کار از راه دور موضوع بزرگی است و به علت حوادث اخیر در مورد ویروس کرونا، این نوع کار در همهجای جهان در حال انفجار است. با توجه به در اختیار گذاشتن گزینه کار از خانه، طبق جدول زمانی شما و مطابق نوع کاری شما، چه کسی این گزینه را رد میکند؟ حقایق محکمی برای اثبات این مدعا وجود دارد. مطابق گزارش وضعیت Remote State Buffer 2019، با توجه به این انتخاب، بیش از ۹۸ % از کارمندان حال چه به شکل پارهوقت یا تماموقت برای مابقی حرفه خود، دورکاری را برمیگزینند. علاوهبراین، در چارچوب شرایط جدید که عادی هم شده است، دیده میشود که میلیونها شرکت از سراسر جهان کارهایشان را از راه دور انجام میدهند تا با همهگیری که وسط آن هستیم کنار بیایند.
یکی از حوزههایی که با تغییر ناگهانیِ روش کار به سمت دورکاری، تأثیر زیادی پذیرفته، دنیای مدیریت پروژه است. حوزهای که مدتهای طولانی، انحصاراً به ارتباطات بین فردی و فرهنگ اداری، حتی برای فکر کردن وابسته بود. اکنون اوضاع بهطور چشمگیری تغییر کرده و تیمها یا از راه دور پروژهها را اداره میکنند یا اصلاً کار نمیکنند.
حالا، بهعنوان یک مدیر پروژه، احتمالاً تعجب میکنید که چطور ممکن است همه اینها بتواند روی شما تأثیر داشته باشد. بهطور خاص، نحوه برنامهریزی، اجرا و موفقیت پایدار در تحویل محصولات تحت بودجه مصوب و در چیدمان دورکاری. درباره نحوه تنظیم دورکاری و اینکه چطور توانسته بهطور دائم دنیای مدیریت پروژه را تغییر دهد بیاموزید و در مورد اینکه چگونه میتوانید استراتژی خود را نهفقط برای ورشکست نشدن بلکه پیشرفت، تغییر دهید فکر کنید.
مدیران پروژه و تیمها به این وضعیت جدید کاری چگونه واکنش نشان میدهند؟
مدیران پروژه و تیمها مجبور شدهاند برای انتقال راحت به دورکاری، تغییراتی جدی ایجاد کنند. آنها با این کار میخواهند نهتنها از راه دور پروژهها را مدیریت کنند بلکه کاری کنند تا فعالیتهای دورکاری منجر به نتایج بهتری شوند. برخی از روندهای این انتقال در زیر آمده است.
اصطکاک اولیه[۱]
مردم در برابر تغییر مقاوم هستند و این موضوع در مورد دورکاری هم صدق میکند. کارمندان دورکاری میکنند و انتظار دارند انجام کارها به روش دورکاری همان نتایج کار حضوری را داشته باشد. در دورکاری حتماً مشکلات ارتباطی وجود خواهد داشت. در دفتر کار، مردم بهصورت پیشفرض باهم صحبت میکنند، در عصر کار از راه دور اگر شما ارتباط برقرار نکنید، وجود نخواهید داشت.
Mike Knoop بنیانگذار شرکت Zappier میگوید: “بزرگترین مشکلی که شما باید در کار از راه دور حل کنید، ارتباطات است. با ارتباطات هر چیز دیگری آسان میشود.”
درست مانند پنج مرحله توسعه تیمی تاکمن[۲]، تیمهایی که مجبورند ناگهان به کار از راه دور منتقل شوند، ناگزیر به روبرو شدن با یک دوره بافر هستند که در آن ارتباطات و تحویل محصول کمی سخت خواهد بود. طبیعی است که با اصطکاک، جداول زمانی و اهداف انجامنشده و غیره روبرو شوید. یک دوره بافر برای تیمها تنظیم کنید تا با واقعیت جدید خودسازگار شوند، چراکه زندگی آنها وارونه شده است.
از این گذشته، جابجایی و انتقال تیمِ وابسته به مکان، به چیدمان دورکاری، ضرورتاً یعنی ساخت تیم از ابتدا و انتظار اینکه اعضای تیم نهتنها به چیدمان جدید عادت کنند، بلکه بهترین عملکرد را هم داشته باشند. این انتقال نیازمند صبر و حوصله مدیر پروژه، همگام با انتقال از دفتر کار حضوری و اولویتبندی نتایج است.
ابزارهای هوشمند مدیریت پروژه برای نجات در این وضعیت
موج جدید در تمام تیمهایی که دورکاری میکنند، باعث افزایش تقاضا برای ابزارهای مدیریت پروژه مختص کار از راه دور میشود که برای تجهیز تیمها و انجام کارها به بهترین نحو در هرجایی که هستند طراحیشده است.
اصول اصلی مدیریت پروژه از راه دور، اتصال مردم از طریق فضای ابری است. شما به ابزاری احتیاج دارید که بهدقت طراحی شوند تا نهتنها بهترین عملکرد را برای مدیریت پروژه داشته باشند، بلکه همکاری را نیز مدیریت کنند. شما نیاز به ارائه بازخورد و به اشتراکگذاری فایلها دارید. اینجاست که ابزارهایی مانند Kissflow Project سودمند خواهند بود.
بخشهای دیگر مقاله را از لینکهای زیر بخوانید:
مدیران پروژه چگونه نسبت به دورکاری واکنش نشان میدهند (بخش دوم)
[۱] The Initial friction
[۲] Tuckman
