۷ نکته برای جلوگیری از سرریز هزینه پروژه‌ها (بخش اول)

هنگام مدیریت پروژه همیشه محدودیت سه‌گانه‌ای روی سر مدیر پروژه مانند شمشیر آویزان است. چیزی بیش از محدوده، برنامه و هزینه‌ها وجود دارد که می‌تواند در یک پروژه به وجود بیاید، اما اگر اتفاق بیفتد مشکل بزرگی است. درحالی‌که همه این محدودیت‌ها مهم هستند، بگذارید فعلاً فقط به یک موردتوجه کنیم: هزینه. جلوگیری از سرریز هزینه کلید بستن موفقیت‌آمیز یک پروژه است. کیفیت و طبق برنامه پیش رفتن، اگر پروژه افزایش هزینه داشته باشد، می‌تواند از بین برود. درحالی‌که همه این محدودیت‌ها مهم هستند، بگذارید فعلاً فقط به یک مورد توجه کنیم: هزینه. جلوگیری از افزایش بودجه برای بستن یک پروژه موفق مهم است. اگر پروژه با هزینه‌ای بیش از بودجه تحویل داده شود، کیفیت و حفظ یک جدول زمانی، می‌تواند ممکن نباشد. البته گفتن اینکه شما باید بودجه سفت و سختی را نگه دارید آسان است، اما پیشی گرفتن‌های هزینه در خیلی جاها می‌تواند اتفاق بیفتد. بنابراین درواقع پایین نگه‌داشتنِ هزینه‌ها، گاهی احساس بازیِ whack-a-mole را می‌دهد.

هزینه بیش‌ازحد  چیست؟

هزینه بیش‌ازحد افزایش سریع و ناگهانی هزینه نیست. این اصطلاح برای توصیف افزایش پیش‌بینی‌شده در هزینه بودجه استفاده می‌شود، مثلاً به دلیل تورم. هزینه بیش‌ازحد کمی متفاوت است. هزینه بیش‌ازحد با عناوین افزایش هزینه یا سرریز بودجه هم شناخته می‌شود. این‌یک هزینه غیرمنتظره است، به دلیل کمترین ارزیابی در حین بودجه‌بندی یا هر دلیل دیگری. سه نوع هزینه بیش‌ازحد وجود دارد:

۱- فنی

این به دلیل تخمین‌های بد یا عدم جمع‌آوری داده‌های کافی هنگام تدوین بودجه است.

۲- روان‌شناختی

این سرریزشدن‌ها باعث تمایل به خوش‌بینی، افزایش سریع تعهد و خزش محدوده  می‌شود.

۳- سیاسی – اقتصادی

این به دلیل سوءاستفاده استراتژیک در محدوده و بودجه است.

تعاریف هزینه بیش‌ازحد شامل موارد زیر است:

•  درصدی از کل هزینه

•  درصد کل شامل بودجه اصلی و بالاتر از آن، یا

•  درصدی از هزینه بیش‌ازحد در برابر بودجه اصلی

نحوه جلوگیری از هزینه بیش‌ازحد

هزینه بیش‌ازحد یا هر نوع هزینه‌ای که باعث می‌شود یک پروژه از بودجه توافق شده خارج شود، چیزی است که یک مدیر پروژه باید دائماً نسبت به آن هوشیار باشد. روش‌های مختلفی برای جلوگیری از بالا رفتن هزینه وجود دارد.

در اینجا هفت روش برتر برای جلوگیری از هزینه بیش‌ازحد در پروژه‌ها ارائه شده است:

۱- برنامه‌ریزی خیلی دقیق پروژه

بهترین راه برای متوقف کردنِ هزینه‌های بالاتر، برنامه‌ریزی در برابر آن قبل از اجرای پروژه است. برآوردهای شما هرچه دقیق‌تر و کامل‌تر باشد، احتمال اینکه در بودجه بمانید بیشتر است. ریسک‌هایی وجود دارد، اما می‌توان با یک برنامه جامع مدیریت ریسک، این موارد را در نظر گرفت. هنگام برنامه‌ریزی برای هر پروژه، باید با استفاده از داده‌های تاریخی، مصاحبه‌ها و تجربه، تمام سناریوهای ممکن را در نظر بگیرید. پس از تفصیل طرح، آن را توسط ذینفعان پروژه امضاء کنید تا همه ازنظر انتظارات درک مشترکی داشته باشند و در یک سطح باشند.