شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > ۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش اول)

۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش اول)

آموزش مدیریت پروژه

 

 

گزارش‌نویسی 

کاری است که مدیر پروژه انجام می‌دهد. مهم نیست که شما مسافری در حال سفر باشید یا شاگردی که مدیریت پروژه می‌آموزد، شما گزارشی را با دست‌نوشته‌اید یا با ابزارهای گزارش‌نویسی. با‌این‌حال، ممکن است شما ندانید که چندین نوع گزارش مختلف وجود دارد، یا اینکه چگونه می‌توان آن گزارش‌ها را برای مخاطبان خاص ارسال کرد. در اینجا خلاصه‌ای از پنج نوع متداول گزارش پروژه آورده شده است که برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه بسیار مهم است.

 

۱- گزارش وضعیت

“آیا می‌توانم آن گزارش وضعیت را در عرض یک ساعت داشته باشم؟” نوعی سؤال است که مدیران پروژه زیاد می‌شنوند. شاید این از طرف اسپانسر پروژه یا مدیر دفتر پروژه شما یا یک همکار باشد. این متداول‌ترین نوع گزارش پروژه است و احتمالاً نوعی است که مرتباً روی آن کار می‌کنید و با آن سروکار دارید.

شما می‌توانید هفتگی یا ماهانه گزارش وضعیت آماده کنید یا در یک پروژه گزارش‌های وضعیت روزانه را حتی در مرحله پیاده‌سازی تهیه کنید. تناوب و تکرار آن بستگی به این دارد که در کجای پروژه باشید و چه مقدار حرف برای گفتن داشته باشید. اگر وظایف شما بیش از یک هفته طول بکشند، گزارش روزانه چندان مهم نیست، زیرا پیشرفتی برای گزارش از یک روز به‌روز بعد نخواهید داشت.

ازآنجاکه زمان مناسبی را برای تهیه گزارش وضعیت صرف خواهید کرد، ارزش دارد که روش‌های سریع‌تر نوشتن آن‌ها را در نظر بگیرید، هرچه بیشتر گزارش‌ها را خودکارسازی کنید بهتر است.

یک الگوی استاندارد گزارش وضعیت ایجاد کنید یا از الگویی که همراه با نرم‌افزار مدیریت پروژه شما است استفاده کنید و از داده‌های موجود در ابزار برنامه‌ریزی خود برای پر کردن پیشرفت پروژه استفاده کنید. حتی اگر بعداً مجبور شوید آن را اصلاح کنید، با داشتن برخی از زمینه‌ها برای شما هنوز وقت زیادی صرفه‌جویی می‌شود.

 

فقط با چند کلیک گزارش وضعیت بسازید

با استفاده از نرم‌افزار گزارش‌گیری باقابلیت کاربرد آسان، می‌توانید با اطمینان پروژه‌ها را ردیابی کنید، ارائه‌های موثرتری داشته باشید و نتایج بهتری حاصل کنید.

 

۲- گزارش‌های ریسک

بسیاری از مدیران پروژه حداقل به شکل ماهانه در مورد خطرات گزارش می‌دهند و گزارش به‌طورمعمول نتیجه‌ای است که پس از جلسه بررسی ریسک ارائه می‌شود. البته، شما می‌توانید گزارش ریسک خود را در هرزمان به‌روز کنید و البته باید تمام اعضای تیم پروژه خود را تشویق کنید که هر زمان احساس کردند که چیزی به ثبت نیاز دارد، خطرات را در این گزارش وارد کنند.

گزارش ریسک باید شامل خلاصه‌ای از مشخصات ریسک پروژه باشد، اما نحوه ارائه این گزارش به شما بستگی دارد. یک روش خوب این است که فقط جزئیات مربوط به ریسک‌هایی را که احتمال ایجاد بیشترین مشکلات را برای پروژه شما دارند، ذکر کنید. سپس، توضیحی در مورد خطرات سطح پایین اضافه کنید، شاید به‌طور خلاصه بتوانید نحوه مدیریت همه این‌ها را شرح دهید.

شما همچنین باید گزارشی در مورد همه ریسک‌های ممکن صرف‌نظر از اهمیت آن‌ها تهیه کنید. احتمالاً آسان‌ترین روش انجام این کار، دانلود آن از نرم‌افزار مدیریت پروژه است یا اگر صفحه ثبت وقایع ریسک‌های خود را در قالب دیگری مانند صفحه گسترده نگه می‌دارید، می‌توانید کپی کاملی از آن داشته باشید.

بخش دوم مقاله را از لینک زیر بخوانید:

۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش دوم)

۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش آخر)

پاسخ دهید

بالا