بین مداخله در لیست وظایفی که تیم شما باید انجام دهد و اینکه میزان کار برای همه برابر و عادلانه باشد، تعادل خوبی وجود دارد. یکی از مهمترین بخش‌های کار یک مدیر، درست کردن آن تعادل است. تیم‌های پروژه به شما نگاه می‌کنند تا برای آن‌ها مشخص کنید چه کارهایی را باید در چه زمانی انجام دهند. اما آن‌ها نمی‌خواهند که شما برای هر وظیفه که به انجام می‌رسانند و تیک می‌زنند بالای سرشان باشید. برنامه‌ریزی بار کار راهی برای حفظ کار تیم ضمن نظارت بر پیشرفت آن‌ها در طی پروژه است. برنامه‌ریزی بار کار، چارچوبی از اینکه چه وظایفی باید به انجام برسند، کدام‌یک از اعضای تیم باید روی آن وظایف کار کنند و سپس مقایسه بار کار واقعی با تخمینی که تا این نقطه از چرخه عمر پروژه زده شده است، فراهم می‌کند.
همچنین یک روش ساده 5 مرحله‌ای برای اطمینان از صحت و ماندگاری تیم شما در برنامه بار کاری وجود دارد، رویکردی که مدیریت بارکاری تیم را برای شما بدون اینکه در حال مدیریت میکرو (خرد) به نظر برسید، آسان می‌کند.
اما اول اجازه دهید کمی عمیق‌تر به برنامه‌ریزی بارکاری بپردازیم.
برنامه‌ریزی بار کار
برنامه‌ریزی بار کار راهی برای مشغول و پربار نگه داشتنِ تیم شما است. این یک روش استراتژیک برای توزیع کار در تیم است. این باعث افزایش کارایی می‌شود. برنامه‌ریزی بار کار فقط در مورد انجام کار نیست، بلکه کاهش استرس تیم، فرسودگی و خطاها است.
برای یک برنامه بارکاری، ابتدا باید از منابع و اولویت‌های تجاری خود استفاده کنید تا تیم‌ها را به نیازها نگاشت کنید. شما باید یک نرم‌افزار مدیریت منابع داشته باشید که میزان و ساعات کار تیم را مشخص می‌کند، سپس کارهایی را که انجام می‌شود تجزیه و تحلیل کنید و از این داده‌ها برای برنامه‌ریزی برای آینده به‌منظور بهینه‌سازی کارایی و تعادل بار کار در کل تیم خود استفاده کنید.
طرح بارکاری روی سنگ تراشیده نشده است که نتوان آن را تغییر داد و با پیشرفت پروژه و تغییر، باید دائماً مورد بازبینی و تجدیدنظر قرار گیرد. بنابراین باید فعالانه بار کار را در حین اجرای پروژه مدیریت کنید، که ما را به روند پنج مرحله‌ای بعدی سوق می‌دهد:
1- بار کار فعلی تیم خود را مرور کنید
اگر از ابتدا شروع می‌کنید، باید با مرور آنچه در حال حاضر جریان دارد شروع کنید. شاید این کار توسط کسی در تیم آغازشده باشد که آن شخص گفته باشد کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد یا شاید یک مدیر تیم دیگر با شما تماس گرفته است تا بگوید بچه‌های شما در صدر کار خود قرار ندارند و برای وظیفه‌ای که از طرف او به آن‌ها محول شده بود، مهلت زمانی را ازدست‌داده‌اند.
به یاد داشته باشید شما فقط می‌توانید آنچه را که می‌دانید مدیریت کنید. در یک ساختار ماتریسی شما ممکن است افرادی را داشته باشید که تنها برای بخشی از هفته خود برای کار روی وظایفی که شما به آن‌ها داده‌اید، در دسترس باشند، بنابراین حتماً در مورد آن شفاف‌سازی کنید. این روزها “چه کسی در تیم من است؟” قطعاً یک سؤال احمقانه نیست.
سریع‌ترین راه برای یافتن استفاده از گزارش‌های مدیریت منابع از سیستم مدیریت پروژه است تا به شما نشان دهد چه کسی روی چه وظایفی کار می‌کند. در سایت ProjectManager.com آن را در برگه Workload مشاهده خواهید کرد.
سایت ProjectManager.com دارای ابزارهای بارکاری و مدیریت منابع است. این ابزارها به شما امکان می‌دهد تا ساعات کار اختصاص داده شده به هر یک از اعضای تیم را ببینید. اگر عضو تیم تعداد ساعات خوبی داشته باشد، جعبه سبزرنگ است. اگر آن‌ها به پایان رسیده باشند یا اختصاص یافته باشند، جعبه نارنجی رنگ است. در همان نمای مشابه، می‌توانید روی جعبه کلیک کرده و بلافاصله وظایف را برای تنظیم بارکاری، مجدداً تنظیم کنید. این تنظیم به طور خودکار در هر برنامه پروژه روی نمودار گانت یا جاهای دیگر منعکس می‌شود.
2- شناسایی کارمندانی که وظایفی بیش از حد مجاز به آن‌ها اختصاص یافته است
به دنبال افرادی در تیم باشید که وظایفی بیش از حد مجاز به آن‌ها اختصاص داده شده است. این بدان معنی است که به آن‌ها کارهایی بیش از زمانی که واقعاً در دسترس آن‌ها باشد اختصاص داده شده است. یک قانون خوب این است که افراد 80% از وقت خود را به کارهای بخصوص اختصاص دهند. 20% باقی‌مانده برای پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، شرکت در جلسات تیم، سروکله زدن با مشتری که مشکل اورژانسی دارد و به همین ترتیب.
20% باید در طول هفته پخش شود. بهتر است وقت مردم را با 6 ساعت در روز پر کنید تا اینکه هر جمعه به آن‌ها چیزهایی که نتوانستند در ابتدای هفته انجام بدهند، بدهید.
