روش‌های کم‌استرس برای حفظ هماهنگی تیم‌های «از راه دور»
امیدواریم این مقاله را سرِ کار اما نه در اداره بخوانید!
شاید در راهِ رفتن به جلسه باشید و شاید در راه، وبگاه‌های محبوب خود را دنبال می‌کنید. یا در فرودگاه معطل هستید یا در یک کافی‌شاپ در انتظارید.
شاید در حال کارید اما نه در اداره!
این روزها از کار «از راه دور» زیاد می‌شنویم؛ اما کار از راه دور فقط برای کسانی نیست که کسب‌وکار خود را دارند یا مثل مدیران پروژۀ قراردادی کار می‌کنند. مطالعات نشان می‌دهد که کار از راه دور (Remote Working) در میان جمعیت خویش‌فرما از سالِ ۲۰۰۵ به میزان ۱۱۵ درصد افزایش یافته است؛ حدوداً ده برابر سریع‌تر از دیگر نیروهای کاری.
این اعداد نشان می‌دهد که افراد در بیشتر مشاغل پردرآمد مثل مدیریت پروژه، برای کار در منزل حق انتخاب دارند. یک کارمند از راه دورِ معمولی با تحصیلات دانشگاهی، ۴۵ ساله یا بیشتر * در شرکتی با بیش از ۱۰۰ کارمند، حقوق سالانۀ ۵۸۰۰۰ دلار را دارد.
انعطاف‌پذیری کار از راه دور برای همۀ ما جالب است و همین انعطاف‌پذیری به یافتن افراد بااستعداد برای تیم پروژه‌مان کمک می‌کند.
بااین‌حال وقتی تیم شما در سراسر کشور پخش هستند – و شاید هم دورتر- حفظ هماهنگی و مشارکت آن‌ها ضرورت می‌یابد. برای مدیریت تیم‌های از راه دور، نمی‌توانید یک گروهی را در یک روز سخت جمع کنید، انگیزۀ آن‌ها را تقویت کنید، و یا در یک روز عصر همه را به یک بستنی دعوت کنید. گاهی به نظر می‌رسد تنها کاری که برای هماهنگی می‌کنید پیام دادن و تماس با افراد است. پس وقتی تیم شما همه‌جا پخش است، چطور می‌توانید درکی از موقعیت تیم داشته باشید؟
در ادامه چند راه کم‌استرس به شما پیشنهاد می‌کنیم:
مستمر کردن ارتباطات
برای موفقیت پروژه‌ها ارتباطات همیشه مهم است. باز نگه‌داشتن کانال‌های ارتباطی، وقتی تیم به‌طور فیزیکی باهم نیستند، ممکن است دردسر بزرگی باشد؛ اما نه همیشه.
گروه‌بندی ارتباطات
یک روز خود را برای تمام تماس‌های پیگیری اختصاص بدهید و با کل تیم صحبت کنید. اگر می‌توانید، اعضای تیم را در گروه‌های کوچک باهم مرتبط کنید.
برای صحبت با ذی‌نفعان نیز زمانی بگذارید
مشتریان پروژه همان‌قدر مهم هستند که اعضای تیم مهم‌اند. گاهی برای پیشبرد تیم، صاحبان کار را فراموش می‌کنیم. زمان منظمی را برای انجام فعالیت‌های ارتباطاتی بگذارید؛ اگر فایده‌ای دارد، افراد را به جلسات سرپایی دعوت کنید.
هر بخشی را که احساس می‌کنید وقت افراد را می‌گیرد حذف کنید
تا جایی که می‌توانید ارتباطات مدیریتی را خودکار سازید. می‌توانید ارسال اعلام‌های ایمیلی و موعد وظایف و زمان‌های تحویل را خودکار کنید. حداقل لازم نیست خودتان به‌طور دستی این کار را انجام بدهید.
پشتیبانی از اعضای تیمِ از راه دور
گاهی اعضای تیم نیاز دارند بیش از یادآورها در مورد وظایف اصلی‌ای که باید در یک هفته به آن‌ها تمرکز کنند بداند. پشتیبانی اعضای تیمِ از راه دور دشوار است زیرا همه مدیران دوست دارند کنار میز آن‌ها بنشینند و آن‌ها را برای انجام کامل وظیفه راهنمایی کنند.
از فناوری کمک بگیرید
از برنامه‌های کاربردی شبیه‌ساز تخته‌سفید، نقشه‌های ذهنی و اشتراک صفحات نمایش استفاده کنید. با این برنامه‌های کاربردی فرصتی برای تعامل مجازی با همکاران و مشاهدۀ کار آن‌ها را دارید؛ از این طریق می‌توانید از ادارۀ خانه‌تان به آن‌ها کمک کنید، آموزش بدهید و بر کار آن‌ها نظارت کنید.
آن‌ها را تشویق کنید که به یکدیگر کمک کنند
حتماً مطمئن شوید که اعضای تیم به ابزاری که برای کار جفتی و گروهی نیاز دارند، دسترسی داشته باشند.
هم‌راستا ماندن با پروژه‌ها
برای هم‌راستایی با پروژه از ابزار استفاده کنید؛ حتی در محیط‌هایی که سرعت بالایی دارند. وقتی‌که در فرهنگ تیمی شما هر چیز ابزاری داشته باشد، مشاهده تغییرات بلادرنگ و واکنش به آن‌ها آسان می‌شود.
شاید ابزار بزرگ‌ترین نقطۀ تغییر بیشتر تیم‌ها باشد؛ حتی تیم‌های فنی‌ای که سال‌ها با مدیریت پروژه کار کرده‌اند و به تدوین راهکارها پرداخته‌اند. اولین مانع ذهنی این است که ابزار موردنیاز را در صبح بازکنید و در تمام‌روز باز نگه دارید، و همه‌چیز را به‌طور بلادرنگ به‌روز نگه دارید.
در عمل از آنچه به نظر می‌رسد ساده‌تر است. وقتی مزایای این کار را مشاهده کردید، تغییر راه‌های قدیمی نسبتاً برای شما آسان می‌شود.
مهم‌ترین موضوعی که موجب هماهنگی کل تیم می‌شود، شفافیت کامل پروژه است. اگر حس می‌کنید چیزی آن‌طور که باید خوب پیش نمی‌رود، حفظ توازن اهمیت دارد.
حفظ انگیزه از راه دور
این احتمالاً سخت‌ترین بخش کار برای یک تیم از راه دور است. ارائۀ راهکار نیز در این مورد نیز دشوار است زیرا افراد به‌سختی انگیزه پیدا می‌کنند. اعضای تیم خود را بشناسید تا بتوانید کار آن‌ها را (تا جایی که می‌توانید) برحسب آنچه به آن علاقه دارند یا به آن‌ها انگیزه می‌دهد تعیین کنید.
سعی کنید محیط پرانگیزه‌ای ایجاد کنید.
چند راه برای ایجاد انگیزه:
- با همه به‌طور یکسان برخورد کنید و تصمیمات عادلانه‌ای بگیرید؛
- هرکسی باید از آموزش و سیستم‌های موردنیاز برای کارشان برخوردار باشد؛
- حس اعتماد ایجاد کنید و رفتارهای نامناسب و عملکردهای ضعیفی را که مشاهده می‌کنید مطرح کنید؛
- بینش عمیقی از پروژه را انتقال بدهید و مطمئن شوید که هرکسی اهمیت این بینش و نحوۀ تأثیر آن را بر کسب‌وکار را می‌فهمد؛
- سعی کنید خوش بگذرد!
می‌توانید تمام این راه‌ها را با یک تیم از راه دور انجام بدهید اما اگر بخواهید که خوش بگذرد باید راه‌های خلاقانه‌ای را به کار بگیرید. نمی‌توانید برای ناهار سوشی‌به‌دست ظاهر شوید! به کوئیزها، رقابت‌ها، جمع‌آوری اعانه و اشتراک عکس فکر کنید و برای صحبت‌های کوتاهی که روابط کاری مثبتی ایجاد می‌کند زمانی را به جلسات مجازی اختصاص بدهید.
برای تمام این کارها باید فکر کنید؛ اما اگر به‌درستی انجام شوند، با آن‌ها می‌توانید بدون استرس تیم را به مشارکت وادارند و پروژه را به پیش ببرید. شما پیشنهادی دارید؟
خط دید مشتاق شنیدن پیشنهادها و تجربیات شماست!
* سن بالایی است! متخصصان آی‌تی و مدیران پروژۀ بسیار جوان‌تری که کارشان با کارفرمایان انعطاف‌پذیری دارد کم نیستند
