مدیریت هزینه‌های پنهان پروژه برای ROI ِ بهتر
مهم‌ترین بحثی که دربارۀ برون‌سپاری انجام می‌شود صرفه‌جویی هزینه است. درواقع هنگام مواجهه با یک جوِ اقتصادی ناپایدار، اعداد و ارقام برای تصمیم دربارۀ پروژه‌های آی‌تی و فرایندهای تجاری جداً تعیین‌کننده هستند. هرچند مقرون‌به‌صرفگی عامل اصلی تصمیم‌گیری برای برون‌سپاری است، انتخاب خدمات و کار کم‌هزینه‌تر تنها اقدام ممکن برای موفقیت مالی یک پروژه نیست. درواقع تخصص صنعتی فروشندگانی که موجب موفقیت در سرمایه‌گذاری در ارتباطات، هم‌پوشانی محدوده‌های زمانی و سیروسفر است، موجب مزایای طولانی‌مدت خواهد شد.
دکتر جان سالیون، کارشناس مدیریت منابع انسانی، معیارهایی را پیشنهاد می‌کند که باید دقیقاً بعد از گزینش فروشنده شناسایی شوند. یک محیط رقابتی کسب‌وکار معمولاً نیازمند بازگشت بیشتر سرمایه است و هیچ‌چیز به‌اندازۀ ROI ِ بالا انگیزانندۀ مدیران ارشد مالی (CFO) برای برون‌سپاری نیست. هرچقدر هم که پروژه‌ها نرخ بازگشت سرمایۀ بالایی داشته باشند، جنبه‌هایی مثل کنترل کیفیت و زنجیرۀ تأمین همواره مبهم باقی می‌مانند. برای سنجش مناسب و کنترل معیارهای سنجش (متریک‌های) یک پروژه، هنگام ممیزی بازگشت سرمایه، به ملاحظات معینی خارج از محدودۀ گزارش‌های معمولی نیاز است. مطمئناً یک مدیر پروژه می‌تواند اعداد ساعات بهره‌وری، سرشماری و کیفیت را تعیین کند، اما چگونه باید یک عامل هزینۀ مخفی مثل آموزش، ارتباطات یا تغییرات پروژه را در میان دیگر عوامل محسوب کرد؟
از شروع پروژه تا پایان آن، انتظاراتتان را با مشتری مشخص کنید
خریداران شما ازلحاظ فیزیکی از مدیرانتان جدا هستند و نمی‌توان به‌آسانی به میزان مسئولیت‌پذیری آن‌ها عددی داد. بااین‌همه با مشارکت دادن آن‌ها در تعیین انتظارات می‌توانید آن‌ها را در دستیابی به ROIهای هدف خود شریک کنید. با فروشندگان طوری برخورد کنید که مشاورشان هستید نه فقط تأمین‌کنندۀ خدماتی که یا دربارۀ کسری کارکنان داخلی شکایت می‌کند و یا هزینه‌هایی عملیاتی کمتری می‌خواهد. فروشندگانی که در پروژه‌های متعددی بوده‌اند می‌توانند اهداف مالی و عملیاتی را در یک کیفیت قابل‌قبول تنظیم کنند.
آموزش‌ها را سرمایه‌گذاری در اهداف معین خود بدانید
بهترین اقدام برای پیشرفت، متریک‌ها یا معیارهای سنجش هستند. بنابراین تمام تلاش‌هایی که قبل یا در آغاز پروژه انجام می‌شود باید فوراً درنظر گرفته شوند. به‌طورمثال آموزش باید نتیجۀ دانش عملی روش‌ها، ابزار و فرایندها باشد؛ این دانش عملی بایست موجب بهود کیفیت شود، که نتیجۀ آن زمان کمتر برای دوباره‌کاری و زمان سریع‌تر عرضه به بازار است.
برای انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری (Scalability) جا بگذارید
به‌روزرسانی‌ها و درخواست‌های احتمالی را تشریح کنید زیرا در نیازمندی‌ها لحاظ نشده‌اند اما ممکن است طی انجام پروژه نمایان شوند؛ فروشنده خود را از این احتمالات مطلع نگه دارید. از این نظر، منطقی است که در زمان فاز تلاش برای پروژه، توانایی تأمین‌کنندۀ خود برای فراهم کردن نیازهای درحال‌رشدتان و نوعی از خدمات که ممکن است در محدودۀ توافق باشد یا نباشد بررسی کنید. بهترین تأمین‌کننده‌های خدمات آی‌تی ارزش‌های تجاری مانند انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری را از دو سوی میز مذاکره مشاهده می‌کنند. دو طرف باید در تغییرات احتمالی در محاسبات نهایی ROI درنظر گرفته شوند.
قراردادها و موافقت‌نامۀ سطح خدمات (SLA) را به وضوح و دقت منعقد کنید
توافق‌نامه‌ها و قراردادها را آن‌قدر شفاف و دقیق بنویسید که مدیران هر دو طرفِ برون‌سپاری بتوانند آن را بفهمند و پیاده‌سازی کنند. به‌خصوص انتظارات مالی ،خروجی‌های کیفی، و زمان پروژه از چشم‌انداز هدف نهایی و زمان‌بندی، و همین‌طور هم‌پوشانی و نمودار آموزش در ابتدای پروژه برای تعیین انتظارات را به‌وضوح مشخص کنید. به‌این‌ترتیب می‌توان بودجه‌ها را طبق نیازهای پروژه تنظیم کرد و به نرخ بازگشت سرمایۀ موردانتظار دست یافت.
