بودجه پروژه چیست؟
بودجه پروژه کل هزینه‌های پیش‌بینی‌شده موردنیاز برای تکمیل یک پروژه در مدت‌زمان مشخص است. بودجه پروژه برای تخمین هزینه‌های پروژه برای هر مرحله از پروژه استفاده می‌شود. بودجه پروژه شامل مواردی از قبیل هزینه‌های خدمات کارمندان، هزینه‌های تهیه مصالح و ابزار و هزینه‌های عملیاتی خواهد بود. اما این موارد ثابت نیستند. بودجه پروژه شما در طول پروژه بررسی و با کمک یک نرم‌افزار بودجه‌بندی پروژه، اصلاح می‌شود.
چرا به بودجه پروژه نیاز داریم؟
پاسخ واضح این است که پروژه‌ها هزینه بالایی دارند. اما موضوع ظریف‌تر و گسترده‌تر از تنها یک جمله است. به‌عنوان‌مثال، بودجه موتوری است که پروژه شما را هدایت می‌کند. این بودجه‌بندی به ذینفعان اطلاع می‌دهد که چه مقدار پول برای انجام پروژه لازم است و این پول چه زمانی موردنیاز است. اما بودجه تنها یک وسیله برای رفع نیازهای پروژه شما نیست. بله، شما باید به تیم‌ها پول پرداخت کنید، تجهیزات و مواد را بخرید یا اجاره کنید، اما این فقط نیمی از ماجراست. قسمت دیگر اهمیت بودجه پروژه این است که وسیله‌ای برای کنترل هزینه‌های پروژه شماست، كه هنگام گرد‌آوري هزينه‌هاي واقعي پس از شروع پروژه، به‌عنوان مبنايي براي سنجش عملكرد عمل مي‌كند.
همان‌طور که در بالا ذکر شد، مؤلفه‌های بسیاری برای ساخت بودجه وجود دارد، ازجمله هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، هزینه‌های ثابت و متغیر، نیروی کار و مواد و ابزار، سفر و مأموریت، تجهیزات و فضای کار، مجوزها و سایر مواردی که ممکن است بر هزینه‌های پروژه شما تأثیر بگذارد.
برای تأمین تمام نیازهای مالی پروژه شما، باید بودجه پروژه کامل باشد یعنی شامل تمام مواردی که نیاز به بودجه دارند، باشد. برای انجام این کار، هفت مرحله اساسی برای ایجاد و مدیریت بودجه پروژه را شرح داده‌ایم:
1- از داده‌های تاریخی استفاده کنید
پروژه شما اولین پروژه‌ای نیست که برای رسیدن به یک مقصد یا هدف خاص تلاش می‌کند. نگاهی گذرا به پروژه‌های مشابه و بودجه آن‌ها راهی عالی برای دستیابی به سازوکار ایجاد بودجه است.
2- ارجاع به درس‌های آموخته‌شده
برای جزئیات بیشتر در مورد داده‌های تاریخی، می‌توانید از موفقیت‌ها و اشتباهات دیگران درس بگیرید. این کار یک مسیر مشخص را فراهم می‌کند که منجر به برآوردی دقیق‌تر می‌شود. حتی می‌توانید در مورد نحوه پاسخ دیگران به تغییرات و کنترل بودجه خود مطلع شوید.
3- از نظرات کارشناسان استفاده کنید
منبع دیگر برای ساخت بودجه پروژه، بهره‌برداری از کسانی است که تجربه و دانش دارند، اعم از مربی، سایر مدیران پروژه یا متخصصان این حوزه. تماس باکسانی که قبلاً بودجه ساخته‌اند، می‌تواند به شما کمک کند تا در مسیر درست قرار گیرید و از گرفتاری‌های بی‌مورد جلوگیری کنید.
4- دقت پروژه را تأیید کنید
پس از ساخت بودجه، کار شما تمام نشده است. باید نگاهی به آن بیندازید و از صحت ارقام خود اطمینان حاصل کنید. حین اجرای پروژه زمان یافتن اشتباه تایپی نیست. همچنین می‌توانید برای بررسی بودجه و اطمینان از صحت آن به دنبال افراد خبره و سایر اعضای تیم پروژه باشید.
بخش دوم مقاله را از لینک زیر بخوانید:
۷ مرحله برای بودجه‌بندی موفق یک پروژه (به‌همراه مثال) – بخش دوم
