چرا به یک دفتر مدیریت پروژه نیاز داریم؟
یک دفتر مدیریت پروژه دپارتمان یا گروهی از مردم هستند که استانداردهای مربوط به مدیریت پروژه را در یک سازمان تعریف و پشتیبانی می‌کنند.
منظور از تعریف و پشتیبانی این استانداردها این است که دفتر مدیریت پروژه، از همه مهم‌تر، مسئول اجرا و پیاده‌سازی پروژه‌هایی است که در حیطۀ قدرت آن است؛ همین‌طور بر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نظارت می‌کند. ایجاد چنین ساختار و نهادی در یک شرکت مزایایی به‌همراه دارد.
اما PMO ساختاری نیست که بتوان از اول برقرار کرد، خصوصاً در شرکت‌های کوچک. در این مقاله برخی از مزایای PMO را بررسی می‌کنیم. به علاوه نشانه‌های گویایی را که بیانگر فرارسیدن زمان تأسیس یک PMO است مطرح می‌کنیم.
سه مزیت دفتر مدیریت پروژه
به محض اینکه یک شرکت یک دفتر مدیریت پروژۀ سازمانی را پیاده‌سازی کند، چند فایده برای شرکت به‌ارمغان می‌آورد:
اول: ایجاد و پیاده‌سازی فرایندها و سیستم‌های منسجم
یکی از واضح‌ترین مزایای دفتر مدیریت پروژه توانایی‌اش در ایجاد و پیاده‌سازی فرایندها و سیستم‌های منسجم است.
چند دلیل برای موفقیت شرکت‌ها وجود دارد: فوق‌العاده بودن محصول، فوق‌العاده بودن تیم فروش، مبتکر بودن آن‌ها یا ترکیبی از این عوامل که به موفقیت می‌انجامد. این موفقیت به رشد منتهی می‌شود و رشد با درد همراه است.
با رشد شگفت‌آور یک شرکت یک طرز تفکر معین در آن شکل می‌گیرد؛ اینکه هر تصمیمی که شرکت را به‌پیش میبرد تصمیم درستی است.
معنای این حرف این است که در شرکتی که سریعاً درحال رشد است، نمی‌توانید برای اتخاذ یک تصمیم، زمانی را صرف تجزیه‌وتحلیل روش‌شناسانه هر راهکار کنید؛ افراد باید تصمیمات را در هر صحنه و بلادرنگ اتخاذ کنند تا پیشروی امور استمرار بیابد.
این دید در تئوری درست است. اما در درازمدت نتیجه ناهماهنگی و پیش‌بینی‌ناپذیری و گاهی روش‌های نامطمئن در عرضۀ کار است، صرف‌نظر از اینکه چه کاری باشد.
وقتی که شرکت به این سردرگمی رسید، افراد درگیرِ این تصمیم‌گیری‌ها با حضور هدفمند طرف ثالثی که بتواند امور را مرتب کند، از سردرگمی خلاصی می‌یابند؛ این طرف ثالث یک PMO یا دفتر مدیریت پروژه است. اعضای دفتر مدیریت پروژه فرایندها و سیستم‌های کارآمد را شناسایی می‌کنند و اگر کارآمد نیستند کنارشان می‌گذارند و به خلأهای موجود رسیدگی می‌کنند.
دوم. برخوردای از یک منبع بی‌طرف و مطلع از واقعیت‌ها
مزیت دیگر پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه این است که محل بی‌طرفی برای یافتن واقعیت‌هاست. بدین‌معنا که اگر یک PMO به‌طور مناسبی تأسیس شود، لازم نیست که به منابع مستقیماً گزارش شود (به غیر از مدیران پروژه و شاید چند تحلیلگر تجاری).
اما با وجود دفتر مدیریت پروژه نمی‌توان در گزارش‌های وضعیت پروژه چیزی را پنهان کرد یا بر آن سرپوش گذاشت. وقتی افراد در دپارتمانی پروژه‌های خود را اجرا می‌کنند، شاید هنگام گزارش وضعیت واقعی امور کاملاً بی‌طرف نباشند.
منظور این نیست که افراد مخصوصاً دروغ می‌گویند بلکه برداشت خود را از واقعیت می‌گویند. مثلاً شاید دپارتمانی بداند که تاریخ یک اقلام تحویلی را رد می‌کند. اما دفعۀ بعد که جلسه‌ای برگزار می‌شود، تصمیم بگیرد که یک ریسک بالقوه را گزارش ندهد.
در صورت وقوع بحران، این اقلام تحویلی هیچ‌گاه تکمیل نمی‌شود و پروژه در وضعیت بحرانی قرار می‌گیرد.
یک دفتر مدیر پروژه در چنین وقایعی، پیش از سربرآوردن عواقب منفی، شفافیت ایجاد می‌کند. اگر اقلام تحویلی در تاریخ موردنیاز کامل نشد و یک تاریخ پایانی مشخص (و نزدیک) در شرف رسیدن بود، این خطر بالقوه را اعلام می‌کند.
به‌این‌ترتیب حامی مالی و مدیران اجرای شرکت می‌توانند قبل از اینکه همه‌چیز از کنترل خارج شود کاری کنند.
می‌توان اداره‌کنندۀ یک دفتر مدیر پروژه را یک فشارسنج درنظر گرفت که مشخص می‌کند چقدر امور در شرکت خوب یا بد انجام شده‌اند! اگر او کمی نگران باشد می‌فهمید که باید جزئیات بیشتری را کندوکاو کنید و کمک بطلبید. اگر آرام باشد می‌توانید مطمئن شوید که همۀ امور خوب پیش می‌روند!
سوم. معرفی روش‌های مقرون‌به‌صرفه‌تر
دفتر مدیر پروژه دوباره‌کاری‌ها و اتلاف منابع را ازبین میبرد. اگر فرد چشم‌انداز مسلطی بر فعالیت شرکت داشته باشد، زمانی که واقعاً نیاز به تفکیک نباشد پروژه‌ها و ابتکارات مشابه را می‌توان در یک محل انجام داد.
یک راهکار کافی است؛ اما افرادی که بر دیگر راهکارها کار می‌کنند آگاه نیستند که یک راهکار موجود است. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند این دوباره‌کاری‌ها را با استفاده از نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه متوقف کند تا دپارتمان‌های مختلف را هماهنگ نگه دارد و کار را به‌انجام برساند.
در فوق فقط سه مزیت تأسیس موفقیت‌آمیز دفتر مدیریت پروژه را ذکر کردیم. اما از کجا بدانیم که زمان تأسیس یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟
چه موقع زمان تأسیس یک دفتر مدیریت پروژه است؟
اندازه و درآمد شرکت هیچ علامتی مبنی بر فرارسیدن زمان تأسیس دفتر مدیریت پروژه نیست. بااین‌حال علائم زیر می‌تواند نشان ضرورت تأسیس این دپارتمان باارزش باشد.
یک. کار را نمی‌توان عرضه کرد
به دلیل موفقیت شرکت و محصول آن، گرفتاری‌ها و کسادی‌هایی در راستای آن ایجاد می‌شوند که ثمرۀ آن تنگاناهایی برای شرکت است. این موضوع کار را به‌شدت کند می‌کند، موجب دوباره‌کاری می‌شود، و این سؤمدیریت عواقبی به‌همراه خواهد داشت.
دوم. هر پروژه طوری به‌نظر می‌رسد که انگار اولین بار است آن را انجام می‌دهید
شاید بارها و بارها یک نوع بخصوص از پروژه را انجام داده‌اید (مثلاً شرکت شما وبگاه می‌سازد و باید برای یک مشتری سفارشی‌سازی انجام بدهد). احساس می‌کنید که اولین بار است این کار را انجام می‌دهید.
افراد سراسیمه می‌شوند و سؤال‌های لازم پرسیده نمی‌شود تا وقتی که دیگر دیر است و اقلام تحویلی گوشه‌ای می‌افتد و دپارتمانی که باید آن را انجام بدهد دست روی دست می‌گذارد و بر آن کار نمی‌کند. اگر عرضۀ یک پروژه به یک داستان خنده‌داری از اشتباهات بدل شده است، زمان تأسیس دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است.
سوم. حتی یک گروه نیست که بداند در شرکت چه خبر است
هرکسی از جزئیات تمام امور باخبر است؛ همه دیدگاه‌های کوته‌نظرانه‌ای از وضعیت اطراف خود دارند؛ اما هیچ‌کس نمی‌داند ارتباط امور باهم چگونه است، و این مشکل‌ساز می‌شود.
اقلام تحویلی که از یک دپارتمان به دپارتمان دیگر انتقال می‌یابند به‌طور مناسبی پیکربندی نمی‌شوند یا در تحویل مجدد اقلام، مؤلفه‌های اصلی‌شان رعایت نمی‌شود.
شاید زمان آن رسیده که یک دفتر مدیریت پروژه را در جایگاه مناسب خود قرار بدهید تا یک چشم‌انداز کلی فراهم کند.
همان‌طور که قبلاً ذکر شد دفتر مدیریت پروژه بنیانی است که معمولاً وقتی ابعاد شرکت به حد معینی رسید، ضرورت می‌یابد.
بااین‌حال اصول دفتر مدیریت پروژه را می‌توان به تمام شرکت‌ها با هر اندازه‌ای، همین که هم‌زمان با رشد سیستم‌ها و فرایندهای موردنیاز برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌هایشان دست‌به‌کار شدند، اعمال کرد.
