عدم موفقیت پروژه: 10 عذری که رئیس شما علاقه‌ای به شنیدنش ندارد (بخش اول)
دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است یک پروژه به‌خوبی پیش نرود یا حتی شکست بخورد. اما زمانی که رئیس شما بخواهد علتش را بداند، از زمین تا آسمان بین بهانه آوردن و ارائه یک دلیل منطقی تفاوت وجود دارد. در حقیقت اکثر بهانه‌ها فقط مدیر شما را ناراحت می‌کنند و شما مورد سرزنش قرار می‌گیرید. در اینجا 10 عذر و بهانه رایج آمده است:
1- من وظیفه‌ام را نفهمیدم
همه رئیسان مهارت‌های ارتباطی عالی ندارند و بله، داشتنِ مدیری که در شرح مواردی که باید انجام شود، خوب نباشد، می‌تواند زندگی را سخت کند. درعین‌حال از ناتوانی رئیس خود به‌عنوان بهانه‌ای برای عدم انجام تمام و کمال کارها استفاده کنید. اگر یک وظیفه با عقل جور درنمی‌آمد، مسئولیت شماست تا بفهمید واقعاً چه اتفاقی باید بیفتد و اگر بیش از یک‌بار در این موقعیت قرار گرفتید نشانه این است که باید در کار با این شخص بخصوص خیلی مراقب باشید تا مسائل را کامل بفهمید.
2- ضرب‌الاجل پروژه غیرممکن بود
همه ما این موقعیت را می‌شناسیم: مدیری وظیفه‌ای را با مهلت زمانی معینی به شما می‌سپارد. شما به مدیر می‌گویید که نمی‌توانید کار را در مهلت زمانی معین تحویل دهید و به شما گفته می‌شود ” برای من مهم نیست، کاری کنید که انجام شود.” زمانی که از مهلت زمانی گذشتید، شما می‌گویید “من که به شما گفته بودم با این مهلت زمانی غیرممکن است.” و رئیس هنوز عصبانی است. موضوعی که در اینجا موجب انفصال شده این است که مهلت زمانی پروژه خیلی کم است و کافی نیست. به‌محض اینکه رئیس به شما گفت این کار را انجام دهید و شما به‌طور انفعالی مهلت مسخره را می‌پذیرید یعنی مسئولیت تحقق آن را بر عهده خود گذاشته‌اید. بهترین دفاع شما مذاکره برای مهلت بهتر است و برای انجام این کار شما نیاز به یک برنامه (طرح) پروژه دارید. همیشه باید بتوانید تصویری از ملزومات پروژه با ضربه‌های ناگهانیِ اجتناب‌ناپذیر داشته باشید. اختصاص دادن برخی تخمین‌های ناخوشایند زمانی برای انجام هر مرحله نسبتاً آسان است. وقتی به مافوق خود نشان می‌دهید حتی خوش‌بینانه‌ترین پیش‌نویس طرحی که از یک‌میلیون جزییات چشم‌پوشی می‌کند، نشان می‌دهد که سه ماه طول خواهد کشید و آن‌ها این کار را ظرف سه هفته از شما می‌خواهند، حدس بزنید چه اتفاقی می‌افتد. حالا مسئولیت مدیر شماست تا با مهلت زمانی پروژه کنار بیاید. برای رسیدگی به موضوع مهلت، شما حریف را به یک متحد تبدیل کرده‌اید و هیچ رئیس عاقلی دیگر شما را مسئول مهلت زمانی بد نمی‌داند.
3- منبع مهم و ارزشمندی در دسترس نبود
یک بخش خوب از شغل مدیریت اطمینان از کافی بودنِ منابع در قالب زمان، پول و تجهیزات است. اگر منبع ضروری را در اختیار ندارید، الآن باید به مدیر خود بگویید – نه زمانی که پروژه با تأخیر مواجه شد یا شکست خورد – تا بتوانند فوراً مشکل را حل کنند. وقتی جلوتر به رئیس خود بگویید می‌تواند اقدام به‌موقع انجام دهد.
4- الزامات منتقل شده است
همه ما می‌دانیم که نیازها دائماً تغییر می‌کنند. خیلی اوقات پروژه‌ها مدت‌ها پس از تعیین مهلت و شرایط موفقیت، تحت فرآیند به‌اصطلاح”آبکاری طلا” قرار می‌گیرند. با توجه به این گفته، استفاده از این مسئله به‌عنوان بهانه‌ای برای شکست واقعاً بد است. این وظیفه بر عهده شماست که این تغییراتِ جوانه‌زده را هنگام ظهور شکوفا کنید. با هر نیاز جدید شما باید نشان دهید روی احتمال رسیدن به ضرب‌الاجل پروژه و وضعیت‌های تعریف‌شده موفقیت چگونه تأثیر خواهد داشت. یا با تغییر ملزومات، تیر دروازه‌ها را حرکت دهید یا اجازه تغییر ندهید. اگر اجازه دهید ملزومات جدیدی بدون تغییر مهلت‌های زمانی اضافه شود، شما مسئولیت رسیدن به اهداف جدید را به‌طور مؤثری به عهده گرفته‌اید.
5- من مشکلات شخصی دارم
همه ما مسائل شخصی داریم که هرز گاهی مطرح می‌شود. اما اگر مسائل شخصی شما روی موفقیت پروژه تأثیر می‌گذارد، یا باید با آن‌ها کنار بیایید یا اینکه در کار کمک بگیرید. اگر کار به‌جایی رسیده است که رئیس شما می‌پرسد: “اینجا چه خبر است؟” یعنی خیلی دیر شده است. شرح مشکلات غیرکاری در این زمان، رئیس شما را بیشتر ناراحت خواهد کرد. اما اگر به‌محض اینکه مشکلی برایتان پیش آمد که روی کار تأثیر می‌گذاشت، همان زمان برای رئیس شرح دهید، رئیس شما می‌تواند تغییرات لازم را انجام دهد. بیشتر سرپرستان ترجیح می‌دهند منابع یا انتظارات را تغییر دهند تا اینکه شخصی را که مشکلات بیرونی دارد مجبور کنند 100% آمادگی داشته باشد.
