نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال

مرحله 6: مرتباً مرور کنید

ایجاد جدول زمانی کامل برای بار اول غیرممکن است. برنامه شما با تحویل پروژه تغییر خواهد کرد. خصوصاً اگر در محدوده پروژه تغییراتی ایجاد کنید. حداقل یک‌بار در ماه یک بررسی رسمی داشته باشید، اگرچه احتمالاً خیلی بیشتر از آن برنامه‌های خود را بررسی کرده و تغییر می‌دهید.

نکته آخر این است که اطمینان حاصل کنید تمام ذینفعان و تیم پروژه می‌دانند که برنامه شما به‌احتمال‌زیاد تغییر خواهد کرد، بنابراین آن‌ها (اعضای تیم) انتظار نداشته باشند سندی که روز اول به آن‌ها داده‌شده، نسخه نهایی باشد. بااین‌حال شما باید تلاش کنید تا جدول زمانی به دقیق‌ترین شکل ممکن تنظیم شود و دانستن این‌که تغییرات احتمالاً وجود دارند هرگز بهانه‌ای برای انجام یک کار ضعیف در آغاز نیست.

برنامه مدیریت پروژه یک قطعه اساسی از مستندات برای مدیر پروژه و کل تیم است. این برنامه دقیقاً مشخص می‌کند که چه‌کاری و به چه ترتیبی و توسط چه کسی باید انجام شود و راهنمایی که تیم دنبال می‌کند تا پروژه را به انجام برساند. دانستن نحوه ایجاد یک جدول زمانی، مهارت اصلی برای هر مدیر پروژه است، بنابراین امیدواریم که این راهنمای شش مرحله‌ای به شما در ساخت جدول زمانی مناسب برای پروژه بعدی خود کمک کند.

مثال جدول زمانی پروژه

بیایید برای مثال بیشتر به یک نمونه جدول زمانی نگاهی بیندازیم. برای واضح نگه داشتن مسائل، ما آن را به یک پروژه بسیار ساده، مانند برگزاری یک مهمانی شام تبدیل خواهیم کرد. البته اولین قدم، لیست کردن وظایف است. این شامل تصمیم‌گیری در مورد ساخت، تهیه مواد اولیه، آماده‌سازی مواد اولیه، پخت‌وپز، خوردن و تمییز کردن است. شما باید لیستی از مهمانان داشته باشید و باید به‌موقع آن‌ها را دعوت کنید تا بتوانند [1]RSVP انجام دهند.

مرحله دوم ترتیب کارها است. بیایید خودمان را برای چند هفته به برنامه‌ریزی و اجرای پروژه اختصاص دهیم. برای اینکه برنامه قابل‌فهم و تنظیم باشد، بیایید وظایف را به نمودار گانت خودمان بیفزاییم.

اکنون با استفاده از وظایف گانت می‌توانیم مایلستون‌ها را با هم جمع کنیم. RSVP را دعوت و دریافت کنیم، منوی خود را برنامه‌ریزی کنیم و غیره. سپس مایلستون‌ها را اضافه می‌کنیم، مانند ارسال دعوت‌نامه، برنامه‌ریزی منو، پخت‌وپز و تمییز کردن که می‌توانیم به نمونه جدول زمانی که به شکل‌های الماس است اضافه کنیم.

سپس مدت‌زمان هر وظیفه را تعیین می‌کنیم. ما به خودمان فرصتی می‌دهیم تا لیست مهمانان را پیدا کنیم، آن‌ها را RSVP کنیم، سپس سراغ منو می‌رویم. خرید روز قبل انجام می‌شود درحالی‌که پخت‌وپز و خوردن غذا در روز مهمانی اتفاق می‌افتد. ما به شما اجازه می‌دهیم چند روز صبر کنید، زیرا این یک مهمانی واقعاً خوب خواهد بود و قبل از شروع به استراحت نیاز خواهید داشت.

تکلیف در این پروژه آسان است، همه وظایف روی دوش میزبان است. البته میزبان می‌تواند گروهی از افراد باشند که در این صورت وظایف بین این گروه به اشتراک گذاشته خواهد شد. اما در جهت اهداف ما، ما آن منابع را در این مثال جدول زمانی پروژه به یک شخص اختصاص می‌دهیم.

با تغییرات تطبیق پیدا کنید

اکنون این اصول اولیه است، اما احتمالاً چیزها تغییر خواهند کرد. ممکن است در آن روزی که برای مهمانی انتخاب کردید، افراد در دسترس نباشند. غذای موردنظر شما ممکن است به دلایلی در دسترس نباشد. شاید یک اتفاق هواشناسی به وجود بیاید که همه را خانه‌نشین کند. به همین دلیل بررسی و ویرایش مهم است، که این کار را می‌توان با کشیدن و رها کردن[2] تاریخ‌های شروع و پایان در گانت به‌راحتی انجام داد.

نمودار آنلاین گانت زمان‌بندی مهمانی و حتی به اشتراک‌گذاری آن را ساده می‌کند. به‌عنوان‌مثال شما می‌توانید تمام دوستانتان را در گانت ارزیابی کنید و وظایفی را به آن‌ها اختصاص دهید. از آوردن نوشیدنی گرفته تا خرد کردن سبزی‌ها و تمییز کردن بعد از مهمانی. این نسبتاً یک کار ساده است، اما شما می‌توانید مهمانی شام خود را همان‌طور که می‌خواهید با یک نمودار گانت بلندپروازانه طراحی کنید.

بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:

نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش اول)

نحوه ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه با مثال (بخش دوم)

[1] عبارت فرانسوی به معنی این‌که لطفاً پاسخ دهید

[2] Drag & Drop