شما اینجایید
خانه > آموزش > استفاده از مدیریت پروژه در صنعت ارتباطات

استفاده از مدیریت پروژه در صنعت ارتباطات

مدیریت پروژه

به همان نسبت که شرکت‌ها به شکل فزاینده‌ای انتظار دارند که تمام پروژه‌ها از هر نوعی، تند تند و سریع‌تر تحویل داده شوند، مدیریت پروژه چابک به‌طور روزافزونی به‌عنوان یک فرآیند مهم (و مهارت در سطح) در مجموعه‌ای از صنایع پدیدار شده است. من این درس را بعد از گذراندن پنج سال به‌عنوان دستیار اجرایی در محیط یک شرکت مراقبت از حیوانات خانگی یاد گرفتم. رئیس من پروژه‌ها را برای سازمان‌دهی و یک تیم را برای مدیریتِ تحویل محصولات به من می‌داد. این موضوع به من دیدی اولیه از مدیریت پروژه داد و من سریعاً فهمیدم آن مهارت‌های اصلی چقدر در کارم مهم شده است. باعث شد تا بخواهم مدیریت پروژه را بیش‌تر کشف کنم تا بفهمم چه مزایای دیگری دارد و من را در حرفه‌ام به جلو سوق دهد. من تصمیم گرفتم که در یک برنامه آنلاین کارشناسی ارشد در مدیریت پروژه شرکت کنم، که به من اجازه کار و تحصیل هم‌زمان می‌داد. زیاد از شروع این دوره نگذشته بود که مدیرم متوجه شد نه‌تنها مهارت‌هایم ارتقاءیافته بلکه اعتمادبه‌نفس هم افزایش پیداکرده. این موضوع باعث شد تا او من را برای ترفیع- و تغییر چالش‌برانگیز شغلی- به دپارتمان کار شرکت توصیه کند. به‌عنوان مدیر جدید ارتباطات، چیزهای زیادی برای یادگیری وجود داشت. بااین‌حال متوجه شدم که بسیاری از مهارت‌های مناسب و قابل انتقالی که از تجربه قبلی‌ام در مدیریت پروژه داشتم به شغل جدیدم آورده‌ام به همراه تمام مواردی که در برنامه آنلاین یاد گرفته بودم. بنابراین مهارت‌های کلیدی که من با استفاده از یک ذهنیت مدیریت پروژه‌ای برای مسئولیت ارتباطی یاد گرفته بودم، چه بودند؟

ارتباطات کلید است

کار بر روی یک پروژه خلاقانه مختصر یا پروژه ارتباطی معمولاً یعنی شما باید وظایف و عملکردها و اصطلاحات داخلی و خارجی را گرد هم آورید. شاید شما گروهی از آژانس‌ها و افراد را مدیریت کنید که مهارت‌های تخصصی فراهم می‌کنند (مانند فیلم‌سازان یا پشتیبانی حوادث). همکاری برای حصول اطمینان از تحویل موفقیت‌آمیز ضروری است و ارتباط، موضوع دشوار این مسئله است. اولین کاری که من انجام دادم این بود که گامی به عقب برداشتم و یادداشتی شامل تمام افراد مختلف و تیم‌های درگیر برداشتم و شخصاً با آن‌ها ارتباط گرفتم تا پروژه را به شکل رودررو با آن‌ها در صورت امکان در میان گذارم.

برای تعیین انتظارات، ذینفعان را مشارکت دهید

برخی ممکن است در مورد ضرورت جلسه جداگانه با همه سؤال کنند. روی کاغذ ممکن است مؤثرترین راه استفاده از زمان نباشد، وقتی می‌توانید روی پروژه فعالیت کنید. بااین‌حال جلسات فردی به ساخت مناسبات ضروری کمک می‌کند و تضمین می‌کند که تمام ذینفعان انتظارات را درک کنند. من با آن‌ها چیزی که می‌خواهم و اینکه آن‌ها را چگونه درگیر پروژه می‌کنم، در میان گذاشتم و ما به درک مشترکی از دستاوردهای پروژه برای آن‌ها رسیدیم و مطمئن شدیم که همه از همان آغاز در جهت پروژه حرکت می‌کنند. یکی از جنبه‌ها که ممکن است نادیده گرفته شود، و اغلب به چالش تبدیل می‌شود، این است که رئوس دیگر دپارتمان‌ها هوشیار باشند و بدانند که منابعشان (حال چه افراد چه تجهیزات) کجا استفاده می‌شوند. این موضوع به‌خصوص در پروژه‌هایی که با استفاده از منابع داخلیِ شرکت تحویل می‌شود کاربرد دارد. لازم است تا همه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را به‌عنوان بخشی از پروژه درک کنند من‌جمله اینکه چگونه کل تیم و همه کسب‌وکار سود می‌برد. این درک پیشاپیش- و یادآوری کننده‌ها، اگر لازم بودند- برای زمانی که از افراد تیم درخواستی خارج از مسئولیتشان داریم، کمک‌کننده خواهند بود.

دیدی فراتر از تیم فعلی خود داشته باشید

فراتر از تیم فعلی، فکر کنید کدام‌یک از ذینفعان می‌توانند نتایج پروژه را جلو بیندازند و مطمئن شوید که برای بحث در مورد پروژه با آن‌ها زمان کافی می‌گذارید و انتظارات آن‌ها را درک می‌کنید. این گام‌ها به شما کمک می‌کند تا انتظارات و اهداف تمام کسانی را که در پروژه درگیر هستند، درک کنید- که ممکن است از هدف کلی پروژه متفاوت باشد. زمانی که پروژه آماده شروع به کار شد، تیم را دورهم جمع کنید تا مطمئن شوید همه روی اهداف مشترک پروژه هم‌راستا و شفاف هستند. سپس همان‌طور که پروژه جلو می‌رود جلسات ادامه‌داری داشته باشید تا همه روی اینکه کدام کارها کامل شده و کدام باید کامل شوند شفاف شده باشند. اطمینان حاصل کنید که این کار را برای ذینفعان اضافی که جلوتر به آن اشاره شد هم انجام دهید تا همیشه مراقب اتفاقات باشند.

بازخوردها را به شکل مستمر به اشتراک‌گذارید

نهایتاً بازخوردهای پروژه را با تیم به اشتراک‌گذارید تا تمام افراد درگیر تلاش‌های موفقیت‌آمیز سایر اعضا را ببیند و روش‌های پیشرفت پروژه را درک کنند. این روش را برای به اشترک گذاریِ بازخورد با رئوس تیم‌ها هم اجرا کنید تا مشارکت آن‌ها دیده شود به این امید که نظرات مثبت آن‌ها را به کار دوباره با شما ترغیب خواهد کرد. ساخت مناسبات مثبت به معنای موفقیت‌های بیشتر در آینده خواهد بود. درگذشته من حتی زمانی که می‌دانستم پروژه مشکلاتی دارد نمی‌دانستم که باید چه کنم، نمی‌دانستم که چگونه مشکلات را شرح دهم یا حل کنم. حالا می‌دانم که چطور کمک بخواهم و چگونه با دیگران برای تکمیلِ مؤثر وظایفشان ارتباط برقرار کنم. برخی از مهارت‌های کلیدی که من یاد گرفتم شامل اهمیت فعال بودن، حل مشکل و کار بلد بودن است. برخورداری از مهارت ارتباطی پایدار و شفاف هم ضروری است. با داشتنِ تمام این مهارت‌ها من اعتمادبه‌نفس در اختیار گرفتن پروژه‌ها را پیدا کردم و سرانجام در شغلم در صنعت ارتباطات پیشرفت کردم.

پاسخ دهید

بالا