یادداشت برداری: پروژه های سریع

در این پست به نکاتی که از مطالعه کتاب پروژه های سریع یادداشت برداری کرده ام، پرداخته شده است.

مدیریت پروژه یکی از دشوارترین کارها در دنیا است، زیرا شما مجبورید آینده را پیش بینی کنید و سپس آن را عملی کنید.
اولین دلیل شکست پروژه ها این است که آنها از اول غیر ممکن بوده اند.
اگر میخواهید پروژه سریعی داشته باشید، نکته کلیدی این است که بدانید دقیقا از شما چه خواسته شده است. برای انجام این کار مراحل زیر را انجام دهید:
از خودتان بپرسید: چه رویدادی نشاندهنده پایان این پروژه است؟
فهرستی از ذی نفعان آماده کنید و شرایط برد هریک از آنها را بنویسید. ذی نفعان تمام اشخاص یا گروه هایی هستند که تحت تاثیر پروژه قراردارند. شرایط برد نیز چیزهایی هستند که پروژه را برای آن ذی نفع موفقیت آمیز می کنند.
باید در زمانی که به عنوان پایان پروژه مشخص کرده اید، همه این موارد را تحویل دهید. در غیر اینصورت شرایط برد یا برخی از شرایط برد باید تغییر کنند.

نخستین کاری که باید پس از تحویل گرفتن پروژه انجام دهید، مشخص کردن محدوده پروژه است.
شرایط برد ذی نفعان مختلف می توانند سطوح اهمیت متفاوتی داشته باشند.
رمز موفقیت در پروژه پرداختن زیاد به جزئیات است.
شرایط برد (برای ذی نفعان)، شانسی به دست نمی آید.
کار مدیر پروژه، پیش بینی آینده است.
حجم کاری مدیر پروژه باید ۱۰% کل پروژه باشد.
اصلی ترین کار مدیر پروژه برقرار نمودن تعادل میان این عرضه و تقاضا است.
تقاضا از کاری که باید انجام شود، ناشی میگردد.
عرضه نیز از افرادی که باید آن کار را انجام دهند.
به صورت کلی باید مقداری از برنامه ریزی را به برنامه ریزی در صورت شکست اختصاص دهید. مقداری از این برنامه ریزی را شفاف بیان کنید و مقداری را پنهان کنید و حتی اگر حس میکنید با مقاومت روبه رو خواهیدبود، کلا برنامه مربوطه را پنهان کنید.
تحلیل ریسک: یک روش ساده و بسیار موثر برای تحلیل ریسک، گذر از مراحل زیر است:
در یک جلسه BrainStorm ریسکهای وارد به پروژه را بررسی کنید. ریسک ها چیز هایی هستند که میتوانند باعث به دردسر افتادن پروژه شوند.
هر ریسک را بر اساس احتمال وقوعش درجه بندی کنید. از مقیاس ۳ نمره ای استفاده کنید: ۳= ریسک بالا، ۲= ریسک متوسط، ۱= ریسک پایین.
هر ریسک را بر اساس اثری که دارد درجه بندی کنید. از همان مقیاس ۳ نمره ای استفاده کنید.
حاصل ضرب دو مورد بالا در هم، بیانگر احتمالی است که شما در معرض این ریسک خاص قرار دارید. هر چه عدد حاصله بزرگتر باشد، احتمال وقوع ریسک بالاتر است.
برای هر ریسک مشخص کنید که چه اقدامی می تواند احتمال وقوع آن را کاهش دهد.
برای هر ریسک مشخص کنید که چه اقدامی می تواند شروع بروز ریسک را مشخص کند.
دوازده علت رایج شکست پروژه ها
پروژه از اول هم غیر ممکن بوده است.
هدف پروژه درست تعریف نشده است.
هدف پروژه درست تعریف شده است، اما تغییرات وارد بر آن کنترل شده نیستند.
ذی نفعان یا شرایط برد آنها مشخص نشده است.
پروژه برنامه ریزی درستی ندارد
رهبری پروژه مناسب نیست.
پروژه برنامه ریزی درستی دارد، اما منابع آن طبق برنامه فراهم نشده است.
برنامه طوری ریخته شده است که مقادیر احتیاطی را در نظر نمی گیرد.
انتظارات افراد، اداره نشده است.
پروژه برنامه ریزی درستی دارد، اما بر پیشرفت آن طبق برنامه نظارتی وجود ندارد و درست کنترل نمی شود.
گزارش دهی پروژه کافی نیست یا اصلا وجود ندارد.
وقتی پروژه به دردسر می افتد، همه فکر میکنند می توان خیلی ساده مشکل را حل کرد، اما مثلا با کار بیشتر، عقب انداختن ضرب العجل پایان پروژه، افزایش منابع. که این موضوع اصولا در اکثر مواقع راه گشا نیست.
هیچ کس تاکنون نگفته است که مدیریت پروژه، یک عرصه رقابت بر سر محبوبیت است.(مشکل اکثر مدیر پروژه ها)
هنگام اجرای پروژه سه چیز را باید در نظر بگیرید. ابتدا باید افراد را درست اداره کنید، دوم باید پیشرفت کار را در مقایسه با برنامه بسنجید، سوم باید نتایج این برنامه را با ذی نفعان بگویید. عملا برای داشتن یک پروژه سریع باید این سه کار را با سرعت بالا انجام دهید.
پروژه موفق یعنی ذی نفعان راضی، و رضایت ذی نفعان یعنی مشخص کردن و مدیریت انتظارات آنها.