استفاده از ابزارها برای ایجاد طرح پروژه
اطلاعات بسیاری برای جمعآوری و سازماندهی وجود دارد. شما میتوانید این کار را با روش قدیمی یعنی نوشتن روی کاغذ انجام دهید. مطمئناً درگذشته بسیاری توانستهاند پروژههای بزرگ و کوچک را از این طریق به اتمام برسانند. اما ابزارهایی برای برنامهریزی وجود دارد که کار را برای شما بسیار سادهتر و برای پروژه کارآمدتر و مؤثرتر میکند.
یک قالب برنامه (طرح) پروژه رایگان وجود دارد که میتوانید از آن استفاده کنید و گامبهگام به شما در ساخت برنامه پروژه کمک میکند. اگرچه این گامها در جهت درستی هستند، اسناد مستقل آنها را مشکل میتوان به اشتراک گذاشت. آنها را میتوان رونویسی کرد یا نسخههای تکراری میتوانند در ایمیل افراد دستبهدست شوند. همه این موارد در بهترین حالت ممکن است منجر به برقراری ارتباطات تیره و مبهم و در بدترین حالت پیامدهای وخیم برای پروژه شود. منظور این نیست که شما قالبهای برنامهریزی را دور بریزید. آنها یکراه عالی برای شروع روند برنامهریزی پروژه هستند. اما یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین میتواند به شما انعطافپذیری بیشتر، ویژگیهای بیشتر و پلتفرمی که میتوانید همکاری درستی برای موفقیت بزرگ پروژه روی آن بسازید.
یک مثال نمودار گانت است. نمودارهای گانت ابزارهای بسیار خوبی برای تجسم برنامه شما هستند. نمودارهای گانت با یک نمودار میلهای یک جدول زمانی خطی ایجاد میکنند که وظایف، مدت و حتی وابستگیهای کاری را به شما نشان میدهد. مورد آخر به هم مرتبط هستند بنابراین میتوانید ببینید اعضای تیم کجاها بهطور بالقوه میتوانند مسدود شوند. (مشغول باشند و در خدمت تیم نباشند.) اما وقتی از نمودار گانت آنلاین استفاده کنید، دنیایی کاملاً جدید از مدیریت امکانات به روی شما باز میشود. اول شما بهراحتی میتوانید طرح پروژه خود را با هر قالبی (الگویی) که ساخته باشید، import کنید. چه MS Word باشد یا یک صفحه گسترده اکسل. قالببندی شما را حفظ میکند و بهطور خودکار صفحه گسترده و نوار نمودار گانت شما را باهم جمع میکند.
ازآنجاکه نمودار گانت آنلاین مبتنی بر فضای ابری است، استفاده از آن بسیار آسان است. همه وظایف و تسکهای شما از راه دور ذخیره و نگهداری میشوند. به اشتراکگذاری آنها روی هر دستگاهی آسان است و همکاری در لایه وظیفه صورت میپذیرد. میتوانید پروندهها را ضمیمه کرده و روی وظیفه جاری تمرکز کنید. همانطور که اشاره کردیم، اوضاع تغییر خواهد کرد و نمودار گانت آنلاین به شما امکان میدهد تا با یک کشیدن و رها کردن ساده مکاننمای خود تنظیم کنید. این باعث میشود در وقت شما نیز صرفهجویی شود. اعلانهای خودکار هم میتوانند هنگام اتمام کار یا از مسیر خارج شدن، کمککننده باشند تا بتوانید در زمان واقع از مسیر خارج شدن را ببینید و قبل از اینکه به مشکل تبدیل شود، رفعش کنید. ابزارهای برنامهریزی آنلاین پروژه، برای برنامهریزی بیشتر ساخته (تولید) میشوند. این تنها یکی از مزایای برنامهریزی با یک ابزار آنلاین است. شما هنوز هم باید تمام دادهها را جمعآوری کنید اما اکنون دیگر دادهها در فضای ابری جمع میشوند که میتوانند بهراحتی در دسترس باشند و با اعضای تیم و ذینفعان (سرمایهگذاران) به اشتراک گذاشته شوند. هر بار که لیست خود را به نرمافزار مدیریت پروژه وارد میکنید، برای شما برنامه پروژه را ایجاد میکند و دست شما را برای کنار آمدن با مدیریت یک پروژه موفق باز میگذارد.
