بسته به پیچیدگی و طول پروژه شما، جدول زمانی مدیریت پروژه می‌تواند از یک لیست ساده زمان‌بندی گرفته تا یک شبکه پیچیده از کارها و وابستگی‌های درهم‌تنیده باشد. بااین‌وجود مراحل مشخصی وجود دارد که می‌توانید برای تدوین یک جدول زمانی قابل‌اطمینان پروژه از آن‌ها استفاده کنید و مطمئن شوید که همه جنبه‌های پروژه به‌درستی برنامه‌ریزی‌شده و حساب‌شده باشد. با استفاده از یک ابزار نرم‌افزاری برنامه‌ریزی می‌توانید تمام پروژه‌های خود را به‌صورت آنلاین برنامه‌ریزی کنید، برای تیم خود لیست کار ایجاد کنید و برنامه‌های خود را مدیریت کنید و همچنین از یک تقویم هم برای جلو ماندن از مهلت‌های زمانی استفاده کنید.
در اینجا راهنمای سریعی برای برنامه‌ریزی مؤثر مدیریت پروژه آمده است.
مرحله 1: وظایف خود را یادداشت کنید
اول باید تلاش کنید تا بفهمید چه‌کاری می‌خواهید انجام دهید. ممکن است واضح به نظر برسد اما این مرحله‌ای است که احتمال می‌رود چند فعالیت را فراموش کنید. وقتی جدول زمانی پروژه تهیه شد، شما تا زمانی که تشخیص دهید کسی آن فعالیت‌ها را انجام داده است، یادتان نمی‌ماند که آن‌ها را هم به جدول زمانی بیفزایید.
بهترین راه انجام این کار درگیرکردن تیم در تهیه لیست وظایف است. شما می‌توانید لیست را با تمام مواردی که لازم است در آن گنجانده شود، شروع کنید. (مانند کلیه فعالیت‌های مدیریت پروژه گسترده‌تر مانند جلسات مدیریت ریسک و تاریخ‌های گزارش کلیدی) سپس تیم را جمع کنید تا این موارد را به لیست بیفزایید.
از دانش تخصصی آن‌ها برای اطمینان از برنامه‌ریزی جامع همه اجزا استفاده کنید. ممکن است انجام این کار با چند جلسه کوتاه در طی دو روز آسان‌تر باشد چراکه به مردم اجازه می‌دهد درباره آنچه باید انجام شود، تأمل کنند. پس از انجام این کار، آنچه به یاد می‌آورید شگفت‌انگیز خواهد بود. بنابراین قبل از نهایی شدنِ پروژه، زمانی را به به‌روزرسانیِ جدول زمانی پروژه اختصاص دهید.
حتماً هنگام کار بر روی وظایف خود، دامنه پروژه را در نظر داشته باشید. وظایف یکی از اصلی‌ترین مقصران برای انحرافِ پروژه‌ها از مسیر اصلی است. همان‌طور که این کار را انجام می‌دهید، منابعی که این وظایف به آن نیاز خواهند داشت تخمین بزنید تا به جدول زمانیِ شما کمک بیشتری کند.
مرحله 2: ترتیب وظایف را ایجاد کنید
ایجاد سفارش، یکی از موارد اصلی هنگام کار در برنامه مدیریت پروژه است. گذشته از همه این‌ها، شما بدون اینکه ابتدا کمربند خود را ببندید رانندگی نخواهید کرد و زمان‌بندی پروژه هم به همین ترتیب است. شما نمی‌توانید همه موارد را طوری زمان‌بندی کنید که هم‌زمان شروع شوند. یکی از دلایل عدم زمان‌بندی برای شروع هم‌زمان موارد این است که تیم پروژه شما برای انجام همه این کارها خیلی شلوغ خواهد شد.
در مرحله 5 که در زیر آمده، موارد دیگری در مورد اضافه کردن وظایف به افراد وجود دارد، اما اکنون می‌خواهیم مدیریت ارتباط بین وظایف را بررسی کنیم.
نمودار گانت، نمایشی گرافیکی از یک برنامه پروژه است و پیوند بین کارها را به شما نشان می‌دهد. این‌ها وابستگی نامیده می‌شوند و معمولاً با یک خط سیاه مشخص می‌شوند. ProjectManager.com نرم‌افزار مدیریت پروژه برنده جایزه، اگر اطلاعات وابستگی را وارد کنید، پیوندها را برای شما ترسیم می‌کند – به‌عبارت‌دیگر کدام وظایف قبل یا بعدازاین وظیفه باید انجام شود.
با تیم خود کار کنید تا ترتیب وظایف خود را برنامه‌ریزی کنید. قبل از شروع به واردکردنِ آن در نرم‌افزار، انجام این کار روی کاغذهای چسبناک[1] و یک تکه بزرگ از کاغذ فلیپچارت[2] آسان‌تر است. به یاد داشته باشید که هرگونه وابستگیِ مربوط به تیم‌های بیرونی و همچنین وابستگی‌های مشتری و فروشنده را برجسته کنید. دعوت از نمایندگان گروه‌های اصلی به این جلسات برای ایجاد وابستگی‌های واضح برای کل پروژه در ابتدای کار، غیر معمول نیست.
بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر مطالعه کنید:
نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش دوم)
نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش آخر)
[1] Sticky Notes
[2] Flipchart
