یکی از بزرگترین چالشهای مدیریتی دانستن زمانی است که پروژه از نقطهای عبور کرده که دیگر امکان تکمیل آن وجود ندارد. عوامل خاتمه دادن به یک پروژه متفاوت است: پیچیدگی پروژه، منابع محدود برای کارمندان، انتظارات غیرواقع از پروژه، یک برنامه (طرح) پروژه خام و سادهانگارانه، از دست دادن سرمایهگذاران کلیدی، اولویتهای بالاتر در جای دیگر یا برخی عناصر بهجز این، اما احتمالاً ترکیبی از برخی یا بسیاری از این موارد باشد. برای مثال، شرکتی با چندین سایت ممکن است تصمیم به جابجایی از محیط پشتیبان گیری با نوار ضبطصوت – که گران است و عملیات توزیع زمانبری دارد و متمایل به خطا و اشتباه است – به یک راهکار فضای ذخیرهسازی و پشتیبان گیری ابری که توسط یک فروشنده شخص ثالث ارائه میشود بگیرد.
از نیمهراه اجرای آن مشخص میشود که روند تهیه نسخه پشتیبان، پهنای باند بیشتری ازآنچه مورد انتظار بود مصرف خواهد کرد و زمان زیادی برای تکمیل پشتیبان گیری از سرورهای دارای سطح ذخیرهسازی سنگین خواهد برد و در طولانیمدت هزینه بیشتری نسبت به نوار صوتی خواهد داشت که میتوان آن را برای مدیریتی ارزانتر، سادهتر و کاراتر پالایش کرد. واضح است که این لحظه مصداق ضربالمثل “ثبت از سرسوزن میآید” است که یعنی حقیقت تلخ را باید پذیرفت. گرفتاری در افکار اینکه سرمایهام از دست رفت آسان است. در شرایطی که ما زمان، سعی و تلاش و اعتبار خودمان را برای پروژهای گذاشتهایم که ممکن است شکست بخورد، غم از دست دادن سرمایههای موجود میتواند بار سنگینی روی دوش باشد. بااینحال مهم است که نگاهی عمیق داشته باشیم و موضوع مهمتر را ببینیم.
Genpact در سال ۲۰۱۶ در گزارشی با عنوان استفاده از کارهای دیجیتال برای تکیهبر روش دیجیتال گفت: “تحقیقات ما نشان میدهد که اگر راهبردهای صحیح اتخاذ نشود تقریباً ۴۰۰ میلیارد دلار در سال میتواند صرف ابتکارات عملی شود (روشهای نوآورانه) که بازگشت سرمایه ناکافی به دنبال خواهد داشت. علاوه این اشتباهات میتواند تأخیرهای خطرناکِ استراتژیک در اتخاذ راهکارهای دیجیتال و مدلهای عملیاتی داشته باشد و این میتواند به فرصتهای قابلتوجه ازدسترفته منجر شود. نگرانکنندهتر این واقعیت است که طبق این گزارش بهطور متوسط تنها ۳۳% از پروژههای مهم فناوری اطلاعات از سال ۲۰۰۰ موفقیتآمیز بوده است. بدتر آن است که این رقم برای پروژههای به ارزش بزرگتر از ۳ میلیون دلار آمریکا کمتر از ۲۰% است. واضح است که یک استراتژی مطبوع برای پروژههایی که باید کنسل شوند موردنیاز است. در اینجا ۱۰ راهکار برای کنسل کردن پروژه آورده شده است.
۱- از سهامداران پروژه دعوت کنید و در مورد شرایط به توافق برسید
قبل از کنسل کردن یک پروژه غیرقابل اجرا، اطمینان حاصل کنید که ذینفعان از تصمیم و دلایل پشت آن باخبر باشند. همه افراد درگیر باید در مورد چگونگی و زمان پایان پروژه قبل از اعلام آن به بقیه شرکت یا مدیریت به توافق برسند. همه افراد درگیر در پروژه نباید با خاتمه آن تعجب کنند. در صورت امکان تصمیم را به شکل جمعی اعلام کنید تا هیچ شخص یا نهادی مقصر شناختهنشده و مورد سرزنش قرار نگیرد.
۲- در حوزه احتمالات کارکنید
طعنهآمیز این است که کنسل کردن پروژه اگر غیرقابل انجام باشد آسان است. دلایل استراتژیکی که چرا ادامه پروژه ممکن نیست، برشمرید-یا مفاهیم تکنولوژیکی پشت پروژه کارایی ندارند، محدودیتهای امنیتی، هزینهها، الزامات بسیار گران یا برخی دیگر از عوامل که این پروژه را غیرقابل دستیابی میکنند. بااینحال، اینجا بااحتیاط گام بردارید چراکه اگر شلختهوار کار را انجام دهید، مؤسسان پروژه برای ندانستن موارد غیرممکن، قبل از راهاندازی پروژه بر اساس آن، برنامهریزانی ضعیف به نظر میآیند.
۳- بین مواردی که در کنترل شماست و خارج از کنترل شماست ارتباط برقرار کنید
اگر شرایط در طول دوره اولیه پروژه تغییر یافت و آن را غیرممکن ساخت (مثلاً یک فروشنده اصلی از تجارت خارج شد، یا مثلاً تخفیفی که به نظر مناسب میآمد به ضرر تبدیل شد و هزینهها را افزایش داد) حتماً این اطلاعات را در اعلامیه کنسل کردن پروژه اعلام کنید. به همین ترتیب اگر پروژه نیاز به فسخ دارد زیرا درحالحاضر کارکنان فاقد دانش کافی هستند، نسبت به این موضوع پیشقدم و صادق باشید. اما درنهایت ببینید میتوانید موقعیت را برای بررسی دوباره ادامه پروژه اصلاح کنید؟ اگر این وظیفه شماست که در آینده شرایط را تغییر دهد، تمام تلاش خود را برای این کار انجام دهید.
۴- روی کارهایی که میتوانید تأکید کنید نه کارهایی که نمیتوانید
هر پروژه محکومبه شکستی را نباید کاملاً در دره انداخت یا غرق کرد. آیا نوعی راهحل جایگزین وجود دارد؟ برای مثال بهجای کشتن ابتکار عمل در طرح توزیع تبلت برای کارکنان کار از راه دور به علت نگرانیهایی امنیتی / خسارت، آیا میتوانید گروهی از کارکنان جایگزین را که هنوز بشود همین خدمات را به آنها ارائه داد پیدا کنید؟ به دست آوردن برخی از مزایای پروژه اصلی بهجای هیچچیز، واضح است که ارجحیت دارد و میتواند مسیر بررسی دوباره کلیت پروژه در آینده را هموار کند.
۵- روی نیازها برای حمایت از کسبوکار تأکید کنید
هنگام لغو یک پروژه، همواره به این مفهوم با رویکردی از جنبه انجام کارهایی که میتواند بهترین ارزش را به کسبوکار بدهد نگاه کنید با هدر ندادن سرمایه یا منابع روی یک طرح ابتکاری و پرداخت دستمزدِ پایینتر از آن چیزی که انتظار دارید. هدف این است که روشن کنیم که شما ساده و راحت و به خاطر یک عامل پیچیدگی از کار شانه خالی نکردهاید. (کسی نمیخواهد غیر مشتاق برای رسیدن به اهدافش به نظر بیاید.) بلکه تصدیق کنیم مسیر را اشتباهی رفته بودید و حالا بهجای اول بازگشتهاید تا گزینه دیگری را امتحان کنید. وظیفه بخش IT همیشه این است که بهجای دنبال کردن اهداف خود یا تلاش برای نجات چهره، بهترین کار را برای شرکت انجام دهد.
