شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > ۸ قالب اکسلِ الزامی برای مدیریت پروژه (بخش آخر)

۸ قالب اکسلِ الزامی برای مدیریت پروژه (بخش آخر)

قالب اکسل

هنگامی‌که الگوی پروژه و ردیابی وظیفه خود را در یک سیستم نرم‌افزاری مدیریت پروژه ادغام کنید، سپس می‌توانید نمودارهای گانت را تولید کنید تا تصویری شفاف در مورد پروژه به دست آورید، همچنین این داده‌ها را در داشبورد قرار دهید تا پیشرفت‌ها را در زمان واقعی یادداشت کنید.

ثبت خطر

ریسک بخشی از مدیریت یک پروژه است. این کار شامل پیش‌بینیِ رخ دادن خطرات احتمالی است و سپس برای بازگشت پروژه در مسیر صحیح خود، پاسخی را فرموله سازی کنید. اینجاست که این قالب رایگان ردیابی ریسک اکسل وارد می‌شود. در مرحله اول به شما امکان می‌دهد تمام ریسک‌های احتمالی که فکر می‌کنید در طول پروژه ممکن است اتفاق بیفتد، لیست کنید. در مرحله بعد چگونگی تأثیرگذاری این ریسک‌ها را تعریف خواهید کرد. شما سطح ریسک را تعیین می‌کنید و آن را به یک مالک اختصاص می‌دهید یعنی کسی مسئول مراقبت از آن است. اکنون شما برنامه‌ای مشخص برای حل سریع آن ریسک دارید و نوشته‌ای (سندی) که می‌توان آن را به اشتراک گذاشت تا ریسک هرگز شانس خنثی کردن پروژه را نداشته باشد.

ردیاب مشکل

مسائل (مشکلات) یعنی چیزی در حال حاضر در پروژه شما در حال رخ دادن است. بنابراین شما وقتی این اتفاق می‌افتد چه‌کار می‌کنید؟ آن مسائل را ردیابی می‌کنید و آن‌ها را با کمک این قالب رایگانِ ردیابی حل می‌کنید. البته اولین مورد شناسایی این مسائل هنگام اتفاق افتادن است. این سندی است که در آن می‌توانید آن اطلاعات را جمع‌آوری کنید. قالب ردیابی مسئله با اطمینان یافتن از اینکه تمام مراحلِ مسیر، از شناسایی تا حل مسئله، مستند شده است به شما کمک می‌کند. البته شما به اشتراک‌گذاری قالب ردیابی مسئله را خواهید خواست و با این قالب رایگان اکسل می‌توانید اما فقط به‌عنوان یک نوشته (سند) ثابت و استاتیک. در نرم‌افزار مدیریت پروژه، جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری آن اطلاعات آسان بوده و بعلاوه می‌توان آن را در زمان واقعی ویرایش کرد.

ردیاب بودجه پروژه

یک پروژه می‌تواند یک طرح (برنامه) عالی داشته باشد، اما بدون پشتوانه مالی برای پرداخت هزینه آن، هیچ اتفاقی رخ نخواهد داد. به همین علت بودجه پروژه به همان اندازه که ممکن است خسته‌کننده باشد از مهم‌ترین مراحلِ قرار دادن پروژه در مسیر تکمیل موفقیت‌آمیز است. با استفاده از این قالب رایگان بودجه پروژه اکسل، زمانی که در ناحیه قرمز (وضعیت بد) باشید، می‌توانید به‌راحتی ببینید زیرا دارای کد رنگی است و این سند بیش از فقط یک نوشته که برای شروع پروژه بسیار هم است، است و همچنین راهی برای ردیابی بودجه در چرخه عمر پروژه است. این قالب ارزش تمام هزینه‌های شما را دارد. از موارد آسان مانند جمع‌آوری موارد و تلاش کمتر گرفته تا مواردی که از یک پروژه به پروژه دیگر منتقل می‌شوند. بودجه‌ها تخمین زده می‌شوند اما با این قالب رایگان، این اعداد دقیق‌تر خواهند بود.

ردیاب ورقه ساعت ثبت‌کار

اعضای تیم باید راهی برای پیگیری کار خود از طریق کارهایی که به آن‌ها محول شده است داشته باشند و یک جدول زمانی ساده می‌تواند راهی آسان برای نگه‌داشتن آن‌ها در جدول زمانی فراهم آورد بعلاوه اطلاعات لازم را در اختیار شما می‌گذارد تا بدانید اعضای تیم در به انجام رساندنِ وظایفشان کجا قرار دارند. جدول زمانی رایگان اکسل می‌تواند هزینه را در هر ساعت محاسبه کند و شامل ستون‌های تعطیلات و اضافه‌کاری می‌شود تا زمان صرف شده و خاموش پروژه را یادداشت کنید. اما جدول‌های زمانی پروژه برای تعدادی از اهداف مختلف مفید هستند، بنابراین این‌یک ابزار مفید است. وقتی صفحه‌های زمانی را با نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین مدیریت می‌کنید یعنی به‌اصطلاح لاستیک به جاده برخورد می‌کند. شما می‌توانید ستون‌ها را فیلتر کرده و گزارش‌ها را سفارشی‌سازی کنید و به‌راحتی در یک ایمیل پرونده‌ها را به‌صورت PDF، Excel یا CSV به اشتراک بگذارید. به‌علاوه تیم شما می‌تواند برگه‌های زمانی را بر اساس وظایف واقعی در سیستم ارسال کند و هنگام انجام این کار از طریق ایمیل به شما هشدار داده می‌شود.

داشبورد PM

داشبورد پروژه همان چیزی است که شما را در سراسر چرخه عمر پروژه روی صندلی راننده نگه می‌دارد. داشبورد پروژه این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا پروژه را رصد کرده و وضعیت کار، بودجه و موارد دیگر را در یک مکان ردیابی کنید. با استفاده از این داشبورد رایگانِ مدیریت پروژه می‌توانید گراف‌ها و نمودارهایی ایجاد کنید که نسبت به تسکی که دارید و مدیریت ِ بارِ کاری، نگاهی بصری و قابل‌هضم به شما بدهد. این‌یک روش مطمئن برای ماندن در بالای یک پروژه است و می‌دانید که کجاها باید به جزییات بپردازید. هنگام استفاده از نرم‌افزار مدیریت آنلاین پروژه می‌توانید انرژی بیشتری به داشبورد PM خود اضافه کنید. به‌این‌ترتیب زمانی که اعضای تیم در حال به‌روزرسانی وضعیت کارها هستند، داشبوردی با داده‌های زمان واقعی جمع می‌شوند. این موجب می‌شود تا از این داشبورد بیش‌تر از داشبورد واقعی ماشین خود لذت ببرید و به همان اندازه کارآمد باشید تا بتوانید از نقطه A به نقطه B برسید. با این روش شما همیشه می‌دانید که کجا ایستاده‌اید.

پاسخ دهید

بالا