیدن پروژه اطمینان حاصل کند که قبل از اینکه پروژه شروع شود منابع شناسایی شوند و درجای خود قرار بگیرند. ناتوانی در انجام این اصل اولیۀ مدیریت پروژه باعث می‌شود که حتی قبل از شروع پروژه بتوان فهمید که تقریباً امکان تکمیل به‌موقع آن نخواهد بود.
اگر PMO شما از آن دفترهای مدیریت پروژه‌ای است که فکر می‌کند کارش فقط تیک زدن وظایف است و بعد از اعلام شروع پروژه، کنترلی بر امور ندارد، جداً پیشنهاد می‌کنیم که به‌سرعت ریسک‌های پروژه را مشخص کنید و ناکافی بودن منابع پروژه را مستند کنید. با درنظر گرفتن اینکه به احتمال زیاد، پروژه با چالش مواجه شود، در زمان‌بندی پروژه برای پیشامدهای غیرمترقبه، زمان کافی تخصیص بدهید.
5) موردتجاری را معیار اصلی قرار بدهید
متأسفانه PMOهای بسیاری هستند که از منشور پروژه به‌عنوان اولین مستند گزارش شروع یک پروژه استفاده می‌کنند. منشور پروژه قطعاً مستندی ضروری است، اما توجه کنید که کارکرد متفاوتی از مورد تجاری دارد. تمرکز مورد تجاری بر «چه» است اما تمرکز منشور بر «چگونه» است.
برای اجرای کار لازم‌الاجرا، لازم است که مدیریت و ذی‌نفعان دربارۀ اینکه انجام دادن آن چه ارزشی دارد و چگونه می‌توان ارزش آن را سنجید به توافق برسند. هرکسی که مسئول دستیابی به موفقیت پروژه است باید با اصطلاحات مورد تجاری موافقت کند. اگر نمی‌توانند، هیچ پروژه‌ای در کار نیست. اگر هرکسی دقیقاً نمی‌داند پروژه چگونه به اهداف تجاری خود می‌رسد، هیچ پروژه‌ای نخواهد بود. فقط زمانی که توافق وجود دارد و بودجه تأیید می‌شود، پیشروی پروژه با موفقیت همراه خواهد بود.
