۱- فروشندگان خود را بشناسید
بسیاری از پروژهها قرار است با فروشندگان بیرونی، چه برای انجام وظایف خاص یا تهیه مواد و تجهیزات لازم قرارداد ببندند. مراوده با هر فروشنده خارجی، راه را برای افزایش هزینههایی که اغلب خارج از کنترل شما هستند، باز میکند. بنابراین، قبل از اینکه مراودات انجام شود، احتیاط لازم را انجام دهید. ابتدا ظرفیت فروشنده را بفهمید و اینکه آیا آنها میتوانند نیازهای شما را برآورده سازند؟ هنگامیکه فروشنده هزینهای را بیان میکند، مطمئن شوید که دقیق است. سپس، قبل از امضای قرارداد، کمی بررسیِ پیشینهای انجام دهید تا ببینید آیا فروشنده در مهلتهای زمانی کار را انجام میدهد و دیگران درباره آنها چه میگویند؟
۲- محدوده برنامهریزیشده را حفظ کنید
خزش محدوده یکی از بزرگترین تهدیدات برای به دام افتادن پروژه در هزینه بیشازحد است. تغییر درخواستها همیشه میز مدیران پروژه را میلرزاند. اینها از طرف ذینفعان یا مشتریان، بلکه از طرف اعضای تیم هم میآید. همه آنها خواستهها و نیازهایی دارند. بسیاری از آنها ممکن است برای پروژه مناسب یا حتی مفید باشند. بااینحال تغییرات بیشازحد بسیاری، میتوانند پروژه را بهشدت تحت تأثیر قرار دهند و باعث غیرقابلاجتناب بودن هزینههای بیشازحد شوند. قبل از افزایش محدوده پروژه، در مورد چشمانداز وسیعترِ پروژه، سخت و طولانی فکر کنید.
۳- از یک ابزار برنامهریزی پروژه استفاده کنید
اینیک ابزار خوب برای آسانتر کردن کار مدیر پروژه، افزودن به بهرهوری پروژه و افزایش بازدهی است. این ابزار همچنین کمک خواهد کرد تا هزینههای اضافی در سطح حداقلی بمانند. یک برنامه زمانبندی مانند نمودار گانت به شما کمک خواهد کرد تا پروژه در مسیر خودش بماند و از بالا رفتن هزینه جلوگیری میکند. نمودارهای آنلاین گانت از ProjectManager.com پروژهها را در مسیر خود نگه میدارد.
ProjectManager.com بهعنوان یک نرمافزار ابری، دارای نمودار گانت با کاربرد آسان است. این ابزار همکاری و بهروزرسانی وضعیت را فوراً تقویت میکند. بنابراین مدیر پروژه و تیم در پیشرفت پروژه بهروز هستند. برنامهریزی صحیح به دقیق نگهداشتن برآوردها کمک میکند. این کار از زمان سکون و لختی که منجر به ریسک هزینه بیشازحد میشود جلوگیری میکند.
نمودار آنلاین گانت سایت ProjectManager.com، زمانبندی پروژه را کنترل میکند.
وابستگیهای مربوط به کار در نمودار گانت سایت ProjectManager.com قابل پیوند هستند. درحالیکه دیگران کار خود را تمام میکنند، این وابستگیها مانع از مسدودشدنِ اعضای تیم میشوند یا بدون اینکه کاری برای انجام داشته باشند، رها میشوند. هر وظیفه میتواند پروندهها را به هم متصل کند، خواه سند باشد یا تصویر. همچنین اعضای تیم میتوانند برای اجرای مشترکتر و کارآمدتر در سطح وظیفه نظر دهند.
۴- سهامداران را بهروز شده نگه دارید
اگر ارتباط مشخصی بین ذینفعان و مدیران پروژه وجود نداشته باشد، تأخیرها اجتنابناپذیر هستند. تأخیر منجر به هزینه بیشازحد میشود. شروع یک کار اشتباه در زمان اشتباه خیلی خطرناک است. این زمان تلفشده تهدیدکننده خروج کل پروژه از مسیر آن است. ذینفعان و همچنین تیمها به ارتباطات مناسب نیاز دارند، اما هرکدام باید اطلاعات صحیحی کسب کنند. تیمها جزییات میخواهند و ذینفعان خواهان ضربههای گسترده هستند تا از پیشرفت پروژه طبق آنچه برنامهریزیشده بود اطمینان یابند.
داشبوردهای زمان واقع از سایت ProjectManager.com فوراً بهروزرسانی میشوند.
ProjectManager.com دارای داشبورد زمان واقع است که گزارش دادن به ذینفعان را سریع و آسان میکند. داشبورد زمان واقع فوراً بهروزرسانیهای وضعیت را نمایش میدهد. سپس این اعداد خردشده و در یک سری از گرافها و نمودارها نمایش داده میشوند که منعکسکننده بسیاری از معیارهای پروژه است. سپس مدیران پروژه میتوانند این گرافها و نمودارها را فیلتر کنند تا دادههای موردنیاز خود را نشان دهند. اگر میخواهید یک کپی سخت در دم دست داشته باشید، چاپ این گرافها و نمودارها میتواند گزینه خوبی باشد. هنگام ارائه به ذینفعان، رایانه خود را همراه داشته باشید. چرا؟ در صورت درخواست جزییات بیشتر در مورد یک پروژه، میتوانید با چند کلیک ساده در نرمافزار پاسخ دهید.
۵- نظارت بر پیشرفت
داشبورد زمان واقع از ProjectManager.com، همچنین برای ردیابی پیشرفت یک پروژه همزمان با اتفاق افتادنش مناسب است، نه وقتی به انجام رسید. قبل از اینکه مسائل تبدیل به مشکلاتی شوند که موجب خروج پروژه از مسیرش و بودجه بیشازحد شود، میتوان آنها را برطرف کرد. داشبورد زمان واقع نهتنها پیشرفت پروژه را اندازهگیری میکند، بلکه حجم کار تیم، زمانبندی برای تکمیل زمانبندیشده و واقعی ازجمله لغزش پروژه و موارد دیگر را اندازه میگیرد.
۶- مجدداً منابع را تنظیم کنید
در صورت کشف پروژهای که هزینهای بیش از بودجه داشته باشد، باید منابع را مجدداً اختصاص دهید. اما شما همچنین میتوانید با ارزیابی منابع قبل از شروع پروژه و قرار دادن آنها درجایی که بیشترین اثر را داشته باشند، برای آن سناریو آماده شوید. این موضوع را بخصوص باید برای ارزشمندترین منبع خود پیاده کنید: تیم شما. با جمعآوری مجربترین و ماهرترین اعضای تیم میتوانید پروژهای پربارتر و کارآمدتر داشته باشید. این منابع ممکن است قیمت بیشتری داشته باشند، اما اگر برنامهریزی خود را انجام داده باشید و منابع مالی را از قبل کنار گذاشته باشید، بودجه را برای سرمایهگذاری روی Backend نگه خواهید داشت، جایی که مشکلات کمتری برای رسیدگی وجود دارد.
