مدیریت یک پروژه می‌تواند پیچیده باشد، خصوصاً وقتی بخش‌های مختلف مجبورند با هم کار کنند. ازآنجاکه هر بخش بر روی یک پروژه کار می‌کند، احتمالاً هرکدام از روشی استفاده می‌کنند که راحت‌تر بتوانند به نتایج موردنظر خود از پروژه برسند. این امر به دلیل تفاوت در روندها و روش‌ها می‌تواند همکاری در پروژه بین بخش‌های مختلف را دشوار کند.
پیچیدگی پروژه هنگام کار بر روی یک پروژه بزرگ‌تر با قسمت‌های سیارِ فراوان، نیز رخ می‌دهد که البته درنهایت باید تراز شود. بدون هماهنگی مناسب بین این قسمت‌ها، پروژه می‌تواند کند شود، بازده و تولید کمی داشته باشد و احتمالاً متوقف شود. برای ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف و قسمت‌های یک پروژه، مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.
مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه چیست؟
مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه روشی برای کار کردن فرآیندهای مختلف با یکدیگر است. به این معنی که این کار فرآیندهای بی‌شماری را که در پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرند در برمی‌گیرد و شما باید اطمینان حاصل کنید که این فرآیندها باهم هماهنگ هستند.
مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه، با بده بستان[1] به این توفیق می‌رسد. این یعنی اگر می‌خواهید پروژه به‌موقع و در بودجه موردنظر به اتمام برسد، نمی‌توانید همه‌چیز را داشته باشید. این روال، عملیاتی عادی برای تمام مدیر پروژه‌ها است. البته اگر در پروژه اهداف رقابتی وجود داشته باشد، برای رسیدن به اهداف ذینفعان گزینه‌های دیگری لازم است. دستیابی به این هدف به معنای شناسایی، تعریف، ترکیب، یکسان‌سازی و هماهنگی بسیاری از فرآیندها و فعالیت‌ها در گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه است. بنابراین مدیریتِ یکپارچه‌سازی پروژه شامل انتخاب در مورد تخصیص منابع و مبادلات تجاری و بده بستان‌ها و درعین‌حال مدیریت آن وابستگی‌های متقابل است که در حوزه‌های دانش مدیریت پروژه وجود دارند.
نحوه اجرای مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه
برای هماهنگی بین همه جوانب یک پروژه، مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه باید تعدادی از موارد قابل تحویل را ایجاد کند.
منشور (خط فرمان) پروژه
منشور پروژه همان چیزی است که صلاحیت آغاز پروژه را می‌دهد. منشور پروژه شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های اولیه پروژه ازجمله اهداف و مقصودها و انتصاب مدیر پروژه است. این منشور همان‌گونه که پروژه جلو می‌رود از یک سند (نوشته) منبع استفاده می‌کند. منشور پروژه به‌اندازه کافی عمومی است که نیازی به تغییر در طول چرخه پروژه نیست. معمولاً توسط یک مدیر که مستقیماً بالاتر از مدیر پروژه کار می‌کند نوشته‌شده است، اگرچه یک مدیر پروژه هم می‌تواند آن را بنویسد.
شرح حوزه (محدوده)
مورد بعد، شرح حوزه است. این سند روی سنگ‌نوشته نشده است و به‌عنوان بخشی از مدیریت حوزه، ویرایش و اصلاح می‌شود. شرح حوزه مشخص می‌کند که چه چیزی بخشی از پروژه چیست و چه چیزی نیست. این شرح، کلیه کارهایی که در چرخه عمر پروژه به انجام خواهند رسید لیست می‌کند. به‌عبارت‌دیگر، موارد قائل تحویل و رئوس کلی مطالب پروژه را مشخص می‌کند و معیارهای قابل‌اندازه‌گیری را برای موفقیت مقرر می‌کند.
برنامه (طرح) مدیریت پروژه
ایجاد یک برنامه مدیریت، تعریف‌کننده فرآیندهای مختلفی است که می‌توانند برای کارایی و بهره‌وری بیشتر با یکدیگر همکاری کنند. منشور پروژه درد طرح پروژه گنجانده‌شده، اما تعریف پروژه هم شرح داده‌شده است و به‌علاوه اهداف، بودجه، برنامه، منابع، اینکه از چه رویکردی برای به انجام رساندن پروژه استفاده شود، ارزیابی ریسک و غیره هم در نظر گرفته‌شده است. این‌یک سند (نوشته) رسمی برای کمک به هدایت، کنترل و اجرای پروژه است.
مدیر پروژه برنامه مدیریت پروژه را ایجاد می‌کند که برنامه‌های مدیریتی دیگری مانند برنامه مدیریت دامنه، برنامه مدیریت هزینه، برنامه مدیریت کیفیت، برنامه بهبود روند، برنامه منابع انسانی، برنامه مدیریت ارتباطات، برنامه مدیریت تهیه و غیره را یکی می‌کند. این برنامه شامل مبانی اولیه از قبیل جدول زمان‌بندی اولیه، هزینه پایه اجرا (عملکرد) و محدوده آغازی. مبانی اولیه فقط از طریق یک درخواست رسمیِ تغییر، تغییر می‌کند. در این مرحله است که بعد از فاز برنامه‌ریزی اما قبل از اجرای پروژه، جلسات شروع پروژه برگزار می‌شود. این انجمن برای ارتباط بین مسئولیت‌های پروژه از سهامدارانِ (ذینفعان) کلیدیِ آن استفاده می‌شود.
ادامه مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:
مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه (بخش دوم)
[1] Trade – Off
