تیم‌های خودسامان دهی کننده[1] هنجار جدید هستند
در مرکز مدیریت پروژه به روش چابک[2]، موضوعی وجود دارد که همه ما با آن آشنا هستیم، یعنی تیم‌های خودسامان دهی کننده و تأثیر آن‌ها بر بهره‌وری در فرآیند مدیریت پروژه. با تبدیل دورکاری به مسیر اصلی، تیم‌های خودسامان دهی کننده به‌سرعت تبدیل به یک استاندارد جدید برای مدیریت پروژه متمرکز بر نتیجه می‌شوند. اما بیایید اول به این موضوع بپردازیم که تیم خودسامان دهی چیست؟ یک تیم خودسامان دهی گروهی است که از منابع انسانی و فنی کافی برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها، اجرای آن‌ها و تکرار مجددشان برای دستیابی به اهداف خاص برخوردار است. در اصل، تیم‌های خودسامان دهی درروند مدیریت پروژه از استقلال بیشتری برخوردار می‌شوند. حال، چرا دقیقاً با برخاستن مدیریت پروژه از راه دور، خودسازمان‌دهی نیروی حرکت آنی پیداکرده است؟ وقتی اعضای تیم در مناطق مختلف زمانی پخش می‌شوند، فرآیند تصمیم‌گیری نمی‌تواند به‌اندازه کار حضوری سریع باشد. حتماً یادتان می‌آید که در کار حضوری می‌توانستید به‌راحتی به میز همکارتان بروید.
اکنون تیم‌ها باید تا حد معقولی کاملاً خودمختار باشند تا بتوانند در زمان مناسب قدم‌های ضروری را بردارند. تلاش برای مدیریت ذره‌بینیِ تیم‌های دور کار دقیقاً مانند روشی که برای تیم‌های حضوری به کار می‌بردیم، جریان کاری را مختل می‌کند و درنهایت به‌شدت مانع بهره‌وری می‌شود.
مدیریت پروژه نتیجه محور
به گفته 4PM، به دلیل برنامه‌ریزی ضعیف، اجرای نامناسب یا تأثیر شرایط غیرقابل‌کنترل، 70 % پروژه‌ها شکست می‌خورند و درحالی‌که این آمار قبلی ممکن است برای مدت طولانی از معیارهای نادیده گرفته‌شده و حتی پذیرفته‌شده باشد، ممکن است تغییر کند. نکته برجسته مدیریت پروژه از راه دور این است که هیچ میزی برای پیمودن آن و هیچ شانه‌ای برای نگاه کردن یا ضربه زدن به آن وجود ندارد. به همین دلیل، اعضای تیم نمی‌توانند بر اساس میزان کار خود در یک پروژه ارزیابی شوند. اکنون مدیریت پروژه به سمت یک سیستم نتیجه محور پیش خواهد رفت البته با تأکید بر نتایج تحویل داده‌شده در مقابل موارد عملی که از لیست باقیمانده یا کارهای انجام‌شده حذف‌شده‌اند. در چارچوب کار از راه دور، مدیران و تیم‌های پروژه در حال تحول هستند تا به‌جای انجام کارهایی که افراد با مرتبه شغلی بالا درخواست کرده‌اند در فرآیند تحویل نتیجه سرمایه‌گذاری کنند. البته این امر مستلزم داشتن نتایج و بیان چگونگیِ انجام کارهاست.
ابزار کار از راه دور برای مدیر پروژه
داشتن بهترین عملکرد در مدیریت پروژه تا حد زیادی بستگی به نوع مدیریت پروژه یا ابزارهای همکاری شما دارد. برخی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه از راه دور عبارت‌اند از:
Kissflow – ترکیبی از مدیریت پروژه‌های تجاری و کانال‌های ارتباطی را برای ارائه یک مجموعه کاملاً جامع مدیریت پروژه می‌دهد.
Slack – گپ، تماس‌های ویدئویی، تماس‌های تلفنیِ Slack، مجموعه ارتباطات بی‌نظیری را برای تیم‌های از راه دور فراهم می‌کند تا در حد ضرورت در کنار یکدیگر بمانند.
G Suite – همه در یک مجموعه مدیریت دارایی گوگل، ارتباطات از طریق ایمیل، گپ و غیره و البته همه این امکانات در قالب قابلیت‌های مدیریت عمیق داده‌هاست که تیم‌های مدیریت پروژه را برای آینده تجهیز می‌کند.
Airtable – یک ابزار مدیریت داده قوی را برای مدیران پروژه فراهم می‌کند تا چندین کار را به‌طور هم‌زمان و بدون ذره‌ای وقفه انجام دهند.
Confluence – یک بستر مستندسازی ساده برای به اشتراک‌گذاری دانش خانگی ارائه می‌دهد.
Editor’s Note – گذشته از امکانات نرم‌افزاری آن‌که می‌توانید استفاده کنید، قالب‌های قابل‌استفاده هم دارد.
خوب بعدازاین گفتار شما قصد انجام چه‌کاری دارید؟
با توجه به اینکه مدیریت پروژه به‌طورکلی به سمت کار از راه دور پیش می‌رود، می‌توان تمایلات و گرایش‌های جدید را مشاهده کرد. هرروز تعداد بیشتری از مردم از راه دور کار می‌کنند و به نظر نمی‌رسد که این روند متوقف شود و چه چیزی بهتر از اینکه تیم خود را با روندهای غالب هماهنگ کنید تا از طوفان‌های این تغییر درهم نشکنید. درکل، استراتژی عبور از این بحران و حتی پیشرفت در آن خیلی ساده در جمله زیر بیان‌شده است:
استراتژی فعلی خود را مجدداً ارزیابی کنید تا ببینید چه چیزی مؤثر است و چه عواملی را می‌توان اصلاح کرد تا بهتر کارکنید، تغییرات مناسب را برای حداکثر کارایی ایجاد کنید، آزمایش کنید، مجدداً این کار را تکرار کنید تا بتوانید دائماً پیشرفت کنید.
بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:
مدیران پروژه چگونه نسبت به دورکاری واکنش نشان می‌دهند (بخش اول)
[1] Self-organizing
[2] Agile
