مدیر پروژه (Project Manager): برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیتِ مشخص درجهت ایجاد نتایج مشخص آن صورت می‌گیرد. مدیر پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را به عهده می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد مقرر خود تحویل دهد.
دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office – PMO): واحد سازمانی است که به مدیریت پروژه‌ها مرکزیت می‌دهد. دفتر مدیریت پروژه معمولاً عهده‌دار یکی از سه نقش زیر است:
- تعیین سیاست‌ها، متدولوژی‌ها و الگوها برای مدیریت پروژه‌ها در سازمان.
- پشتیبانی و راهنمایی افراد سازمان دربارۀ چگونگی مدیریت پروژه‌ها، آموزش مدیریت پروژه و یا نرم‌افزارهای مورداستفاده در مدیریت پروژه به آن‌ها، همیاری در به‌کارگیری ابزارهای ویژه مدیریت پروژه.
- انتخاب و به کار گماردن مدیران پروژه برای پروژه‌های مختلف، و پذیرش مسئولیت نتیجۀ آن گروه از پروژه‌ها (همگی پروژه‌ها، یا پروژه‌هایی در حد و اندازه‌های مشخص که نوع یا تاثیر آن‌ها را دفتر مدیریت پروژه مدیریت می‌کند.)
به فردی که در رأس امور این دفتر قرار می‌گیرد، مدیر دفتر مدیریت پروژه می‌گویند.
اما تفاوت‌های اصلی مدیریت پروژه و مدیریت دفتر مدیر پروژه مبنی بر فعالیت‌هایی که در دستورکار آن‌ها قرار می‌گیرد؛ که به شرح زیر است:
مدیر پروژه:
- برنامه‌ریزی؛
- پیگیری؛
- تخصیص دادن امور در پروژه؛
- کنترل پروژه؛
- مدیریت امور جاری در پروژه؛
- مجریگری قوانین و ضوابط جاری در یک پروژه؛
- تخمین اجرایی؛
- سازمان‌دهی؛
- ارتباطات با کارفرماها و تیم فنی.
مدیریت دفتر مدیریت پروژه:
- کمک در پیشبرد امور؛
- ارائۀ مشورت؛
- بازبینی موقعیت‌ها؛
- تسهیل امور و فرآیندهای جاری؛
- ممیزی؛
- هدایت کردن مانند کاری یک مربی برای تیم خود انجام می‌دهد؛
- برنامه‌ریزی راهبردی؛
- آموزش تیم مدیریت پروژه؛
- مدیریت دانش‌پروژهانه و هدایت این دانش به تیم مدیریت پروژه
