مرحله 3: تعدادی مایلستون ایجاد کنید
مایلستون یک پروژه، یک نقطه خاص در زمان است که نشانگر اتمام چیزی یا یک‌لحظه مهم دیگر در برنامه است. به‌عنوان‌مثال پایان یک مرحله، شروع ساخت محصول یا تاریخی که کارخانه برای شروع کار در دسترس است.
مایلستون‌ها را در برنامه پروژه خود در مکان‌های مناسب قرار دهید و آن‌ها را به کارهای مربوطه وصل کنید. شما می‌خواهید مایلستون‌ها مرتباً در برنامه ظاهر شوند زیرا به شما کمک می‌کنند تا شناسایی کنید که هنوز برای تکمیل به‌موقع همه کارها روی هدف (و در مسیر درست) هستید یا خیر. مایلستون‌ها راهی عالی برای زمان‌بندی پروژه به‌منظور دردسر کمتر است.
مرحله 4: مقیاس زمانی را محاسبه کنید
پس از تهیه لیستی از وظایف مرتبط با مایلستون‌ها، می‌توانید هر تاریخ نهایی شده‌ای را بیفزایید. به‌عنوان‌مثال بسیاری از اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه به‌طور خودکار پروژه شما را برای شروع در امروز زمان‌بندی خواهند کرد اما ممکن است شما برخی کارها را برای شروع در چند ماه آینده برنامه‌ریزی کرده باشید. بنابراین تاریخ‌ها را بررسی کنید و مطمئن شوید همه آن‌ها همان‌طور که انتظار دارید هستند. می‌توانید آن‌ها را به‌صورت دستی تغییر دهید یا در صورت لزوم هر تاریخ دیگری را بیفزایید.
این همچنین نکته‌ای برای بررسیِ مدت‌زمان انجام هر کار است. به‌طورکلی نرم‌افزار مدت‌زمان انجام هر کار را به‌طور پیش‌فرض تعیین می‌کند که می‌تواند به‌اندازه یک روز باشد. با تغییر دستیِ مدت‌زمان هر وظیفه، اطمینان حاصل کنید هر وظیفه برای مدت‌زمان مناسب طول بکشد.
مرحله 5: افراد را به وظایف اختصاص دهید
برنامه شما تقریباً کامل است! اما ابتدا باید جزییات افرادی را که این کار را انجام می‌دهند اضافه کنید. این مهم است زیرا اگر مشخص نکنید چه کسی باید چه‌کاری انجام دهد ممکن است فردی را به انجام وظایف زیادی در یک‌زمان اختصاص دهید.
لیست وظایف را بررسی کنید و اعضای تیم پروژه را به وظایف مناسب اختصاص دهید. در حالت ایده آل، قبل از قرار دادن آن‌ها در ابزار برنامه‌ریزی، باید از اعضای تیم خود تخمین‌های آگاهانه می‌گرفتید چراکه اعضای تیم زمانی که به آن‌ها وظیفه جدیدی اختصاص داده می‌شود، هشداری دریافت می‌کنند. همچنین ممکن است بخواهید ویدئوی عالی Devin Dein را در مورد چگونگی بدست‌آوردن تخمین‌های واقعی و زمان‌بندی برای مشاوره بیشتر درباره نحوه دریافت تخمین‌های مناسب از تیم خود، بررسی کنید.
بررسی کنید که به کسی وظیفه بیش‌ازحد اختصاص نداده باشید درحالی‌که دیگری کاری برای انجام دادن نداشته باشد. اگر این کار را انجام داده‌اید به‌منظور مرتب‌سازی بهترِ زمان‌هایی که منابع شما در دسترس هستند، به تغییر ترتیب یا تاریخ کارها نگاهی بیندازید. این تجزیه‌وتحلیل می‌تواند مدتی طول بکشد، بنابراین داشتنِ نرم‌افزاری که این کار را برای شما انجام دهد، کمک‌کننده خواهد بود.
ProjectManajer.com دارای تقویم‌های بارکاری است که به شما امکان می‌دهد تا معین کنید در هرلحظه چه مقدار کار به یک عضو تیم اختصاص دهید.
بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر مطالعه کنید:
نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش اول)
نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش آخر)
