رساندن خبرهای بد به حامی‌مالی (اسپانسر)

رساندن خبرهای بد به حامی‌مالی پروژه وظیفۀ آسانی برای مدیران پروژه نیست. نمی‌دانید باید چه انتظاری داشته باشید. بااین‌حال پروژه‌ها معمولاً مطابق برنامه پیش نمی‌روند و درنتیجه اضافات و افزایش بودجه‌ها دور از انتظار نیست. آموختن نحوۀ مناسب رساندن خبرهای بد به حامیان پروژه جداً اهمیت دارد و می‌تواند اعتماد به شما و اعتبارتان را افزایش بدهد.

خودتان را به‌جای آن‌ها بگذارید

قبل از اینکه به حامی‌مالی بگویید چه اتفاقی افتاده است، سعی کنید که خودتان را به‌جای او بگذارید. از خودتان بپرسید که «اگر این اتفاق برای من می‌افتاد عکس‌العملم چه بود؟» وقتی واکنش حامی‌مالی خود را شناسایی کنید، می‌توانید بنای بحث را برحسب دیدگاه حامی‌مالی بگذارید. ابزار هم‌دردی به حامی‌مالی نشان‌دهندۀ توجه شما به نیازهای آن‌هاست.

صادق باشید و مستقیم صحبت کنید

هرچه حامی‌مالی نیاز دارد بداند بگویید. برای رساندن خبرهای بد، ملاقاتِ رودررو تأثیر بیشتری دارد. درحین مکالمه صادق باشید و مستقیم صحبت کنید. بهانه‌های طولانی و روده‌درازی را کنار بگذارید و سعی نکنید نیمی از حقایق را بگویید.

برای مثال اگر هزینۀ پروژه از بودجه بالا زده، فقط به حامی‌مالی بگویید که از محدودۀ بودجه خارج شدید و به او نشان بدهید که نسبت به خط مبنای هزینه‌تان چقدر بودجه کم آوردید.

با صادق بودن و مستقیم صحبت کردن مشکل را در کنترل خود درمی‌آورید و به ریشۀ مشکل می‌رسید و به‌جای سرزنش کردن راه‌حلی می‌یابید.

مسئولیت بپذیرید

بهانه نتراشید. مدیر پروژه مسئول تحویل نیست اما مسئول اقلام‌تحویلی است. مثلاً شاید توسعه‌دهندۀ شما کد را به‌موقع تحویل نداده اما شما مسئول رسیدگی به این مشکل هستید.

با حواس جمع گوش بدهید

وقتی که خبرهای بد را به حامی‌مالی خود گفتید، حالا نوبت شماست که گوش بدهید. با حواس جمع به صحبت‌های حامی‌مالی گوش بدهید. شاید نکات اضافی دیگری باشند که سرسری یا نادیده گرفتید. حتماً به دغدغه‌های او توجه کنید و به تمام آن‌ها رسیدگی کنید.

راه‌های چاره‌ای بیابید که موقعیت بردبرد ایجاد کنند

وقتی شما و حامی‌مالی‌تان، هر دو، مشکل را فهمیدید، می‌توانید راهکارهایی به حامی‌مالی ارائه کنید. اگر ایدئال در نظر بگیریم، این راه‌های چاره باید برای هر دو طرف موقعیتِ بردبرد ایجاد کنند. شاید راه‌حل‌هایی برای نگرانی‌های اصلی حامی مالی موجود باشند. مزایا و معایب هر راه‌چاره را نشان بدهید. بحث را بر محور حل مشکلات و هم‌راستا شدن با بهترین راهکارهای ممکن هدایت کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید یک موقعیت منفی را به یک موقعیت مثبت بدل کنید. شاید نتیجه، اعتماد بیشتر حامی‌مالی به شما باشد.

در ادامۀ کار انتظارات شفافی را تعیین کنید

وقتی بر بهترین راه‌ چاره توافق کردید، باید به حامی‌مالی اعلام کنید که قرار است چه کاری و چه موقع انجام بشود. تخمین‌های خود را بلندپروازانه عنوان نکنید چراکه نباید حامی‌مالی را دوباره نومید کنید. برای تکمیل اقلام‌تحویلی پروژه، اهداف واقع‌بینانه و هوشمندانه یا SMART (Specific یا ویژه، Measurable یا سنجش‌پذیر، Agreed upon یا توافق‌شده، Time-based یا زمان‌محور) تعیین کنید.

دوباره اعلام کنید که به پروژه متعهدید

به حامی‌مالی بگویید که چقدر کار با آن‌ها و انتخاب‌شدن برای مدیریت پروژه برای شما ارزش دارد. حامی‌مالی وقتی ببیند که متعهد بودن به پروژه و وقف بودن شما کم نشده، خیالش از اینکه پروژه را تحویل می‌دهید راحت‌تر می‌شود.

وقتی با حامی‌مالی پروژه سروکار دارید، باید شفیق و باملاحظه باشید. رساندن خبر بد این نیست که انگشت سرزنش را بر دیگری اشاره کنید. موفقیت شما در این نیست که حامی‌مالی را متقاعد کنید که «حق با شماست». بلکه موفقیت شما در این است که حامی‌مالی، شما را دوست داشته باشد و به شما اعتماد کند.