۳- گزارشهای هیئتمدیره / اجرایی
گزارشها باید متناسب با افرادی باشد که قصد خواندن آنها را دارند. بنابراین گزارشی که برای هیئتمدیره پروژه تهیه میکنید، در مقایسه با بهروزرسانی وضعیت هفتگی که به تیم پروژه شما و ذینفعان اصلی کسبوکار میرسد، جزئیات متفاوتی خواهد داشت.
برای گزارشهای هیئتمدیره، سطح بالایی را در نظر بگیرید. آنها میخواهند درباره مواردی که برایشان مهم است، مانند مسائلی که میتوانند به حل آنها کمک کنند، خلاصهای از وضعیت بودجه و اینکه آیا شما در مسیر رسیدن به نقاط عطف اصلی هستید یا خیر، بخوانند.
اطمینان حاصل کنید که گزارش هیئتمدیره شما به شکلی است که بهراحتی میتوانند آن را بخوانند. بهعنوانمثال، اگر مدیران شما همیشه در جاده هستند و از تلفنهای هوشمند خود برای بررسی نامههای الکترونیکی استفاده میکنند، گزارش خود را بهصورت صفحه گسترده پیچیدهای که بهدرستی نمایش داده نشود یا شامل اشکال گرافیکی بزرگی باشد که دانلودشان طول بکشد، تولید نکنید. اگر از طریق ایمیل یک گزارش ثابت ارسال میکنید، یک pdf بسازیدکه روی همه دستگاهها ارائه شود یا میتوانید برای اعضای هیئتمدیره یا رهبران ارشد مجوز دهید تا آنها بتوانند گزارشهای داشبورد را درزمان حرکت مشاهده کنند. ProjectManager.com دارای داشبوردهای Live است که همیشه دارای اطلاعات بهروز هستند.
۴- گزارش منابع
از کجا میدانید چه کسی چهکاری انجام میدهد؟ شما میتوانید کل طرح پروژه را بررسی کرده و تخصیص منابع را با دست انجام دهید. این کار وقت زیادی میبرد و ذهن شما را بیحس میکند. میتوانید از نرمافزار برنامهریزی مدیریت پروژه خود استفاده کنید تا همه کارها را برای شما انجام دهد. اکثر ابزارهای نرمافزاری، خواه یک نرمافزار مستقل نمودار Gantt باشند یا ابزارهای پروژه با امکانات کامل با برگههای زمانی یکپارچه، امکان ایجاد گزارش منابع را دارند.
گزارش منابع به شما نشان میدهد که کدامیک از اعضای تیم پروژه درکدام روز به کدام کار اختصاص دادهشده است. همچنین میتوان از آنها برای تعیین دقیق مشکلات تخصیص استفاده کرد، جایی که به یک عضو تیم بیش از یک کار اختصاص دادهشده باشد. بدیهی است که آنها نمیتوانند همزمان روی دو چیز کار کنند، بنابراین اگر این مشکلات را حل نکنید متوجه میشوید که برنامه پروژه شما از طرح کلی عقب مانده است. از گزارش منابع استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که با افراد دچار تعارض نشده باشید و درصورتلزوم آن کارها را مجدداً برنامهریزی کنید.
بخش اول مقاله را از لینک زیر بخوانید:
۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش اول)
۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش آخر)
