شما اینجایید
خانه > آموزش > از مدیر پروژه بپرسید

از مدیر پروژه بپرسید

مدیریت پروژه

چگونه پروژه‌ای را که با مشکلات اجرایی دست و پنجه نرم می‌کند، نجات دهیم؟

اول‌ازهمه نترسید! بسیاری از مدیران پروژه در این موقعیت قرار داشته‌اند. پروژه‌ای که از کنترل خارج‌شده و مدیر پروژه آن را رها کرده (یا اصلاً مدیر پروژه‌ای وجود نداشته) و اکنون کسی باید مسئولت پروژه را به عده بگیرد. بگذارید از ابتدا شروع کنیم:

اول نوع مشکل را مشخص کنید

پروژه در حال اجراست بنابراین باید با تیم پروژه صحبت کنید و احتمالاً نیازها و نوع تجاری پروژه را هم مشخص کرده و خلاصه پروژه که اهداف پروژه را مشخص می‌کند تعیین کنید. تکنیک اصلی در اینجا گوش دادن است. از تیم جدید پروژه در مورداحساسی که نسبت به پروژه دارند، سؤال کنید. از آن‌ها در مورد اینکه چرا فکر می‌کنند پروژه درخطر است بپرسید. با شخصی که شما به پروژه آورده است صحبت کنید. چرا فکر می‌کنند که پروژه شکست می‌خورد؟ بازیابی پروژه برای اعضای تیم چه مفهومی دارد؟ بعداً در این مقاله به جزئیات انتظارات متقاضیان خواهم پرداخت، اما باید فهم روشنی از انتظارات متقاضیان داشته باشید در غیر این صورت شانسی برای موفقیت نخواهید داشت. ممکن است تیم شما دلیل اصلی درخطر بودن پروژه باشد، لذا سعی کنید نظرات و ایده‌های اعضای تیم را با مستندات به‌دست‌آمده از منابع دیگر (مانند سیستم نرم‌افزاری مدیریت پروژه یا همکاران دیگری که در اداره مدیریت پروژه فعالیت می‌کنند) شفاف‌سازی و تائید کنید.

ابزارها را بررسی و مرور کنید

در گام بعدی، ببینید چه ابزارهایی در حال استفاده است و چقدر از آن‌ها استفاده‌شده است. اگر زمان‌بندی رسمی در ابزار مدیریت پروژه وجود دارد آن را پیدا کنید و ببینید چه کیفیتی دارد. بررسی کنید که زمان‌بندی بروز بوده و منعکس‌کننده واقعیت پروژه باشد. همین کار را برای تمام مستندات پروژه، ردیاب یا سیستم ثبت وقایع که در زیر آمده انجام دهید:

بخش ثبت خطرات: در حال حاضر چه مواردی تحت عنوان مشکلات مدیریت‌شده است؟ آیا برنامه‌ریزی مشخصی برای بستن مشکلات وجود دارد؟

بخش ثبت تغییرات: چه تغییراتی در بخش‌های قبلی پروژه اتفاق افتاده است و آیا به‌اندازه کافی مستندسازی شده است؟ در حال حاضر چه تغییراتی می‌توان اعمال کرد یا چه تغییراتی نیاز به تفکیک دارد؟
بررسی کنید که هر عضو تیم که نیاز به دسترسی به ابزارهای شما دارد، دسترسی مناسبی داشته باشد.

گزارش را مرور کنید

به گزارش‌های پروژه درگذشته نگاهی بیندازید. بررسی کنید که آیا گزارش‌ها منعکس‌کننده واقعیاتی که کشف کرده‌اید هستند یا خیر؟ اگر این‌طور بود و پروژه هنوز درخطر قرار داشت یعنی مشکلی در کیفیت تصمیم‌گیری و رهبری حامی پروژه شما وجود دارد.

این موقعیت بیشتر شبیه این است که گزارش‌های پروژه یا طرح نشده‌اند و یا وجود ندارند. ارائه گزارشی شفاف از پروژه (ترجیحاً به شکل مستقیم از سیستم مدیریت پروژه) را یکی از اولویت‌های اصلی خودتان قرار دهید.

پاسخ دهید

بالا