مدیریت کیفیت پروژه – یک راهنمایی سریع (بخش آخر)

نحوه اجرای مدیریت کیفیت پروژه

هنگامی‌که شما یک ایده از مفاهیم مختلف داشته باشید، مرحله بعدی اجرای یک برنامه مدیریت کیفیت پروژه است. برای این کار این سه مرحله را دنبال کنید.

• کیفیت برنامه (طرح): ابتدا الزامات مربوط به کیفیت قابل تحویل و نحوه مدیریت پروژه را شناسایی کنید. در مورد نحوه مستندسازی این فرآیند و چگونگی تحویل آن اطلاعات به توافق برسید. آیا جلسات منظم، ایمیل و غیره خواهید داشت؟ برنامه (طرح)، شامل این مشخصات و همچنین معیارهای سنجش کیفیت در هنگام مدیریت پروژه است. این شامل یک چک‌لیستِ[1] باکیفیت برای جمع‌آوری و سازمان‌دهی علائم موردنیاز برای رسیدن به اهداف در طول پروژه است.

• تضمین کیفیت: مطابق اعلام انجمن کیفیت آمریکا (ASQ) تضمین کیفیت ” فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده و سیستماتیکی است که در یک سیستم کیفیت اجرا می‌شود تا الزامات کیفیت برای یک محصول یا خدمات برآورده شود.” از تضمین کیفیت استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای شما درواقع در راستای تحقق بخشیدن به تحویل پروژه از الزامات کیفیت استفاده می‌کنند. دو روش برای تحقق این امر، استفاده از یک چک‌لیست و ممیزی پروژه است.

• برای اطمینان از اینکه از قوانین پیروی می‌شود و کیفیت مورد انتظار برآورده می‌شود، هر فرآیندی به یک پلیس نیاز دارد. برخی از راه‌ها برای اطمینان از دستیابی به کیفیت موردنیاز تحویل، از طریق بررسی و آزمایش یک جفت فرآیند است. در صورت عدم رعایت استانداردهای تعیین‌شده، لازم است کیفیت تحویل‌ها را طی فرآیند مدیریت پروژه بررسی کنید تا بتوانید محصولات قابل تحویل را تنظیم کنید. این می‌تواند در پایان پروژه انجام شود، اما بازگرداندنِ آن به‌جای اصلاح مجدد کارایی چندانی ندارد.

فرآیند مدیریت کیفیت پروژه

مدیریت فرآیند کیفیت پروژه شامل موارد بسیاری است، ازجمله تعیین اهداف باکیفیت برای تیم تا به آن برسند، تعیین چگونگی اندازه‌گیری این اهداف باکیفیت و گزارش در مورد آن‌ها. ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانند با این کار مفید باشند. بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مجهز به داشبورد هستند، این همان صفحه‌ای است که می‌توانید معیارهای مختلف مربوط به جنبه‌های مختلف پروژه را مشاهده کنید. داده‌ها معمولاً در نمودارها و جداول قابل‌خواندن نشان داده می‌شوند که می‌توانند برای ارائه به اشتراک گذاشته یا چاپ شوند. با یک ابزار مدیریت پروژه ابری، داشبورد حتی به دارایی مهم‌تری تبدیل می‌گردد. به‌این‌ترتیب که اکنون داده‌ها در زمان واقعی می‌شوند و بنابراین دقیق‌ترین اندازه‌گیری را برای پیشرفت پروژه فراهم می‌کنند. این امر باعث می‌شود به‌موقع به مسائل پاسخ دهیم و احتمال اینکه این مسائل به مشکلاتی که می‌تواند پروژه را خدشه‌دار کند تبدیل شود، کمتر می‌شود. نمودارهای آنلاین Gantt برنامه‌ریزی نظارت و کارهای مربوط به مدیریت کیفیت را ساده می‌کند. اکثر نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند یک لیست کار یا صفحه گسترده را بارگذاری کنید که بلافاصله در یک جدول زمانی جمع می‌شود. تنها کاری که باید انجام دهید اضافه کردن مدت‌زمان هر کار و اختصاص آن است. این ابزار همچنین می‌تواند یک بستر همکاری عالی برای تیم شما فراهم کند. هر وظیفه معمولاً قادر به پیوند دادن به اسناد، تصاویر و پرونده‌های دیگر است، همچنین امکان گفتگو را فراهم می‌کند که اعضای تیم بتوانند در مورد کار صحبت کنند و هر مسئله‌ای را که به وجود می‌آید حل کنند. آن‌ها به‌جای اینکه روی همه‌چیز مدیریت بسیار دقیق داشته باشند، با دادن خودمختاری به تیم‌ها برای همکاری، اول مشکل را می‌قاپند. درنهایت آن‌ها هستند که در خط مقدم پروژه هستند. آن‌ها می‌توانند پاسخ دهند یا به شما گزارش دهند. درهرصورت کیفیت تحویل را می‌توان قبل از اینکه از هدفش خیلی دور شود، شناسایی کرد.

بخش دیگر مقاله را از لینک زیر بخوانید:

مدیریت کیفیت پروژه – یک راهنمایی سریع (بخش اول)

[1] Checklist