افزودن روش مدیریت پروژه چابک به رویکرد PRINCE2: روش چابک را به‌اندازه استفاده کنید و راهبری را حفظ کنید (بخش اول)

در عصر دیجیتال تقاضا و انتظارات افراد در حال رشد است. مشتریان حوصله کمتری در مورد محصولات و سامانه‌های از رده خارج نشان می‌دهند و عدم صبر و حوصله مشتریان برای به‌روزرسانی‌ها و جایگزینی‌های نرم‌افزارها در حال افزایش است. ظهور ارتباطات سریع و جهانی شده، بازخورد کاربر را لحظه‌ای و تأثیرگذارتر می‌کند. کسب‌وکارها هم به بیشتر و بیشتر به نوع تحویلِ مبتنی بر همکاری و توسعه‌ای (که روش چابک تقویت‌کننده آن است) عادت می‌کنند.

تحقیقی که اخیراً توسط شرکت جهانیِ AXELOS Best Practice صورت گرفته نشان داده که تقریباً ۵۰ درصد از سازمان‌ها و ۵۶ درصد از مدیریت نمونه کارهای پروژه و عملیات اجرایی از روش چابک استفاده می‌کنند. متخصصان PRINCE2 می‌توانند با افزودن روش چابک به مجموعه ابزارهای موجود، خود را با شیوه‌های مدیریت پروژه همسان سازند.

با این کار آن‌ها یاد می‌گیرند که چگونه به بازارهای نوظهور واکنش نشان دهند و سریع‌تر جایی برای خود در بازار دست‌وپا کنند درحالی‌که پایه‌های خود را با رویکرد مناسب در سطوح راهبری و اطمینان به سرمایه‌گذاران و حامیان، محکم می‌کنند.

مجریان و کارفرمایان PRINCE2 چه چالش‌هایی با مفهوم تحویل پروژه چابک خواهند داشت؟ بزرگ‌ترین چالش این است که اصطلاحِ” چابک” بد فهمیده می‌شود. مردم ممکن است بلافاصله آن را با “سریع‌تر بودن” اشتباه بگیرند یا ممکن است شنیده باشند که این روش تنها برای پروژه‌های IT کاربرد دارد یا اینکه Agile فقط مربوط به Scrum است یا اینکه محدودیت‌های قانونی و تنظیم مقررات، استفاده از آن را غیرممکن کرده است.

البته آن‌ها درک نادرستی هم دارند که “پروژه‌های چابک برای تحویل سریع طراحی‌شده است” درحالی‌که Agile خیلی گسترده‌تر از آن است. این‌یک ذهنیت است که” تشخیص پروژه لزوماً به معنی تحویل تمامیِ موضوعاتی که در ابتدای پروژه مشخص‌شده بود نیست.” در حقیقت مشتریان به همه‌چیزهایی که اول مشخص کرده بودند، نیاز ندارند.

این امر به معنی ارتباط نزدیک با مشتری به‌منظور درک صحیح نیازها و خواسته‌ها و تعیین انتظارات آن‌ها، و درنهایت ارائه یک محصول یا سرویسی ارزشمند است.

زمانی که مقیاس بندی و زمان‌بندی شما مشخص شد، باید روی اینکه اولویت‌های اصلی چه هستند، تمرکز کنید. تعجیل در تحویل همه‌چیز می‌تواند ارزش محصول را پایین آورده و از کیفیت آن بکاهد و این موضوعی است که بعداً می‌تواند برای شما دردسرساز شود. یک پروژه چابک، تا به استاندارد موردنیاز نرسد، محصولی را ارائه نمی‌دهد.

روش چابک این اطمینان را می‌دهد که محصولی که تحویل داده‌شده، ارزشش در حال افزایش است. این موضوع امکان دریافت بازخورد از مشتریان و آزمایش در طول مسیر را میسر کرده و شانس موفقیت محصول را افزایش می‌دهد. علاوه بر این رویکردهای چابک به‌طور فزاینده‌ای در پروژه‌های غیر IT موفقیت‌آمیز بوده‌اند.

من اخیراً با یک کمپانی مدیریت رویدادها با استفاده از Agile برای سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی یک کنفرانس بزرگ همکاری کرده‌ام. این روش بخصوص برای این نوع پروژه مفید بود. به‌عنوان رویدادی که اغلب برآورد هزینه و زمان‌بندی خاصی ندارد.

سازمان‌ها و متخصصان حرفه‌ای‌تر و باتجربه‌تر هم، اکنون به مزایای Agile اذعان کرده‌اند. بسیاری تکنیک‌های بخصوصی از Agile مانند اتخاذ موضع تیم پروژه، همکاری و تعامل منظم با مشتریان و کاربران را اتخاذ کرده‌اند.

برای بهره‌مندی از یک رویکرد قوی‌تر، روش PRINCE2 Agile وجود دارد. این روش در پاسخ به نیاز دست‌اندرکاران PRINCE2 که تقاضای راهکار مدیریت پروژه Agile داشتند، ارائه شد.

این چارچوبِ قابل‌اعتماد، PRINCE2 را باروح و قابلیت‌های روش چابک و ایجاد یک ابزار مدیریتی پر سروصدا، کاملاً سازگار می‌سازد.

آیا می‌دانستید؟ دو سطح برای روش PRINCE2 Agile وجود دارد. پایه‌ای و تخصصی

روش PRINCE2 Agile بنیادی (پایه‌ای) برای کسانی است که تازه با PRINCE2 آشنا شده‌اند و در محدوده یا روی محیط پروژه Agile کار می‌کنند. دوره آموزشی این روش به‌مرور کلی PRINCE2، معرفی روش Agile و اینکه این دو را چگونه باهم بکار ببریم می‌پردازد. این روش هیچ پیش‌نیازی ندارد.