نترسید! گاهی پروژه را متوقف کنید
آیا درست است که پروژه را متوقف کنیم تا کمی بیشتر به برنامه‌ریزی موردنیاز بپردازیم؟ یا باید ادامه بدهیم و حتی یک روز را هم در توالی برنامه‌ریزی ازدست ندهیم؟
فرض کنید در چنین شرایطی هستید؛ برخی از ذی‌نفعان ممکن است موافق این توقف باشند تا یک جلسۀ برنامه‌ریزی مجدد صورت بگیرد، اما برخی ممکن است معتقد باشند که ایدۀ بد و وقت‌تلفی است. تقریباً دو دسته وجود دارند. در میانۀ این بحث می‌دانید که:
- پروژه بدون یک مدیر پروژه شروع شده است (اولین علامت خطر)؛
- یک مستند محدوده نوشته و تأیید شده است اما هیچ تخمینی کامل نشده است (دومین علامت خطر)؛
- یک موعد تحویل سختگیرانه وجود دارد که اگر به آن نرسید، موجب اختلالات شدید و جدی در کسب‌وکار شما ایجاد می‌شود (نشانۀ سوم خطر).
کسانی که طرفدار توقف پروژه هستند اعتراف می‌کنند ما نمی‌دانیم که باید تاریخ را تنظیم کنیم یا خیر. کسانی که مخالف تأخیر هستند احساس می‌کنند که بهتر است کار را متوقف نکنیم و دربارۀ مشکلات بحث کنیم. دیدگاهشان این است که «سرمان را پایین نگه داریم و تا جایی که می‌توانیم سخت کار کنیم تا به تاریخ موردنیاز برسیم.»
هیچ‌کسی نمی‌خواهد مسئولیت تصمیم‌گیری را بگیرد (علامت دیگر خطر). تصمیم به شما بستگی دارد و نتیجه واضح است. اگر جلسۀ برنامه‌ریزی مجدد را شروع کنید و به تاریخ تحویل نرسید اشتباه شماست. اگر جلسه را برگزار نکنید و به تاریخ تحویل نرسید بازهم اشتباه شماست. بین دوراهی مانده‌اید. تصمیم می‌گیرید که ریسک عصبانی شدن حامی مالی را بپذیرید و جلسۀ برنامه‌ریزی مجدد را اعلام کنید. تصمیم می‌گیرد که پروژه را به‌تأخیر بیندازید. با یک توقف یک‌روزه، می‌توانید ساختار شکست کاری را تنظیم کنید که تخمین‌های شفاف و زمان‌بندی واضحی دارد.
خوشبختانه آخر داستان خوب تمام می‌شود. می‌آموزیم که باید خودمان تاریخ‌ها را تنظیم کنیم. ارزش یک ساختار شکست کار مناسب را می‌فهمیم، ارزشِ تخمین‌های خوب و تعریف درست زمان‌بندی را. در آخر جلسۀ برنامه‌ریزی، حامی مالی برمی‌خیزد و به کل حضار در اتاق می‌گوید که موافق نبوده که یک روز از پروژه هدر شود اما اکنون ارزش تأخیر پروژه را می‌فهمد و خوشحال است که این توقف جزئی رخ داده است.
گاهی پروژۀ شما به یک توقف نیاز دارد. گاهی زمانی که بی‌حرکت می‌مانید، باعث می‌شود که قدرت بیشتری بیابید.
