چهار جز اصلی طرح مدیریت محدوده (میدانی)
طرح مدیریت محدوده‌ای چیست؟ همه در مورد طرح مدیریت پروژه، اینکه چه چیزی است و چگونگی ایجاد آن درون پروژه تیمی می‌دانند. اگرچه، آخرین باری که در مورد طرح مدیریت باهم دانشگاهیان یا سرمایه‌گذاران صحبت کردید کی بود؟ اگر مانند اغلب مدیر پروژه‌ها باشید احتمالاً مدتی است که این کار را انجام نداده‌اید و لذا ممکن است الآن زمان مناسبی باشد که خودتان را تازه کنید و درک محکمی از اجزای کلیدی طرح مدیریت حوزه‌ای و اینکه چرا آن‌ها کلید موفقیت پروژه هستند، پیدا کنید.
در ساده‌ترین تعریف، طرح مدیریت محدوده، به این دلیل توسعه‌یافته است که نشان دهد شما به‌عنوان مدیر پروژه چگونه محدوده را در طول مدت پروژه‌ای که دارید، کنترل خواهید کرد. به‌طورکلی و معمول، این موضوع، نحوه تعریف، توسعه و کنترل فاز فعلی در مراحل آغاز و اجرای پروژه را مشخص می‌کند. این اطلاعات معمولاً در قالب سند گرفته می‌شود. موسسه مدیریت پروژه، طرح مدیریت محدوده را تحت عنوان ” جز طرح مدیریت پروژه که چگونگی تعریف، توسعه، نظارت، کنترل و تأیید را مشخص می‌کند” لیست می‌کند.
درنهایت فکر می‌کنم مهم است بیان کنیم که طرح مدیریت حوزه‌ای بخشی از طرح مدیریت پروژه کلی است.
اجزای اصلی یک طرح مدیریت محدوده:
۱- شرح محدوده
شرح محدوده باید تمام پروژه را به‌طورکلی مشخص نماید. باید لیستی ازآنچه بین مشتری و تیم پروژه توافق شده است، آنچه انتظار می‌رود شامل یا رد شود، نتایج ارائه‌شده، راه‌حل‌ها، مفروضات و هرگونه محدودیت ارائه دهد.
۲- الزامات تجاری یا فنی
فرآیند جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز شما باید شامل تمام سهامداران کلیدی، مشتریان و همچنین اعضای تیم پروژه باشد که تجربه کار با دیگران داشته باشد تا بتواند هرگونه الزامات خاصی را که پروژه شما باید به‌عنوان بخشی از راه‌حل نهایی یا خروجی ارائه کند، ارائه دهد. بااین‌وجود این کارِ یک جلسه نیست، اگرچه هر کس باید پس از چند جلسه از پوشش دادن همه زوایا و مباحثِ موضوع مطمئن شود. مطمئن شوید که در خصوص هر ابزار موردنیاز در محدوده زمانی تحویل پروژه صحبت کنید. اگر اشتباهاً موضوع مهمی جا ماند، ممکن است برای بازیابی ماه‌ها زمان ببرد، بنابراین بهتر است این تحلیل‌ها باعجله کامل نشود.
۳- مشارکت مشتریان و سرمایه‌گذاران
مطمئن شوید که در طرح مدیریت محدوده جلساتی را با افرادی که قرار است در پروژه درگیر شوند، تأثیرپذیرند، یا در تولید محصول نهایی یا ارائه راهکار نظر دهند، جلساتی داشته باشید. برخی از این افراد احتمالاً شامل بخشی از فعالیت گردآوری الزامات شده‌اند، اما کشی چه می‌داند لذا مطمئن شوید که زمانی را برای فکر کردن و جلسه با این موکلان مهم اختصاص می‌دهید.
۴- ساختار شکست کار (WBS)
WBS جز پایه‌ای مدیریت پروژه بوده و لیستی از تمام وظایف یا فعالیت‌های موردنیاز برای تحویل موفق پروژه ارائه می‌دهد. هنگامی‌که با تیم پروژه خود ملاقات می‌کنید علاوه بر فهرستی از همه وظایف یا فعالیت‌ها، نیاز به شناسایی تمام منابع موردنیاز، ابزارها، سامانه‌ها و بخش‌های خارجی موردنیاز به‌عنوان قسمتی از کلیت پروژه دارید. همان‌طور که وظایف خود را شناسایی می‌کنید، افرادی که مسئول هر وظیفه هستند مشخص کنید. همچنین یک‌بار همه این فرآیند را با تمامِ تیم پروژه برای جلوگیری از سردرگمی و سو تفاهم بعدی، بررسی و مرور کنید.
نظرات نهایی
پس از پرورش و توسعه طرح محدوده شما، یک نکته مشترک این است که یک فرآیند رسمی و رویه‌ای برای رسیدگی به هر تغییری در محدوده که درخواست شده، داشته باشید، البته اگر قبلاً این کار را انجام نداده باشید. اکثر شرکت‌ها این را “فرآیند کنترل تغییر” می‌نامند. بهتر است به‌عنوان بخشی از فرآیند کنترل تغییر، یک کمیته نظارتی تعریف‌شده برای رسیدگی به همه درخواست‌های تغییر، بررسی هرکدام، تعیین تأثیر و شناساییِ چگونگیِ امکان تأثیر این موارد بر پروژه‌های دیگر یا افراد درگیر داشته باشید. فقط بعدازاین مرحله است که می‌توانید سازگاری و کنترل را حفظ کنید.
