همه معیارهای تعیین‌کننده موفقیت PMO را می‌فهمند. پروژهها به‌موقع، در بودجه و در محدوده‌ای که در خلاصه پروژه بیان‌شده تحویل می‌شوند.
ذینفعان امروزی به ازای سرمایه‌گذاری PMO خود خیلی بیشتر از موارد اولیه و پایه‌ای می‌خواهند. آنها می‌خواهند بدانند PMO هایشان در حال ارائه محصولات باکیفیت، رضایت مشتری، توزیع منابع، بازده مالی و بهینه‌سازی داخلی هستند. به‌طور خلاصه آنها می‌خواهد بهترین خدمات ارائه شود. معیارهای زیر می‌توانند در تعیین اینکه PMO تجربه‌ای با عملکرد بالا ارائه داده یا فقط به خدمات اولیه اکتفا کرده کمک کند.
معیار اول: بهره‌وری عملیاتی
PMO با کارایی بالا استاد راندمان و بازده عملیاتی است – و نه‌فقط از طریق تحویل پروژه. PMO ای که با حداکثر توان و در اوج فعالیت می‌کند، باید تمامی پروژهها و نمونه‌کارها را متمرکز کند تا حداکثر دید و نظارت دقیق ایجاد شود. آنها خط لوله پروژه را مدیریت می‌کنند تا یک جریان مداوم از پروژه‌های در حال انجام و آماده را برای محدودیت‌های ناخالص در بهره‌وری ایجاد کند. آنها تغییرات ناگهانی را مدیریت می‌کنند، باعث می‌شوند تا آسیب‌های تحویل اشتباه گرفته نشوند و انتخاب‌های سختی برای کاهش ضرر انجام دهند تا بتوانند دارایی‌ها را به پروژهها و کارهای سودآور واگذار کرد. به‌طور خلاصه آنها فقط به‌عنوان لایه میانی بین ایده و شکل و ساختار ایده عمل می‌کنند، آنها محور موفقیت عملیاتی شما هستند.
معیار دوم: ارزش تجاری
PMO هایی با کارایی بالا می‌توانند ارزش خود را به روش‌هایی که مزایای بزرگی را برای جدول به ارمغان می‌آورد، برای ذینفعان تعیین کنند. در اینجا چند قسمت وجود دارد که یک PMO می‌تواند از موفقیت و پیشرفت سازمانی پشتیبانی کند:
بهبود رضایت مشتری: PMO به‌سختی کار می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند ” به وعده‌ها عمل می‌شود.” آنها همچنین از نوآوری پشتیبانی می‌کنند تا محصولات جدیدتر و بهتری را به بازار عرضه کنند. این واقعیت که آنها پروژهها را از زیاده‌روی در مصرف بودجه بازمی‌دارند هم ضرری ندارد.
افزایش بهره‌وری: PMO ها از طریق بهره‌وری عملیاتی این اطمینان را دارند که هیچ‌یک از اعضای تیم بیکار ننشسته و هیچ دارایی به هدر نرود. آنها همچنین چالش‌هایی را که باعث می‌شود کارمندان به علت فشار کار زیاد از کار روی‌گردان شوند، کاهش می‌دهند.
استفاده بهتر از منابع: PMO ها به‌سرعت برای رفع بحران منابع همان زمان که اتفاق می‌افتند، کار می‌کنند. از طرف دیگر آنها با تکیه‌بر پیش‌بینی آگاهانه و برنامه‌ریزی برای واگذاری منابع در مرحله برنامه‌ریزی، از ابتدا چالش‌ها را محدود می‌کنند.
صرفه‌جویی در هزینه / افزایش درآمد: درک این موضوع که حوزه‌های قبلی می‌توانند بر هزینه‌ها و درآمد تاثیر بگذارند، بسیار آسان است. افزایش رضایت مشتری، افزایش بهره‌وری به معنای ROI بیشتر و استفاده بهتر از منابع به معنای زمان، پول و دارایی است که هرگز به هدر نمی‌رود.
معیار سوم: ارتباطات
PMO هایی با کارایی بالا باید دارای دید بالا، دسترسی متمرکز به کلیه پروژهها، کلیه منابع و کلیه موارد تحویل دادنی باشند و قادر به تهیه گزارش از داده‌هایی باشند که به تصمیم‌گیرندگان درک به‌مراتب بهتری در مورد کارایی عملیاتی پروژه بدهد نه اینکه فقط نشان‌دهنده نرخ تکمیل پروژه باشد. فقط نمایش اعداد و ارقام کافی نیست، یک PMO باید به‌طور واضح و مختصر داده‌های معناداری را به اشتراک بگذارد که حداقل خشنودی از پروژه را بالا ببرد.
معیار چهارم: ادغام و یکپارچه‌سازی
یک PMO باید سازمان را از بالا به پایین و پایین به بالا پشتیبانی و حمایت کند. چگونه می‌فهمید که PMO شما یا موفقیت در سازمان ادغام‌شده و پلی بین ادارات، کارمندان و رهبران ایجاد کرده است. باید سؤالات زیر را بپرسید:
- آیا PMO اطلاعاتی به‌موقع و مرتبط را برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری فراهم می‌کند؟
- آیا PMO از پروژه‌های شما با منابع کافی پشتیبانی کرده است؟
- آیا PMO به‌موقع تغییر می‌کند؟
- آیا PMO برای تخصیص منابع، جدول زمانی و تحویل، پیش‌بینی‌های صحیحی انجام می‌دهد؟
- آیا PMO وقت، هزینه و منابع خود را پس‌انداز کرده است؟
- آیا PMO تصمیماتی می‌گیرد که مطابق با اهداف تجاری باشد؟
این‌ها فقط چند نمونه از سؤالاتی است که می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید آیا PMO شما از ادغام برای ایجاد ارزش تجاری به‌خوبی پشتیبانی کرده است یا خیر.
نتیجه‌گیری
PMO هایی با کارایی بالا از موفقیت سازمان پشتیبانی می‌کنند و بیش از آن چیزی که باید تحویل دهند بهره‌وری دارند. به‌طور خلاصه، PMO ای که معیارهای بهره‌وری عملیاتی، ارزش تجاری، ارتباطات و ادغام را برآورده می‌کند یا حتی از آن فراتر می‌رود چیزی به‌جز موارد اساسی نیست. اطمینان حاصل کنید که PMO شما در تمام زمینه‌های عملکرد سازمان، بهترین بازده را داشته باشد.
