مدیریت پروژه کار آسانی نیست. درواقع چند کار غیر آسان است. ازجمله شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بستن یک پروژه. البته واگذاری پروژه به تیمی که شما انتخاب می‌کنید و دادنِ اهداف مشخص به آن‌ها برای دستیابی در بازه زمانی مشخص و با بودجه مشخص حتی دشوارتر است. و شما باید همه این کارها را با موفقیت انجام دهید. برای این کار، بهترین مدیران پروژه از ابزارهای قدرتمند مدیریت پروژه استفاده می‌کنند تا همه جنبه‌های پروژه خود را ساماندهی کنند. بااین‌وجود، سؤالات زیادی را می‌توان از هریک از افراد تیم پرسید، اما مدیران پروژه مهارت‌های مختلفی برای انجام کار دارند. این‌ها شامل مهارت‌های فنی، تجاری و مدیریتی است که انتظار دارید، البته مهارت‌های نرم دیگری هم در این زمینه وجود دارد. مدیران پروژه فقط با سیستم‌ها و فرآیندها سروکار ندارند، بلکه با مردم نیز ارتباط دارند. وقتی عمیق‌تر به این موضوع نگاه کنید، مدیریت موفق پروژه بر ایجاد و حفظ روابط محکم در سازمان ایجاد می‌شود. اما این تنها یکی از جنبه‌های کار برجسته مدیر پروژه است. در زیر ۱۰ مهارت برتر را که مدیر پروژه باید داشته باشد، جمع‌آوری کرده‌ایم. مطمئناً بیش از ۱۰ مورد زیر وجود دارد، اما اگر این موارد را داشته باشید، این پایه را دارید که بتوانید یک حرفه موفق را در مدیریت پروژه ایجاد کنید.
رهبری
ما باید این ۱۰ مورد را با پدربزرگ همه آن‌ها، یعنی رهبری شروع کنیم. این یک مهارت لغزان و بی‌ثبات است که البته برخی معتقدند شما با مهارت‌های رهبری متولد شده‌اید و نمی‌توان آن را آموزش داد. اما ما فکر می‌کنیم هر کس این توانایی را دارد که یاد بگیرد چگونه مهارت‌ها و فنون رهبری اثبات شده را بکار ببرد. خب بالاخره، جایگزین چیست؟ شما به‌عنوان مدیر پروژه شما نه‌تنها مسئول مراقبت از پروژه برای تکمیل موفقیت‌آمیز آن هستید، بلکه شما یک تیم را هم هدایت می‌کنید تا به آن هدف برسید. این امر باعث می‌شود که انگیزه بگیرید و در صورت لزوم پادرمیانی کنید. به یاد داشته باشید که رهبری پروژه در سبک‌های مختلفی ارائه می‌شود که یکی از آن‌ها متناسب با شخصیت شما خواهد بود. این موضوع بیش از مدیریت وظایف است. این کار مردم را هدایت می‌کند.
ارتباطات
ارتباطات و رهبری واقعاً مانند دست در دستکش است. شما نمی‌توانید یک رهبر مؤثر باشید اگر نتوانید آنچه را که تیم شما باید انجام دهد بیان کنید. اما شما نه‌تنها با تیم خود ارتباط برقرار خواهید کرد، بلکه باید با همه افراد مرتبط با پروژه ارتباط برقرار کنید. از فروشندگان و پیمانکاران گرفته تا ذینفعان و مشتریان. چه از طریق ابزارهای گزارش دهی یا تقویت همکاری با گپ و گفت‌وگو، اشتراک فایل و موارد دیگر انجام می‌شود. برای نشان دادن مباحث در سطح کار، برای تسهیل ارتباطات به هر دو سیستم نیاز دارید. این ابزارها همچنین به اتصال به‌صورت یک‌به‌یک و در تنظیمات گروهی ماتند جلسات و ارائه کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی
با این مورد ما در حال شروع به ورود به برخی از مجموعه مهارت‌های سخت موردنیاز مدیران پروژه هستیم و معدودی از آن‌ها به‌اندازه دانستن نحوه ایجاد زمان‌بندی یک پروژه ضروری هستند. تنها راه برای دستیابی به اهداف پروژه در بازه زمانی که تصمیم گرفته شده است، شکستن آن هدف به وظایف روی یک جدول زمانی است. این کار زمان‌بندی است و قلب چیزی است که یک مدیر پروژه انجام می‌دهد: تنظیم یک برنامه واقع‌بینانه و سپس مدیریت منابع برای در مسیر درست نگه‌داشتن پروژه است تا پروژه بتواند با موفقیت و به‌موقع به پایان برسد. ابزارهای زیادی وجود دارند که می‌توانند در این فرآیند به شما کمک کنند که بهترین آن‌ها نمودار آنلاین گانت است که نمایی بصری از برنامه‌ها را با کارها، مدت‌زمان انجام آن کارها، وابستگی‌ها و نقاط عطف ارائه می‌دهد.
مدیریت ریسک
انجام هر کاری یک خطر است. برنامه‌ریزی یک پروژه، بزرگ یا کوچک، ذاتاً با خطر همراه است. این بخشی از کار شماست که قبل از بروز مشکلات، آن موارد را ببینید. بنابراین قبل از اجرای پروژه، شما باید کار را برای شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک انجام دهید. هرچه بیشتر بتوانید ریسک را مدیریت کنید، احتمال به موفقیت رسیدن پروژه شما بیشتر خواهد بود. البته نمی‌توانید همه اتفاقاتی را که می‌تواند در طول چرخه زندگی پروژه شما رخ دهد، پیش‌بینی کنید. موارد پیش‌بینی‌نشده‌ای به وجود می‌آیند، بنابراین شما باید فرآیندی برای رسیدگی به مواردی که پیش می‌آیند، هنگام بروز آن‌ها داشته باشید.
بخش دوم و آخر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:
۱۲ مهارت اساسی مدیریت پروژه (بخش دوم)
۱۲ مهارت اساسی مدیریت پروژه (بخش آخر)
