روش‌های خلاقانه برای حفظ انگیزه و تمرکز تیمِ کار از راه دور
کار از راه دور در دنیای مدرن، با استفاده از تکنولوژی دیجیتال که اعضای تیم را قادر می‌سازد از مکان‌ها و محدوده‌های زمانی مختلف باهم بر روی یک پروژه کار کنند، نرمال و عادی شده است. به همراه کار از راه دور چالش‌های دنیای مدرن (مانند باانگیزه و متمرکز نگه‌داشتن اعضای تیم، به‌ویژه هنگامیکه آن‌ها احتمالاً هرگز شخصاً باهم ملاقات نکرده‌اند) هم وجود دارند. درحالیکه فناوری، عناصر و ابزار کاربردیِ ارتباط و همکاری از راه دور را فراهم می‌سازد، سازمان‌ها چگونه ارزش‌های شرکت را حفظ میکنند و حس واقعی همبستگی و روحیه تیمی را باوجوداین تفاوت‌های جغرافیایی افزایش میدهند؟
Juliet Atkinson مربی اجرایی و بنیان‌گذار ارتباط مربیگری میگوید: “رهبران تیم مجازی باید قادر به برقراری یک دید روشن، ایجاد یک حس مشترک از طریق ساخت یک فضای امن و ساخت روابط قابل‌اعتماد با اعضای تیم باشند.” آن‌ها همچنین باید بتوانند از فناوری و رسانه‌های اجتماعی به‌طور مؤثری استفاده کنند و مدل‌سازی نقش‌ها برای چگونگی انجام این کار، به تیم کمک خواهد کرد و مانند همه تیم‌ها برای اعضای تیم مهم است که ارزشمند شمرده شوند، دیده شوند و قدردانی شوند.
زمانی که نیاز به همکاری روی یک پروژه از مکان‌های مختلف در جهان باشد، انتخاب‌های متعددی برای ابزارها و پلتفرم‌های ارتباطی وجود دارد، اما کدامیک همان حس تعامل رابین انسان‌ها را ایجاد میکند تا شانس خروجی یک پروژه موفق را افزایش دهند؟
برخی سازمان‌ها پیام‌رسان‌های فوری و چتی پیداکرده‌اند که محدوده زمانی بهتری نسبت به ویدئوکنفرانس دارد- لازم نیست مردم برای ارتباط مؤثر آنلاین باشند و برخی از این پیام‌رسان‌های محل کار ارتباط بین همکاران از راه دور را افزایش میدهند و حتی در فرآیند همکاری از راه دور حس نشاط ایجاد میکنند. گروه Hoxby که در سال ۲۰۱۵ تأسیس‌شده، شامل یک گروه ۴۵۰ نفری از ۲۹ کشور است که به شکل دورکاری باهم همکاری میکنند و متخصص حوزه‌های بازاریابی و طراحی هستند. این اجتماعِ به‌شدت پراکنده از تکنولوژی Slack برای طرح ایده‌های جدید، بحث در مورد موضوعات موردعلاقه، تقویت ارزش‌های شرکت و حمایت از اعضای دیگر تیم استفاده میکند درحالیکه پروژه‌ها از طریق Google Suit تحویل داده می‌شوند.
مدیر اجرایی شرکت Alex Hirst میگوید:” ما قوانینی برای اطمینان از سطح میدان دید در ارتباطات و یک‌زبان مشترک برای همه کارکنان Hoxbie وضع کرده‌ایم.” و ادامه میدهد ” به‌عنوان‌مثال ما هرگز به یکدیگر ایمیل نمی‌فرستیم و همیشه از نرم‌افزار G Meet برای تماس‌های ویدئویی استفاده می‌کنیم. این موضوع اساس ارتباطات مؤثر بین ما را تشکیل میدهد.”
Hisrt و شریکش Lizzie Penny، یک ویدئوی دودقیقه‌ای به نام “Freestyle Workstyle” تولید میکنند که همه کارمندان را با آخرین اخبار و ایده‌ها آشنا میکند و همچنین یک انجمن برای پاسخ دادن به هرگونه سؤال فراهم میکند. Hirst میگوید:” این ویدئو بسیار بانشاط و شفاف و قابل‌اعتماد است. تمام نکات کلیدی که برای سرگرم کردن یک نیروی کاری دور کار لازم است را در بردارد” ” با ضبط ویدئوها از طریق نرم‌افزار ویدئوکنفرانس Zoom میتوانیم مکالمات را باکسانی که در محدوده‌های زمانی دیگری هستند و نمی‌توانند ضمن رعایت الگوهای مشخص کاری پاسخ دهند، به اشتراک‌گذاریم.”
کار کردن از راه دور بر روی یک پروژه مستلزم این است که اعضای تیم دقیقاً بدانند چه می‌خواهند و چه کس مسئول چه چیزی است. شرکت Onyx ، یک شرکت مشاوره کوچک کسب‌وکار است که در جنوب شرقی انگلستان مستقر است، اما اعضای جدید آن از ایالات‌متحده و آلمان به تیم پیوسته‌اند. کلید دستیابی به این هدف در استخدام دقیق است.
مدیرعامل این شرکت Anne Cantelo میگوید:” واضح است که ما به افرادی نیاز داریم که خودشان کار را شروع کنند، اما باید طبیعت حمایت‌کننده هم داشته باشند. ما اهداف و مسئولیت‌های مشخصی را برای همه ازجمله خودم مشخص می‌کنیم. این موضوع نقش هر شخص و وابستگی متقابل تیم را روشن و شفاف میکند که خودش باعث ایجاد انگیزه خواهد شد.”
اگرچه تیم‌هایی که از راه دور بر روی یک پروژه کار میکنند، زمانی که اطلاعات آن‌طور که باید میان اعضای تیم پخش نشود، میتوانند وارد چالش دانش متقابل شوند. برخی از شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه موجب دسترسی ساده‌تر به اطلاعات شده و هرگونه خلأ اطلاعاتی را شناسایی میکنند.
Cantelo میگوید ” بسیاری از کارهای ما مستلزم برنامه‌ریزی دقیقِ درازمدت است. در یک سطح عملی ما باید مطمئن شویم که تمام فایل‌های آنلاین سازگار هستند و یک گزارش پروژه زنده و آنلاین را در هر مشتری نگهداری می‌کنیم که هرکسی میتواند به آن نگاهی بیندازد و در صورت لزوم و زمانی که کسی در دسترس نباشد آن مسئولیت را بر عهده بگیرد.”
سامانه‌های تشخیص و پاداش برای انگیزه تیم و صرف‌نظر از جایی که اعضا مستقر هستند، حیاتی است و میتواند شامل رقابت‌های تیمی تا جوایز فریبنده و ایمیل‌های ماهانه برای تشخیص افرادی که به هدف رسیده‌اند، شود.
شرکت Global staffing company Worldwide101 دارای دو دفتر مرکزی، یکی در انگلستان و یکی در ایالات‌متحده است و یک گروه شامل ۱۵۰ عضو در اروپا و ایالات‌متحده و کانادا دارد که اکثریت آن در ایالات‌متحده هستند. یافتن راه‌های نوآورانه برای حفظ افرادی که در پروژه هستند، اولویت اصلی است.
استراتژی آن‌ها شامل انتشار هر دو ماه خبرنامه است. The Loop برای اعلامیه‌های شرکت، جشن‌ها و استقبال از اعضای جدید تیم است که هرماه به یکی از اعضای تیم پرداخته وزندگی آن شخص خارج از کار، خانواده او و تفریحات و … را بررسی میکند.
مدیر بازاریابی این شرکت Audry Fairbrother میگوید:” ما برای اعضایی که در خبرنامه موردبررسی قرار می‌گیرند Pugsy (شیء ای که شانس میآورد) را می‌فرستیم تا با آن محل زندگی خودشان را به ما نشان دهند و با Pugsy در مکان‌های معروف شهر عکس بگیرند و … و بقیه اعضای تیم باید مکان آن فرد را حدس بزنند و حدس‌های درست وارد قرعه‌کشی می‌شوند. این موضوع ابزار فیزیکی ارتباط و وابستگی ما است.”
شرکت همچنین میان اعضایی که موکلان خود را حفظ کنند به شکل سالانه قرعه‌کشی برگزار میکند.
این افراد، با داشتن استراتژی و ابزار تکنیکی مناسب میتوانند دقیقاً به‌اندازه اشخاصی که در تیم حضور فیزیکی دارند، باانگیزه و مشغول باشند. اگرچه ارزش تعاملات رودررو نباید دست‌کم گرفته شود، و طبق گفته‌های Juliet Atkinson، در حالت ایده‌آل اعضای تیم حداقل یک‌بار در سال باید جلسه داشته باشند.
” جلسات شخصی باعث ایجاد انگیزه می‌شوند چراکه اعضای تیم این جلسات را نشانه ارزیابی و تحقیق کارایی شخصی می‌دانند.” او ادامه میدهد” و این برای تیم فرصتی است که اعضای آن بتوانند زمان کافی در کنار هم داشته باشند و ارتباط خود را بسازند. ملاقات رودررو با افراد، برداشت ما از آن‌ها را تغییر میدهد. “
تیم چهار نفره¬ای در بخش مشاوره و نگهداری کتاب بریتانیا قرار دارد، اما اکنون کتاب‌ها در حال انتقال برای کار از راه دور هستند، اما بنیان‌گذار شرکت Zoe Whitman تصمیم به تعاملات رودررو برای سازمان‌دهی روزهای تیم گرفته است.
او میگوید:” ملاقات روبرو به ما فرصت صحبت در مورد مشکلات عملیاتی، استراتژی تجاری برای ماه‌های آتی و ارزش‌هایمان را میدهد.” او ادامه میدهد:” همانند پوشش دادن اهداف کسب‌وکار، روز تیمی راه مناسبی برای همه است تا یکدیگر را طبق یک ظرفیت اجتماعی بشناسند، که برای روحیه هم خوب است.”
” من برای سازمان‌های بزرگی کارکرده‌ام که سطوح مختلفی از موفقیت را با استفاده از تکنولوژی برای متصل نگه‌داشتن تیم داشته‌اند، اما جمع شدن هرچند وقت یک‌بار، روابط شخصی را که برای تیم بسیار مهم است، تقویت میکند.”
