امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌هاست. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه پربسامدترین سازوکاری است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگون‌اند؛ اما درنهایت مأموریت آن‌ها ایجاد سازوکار لازم برای مدیریت یکپارچۀ طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها و تحویل به‌موقع و باکیفیت در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی‌شده است.
دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن درحال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز نظام‌مند مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.
مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه
- دستیابی بهتر به اهداف راهبردی؛
- دستیابی بهتر به اهداف پروژه‌ها؛
- صرفه‌جویی در منابع؛
- مستندسازی بهتر دانش و تجربۀ سازمانی؛
- افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه؛
- دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذی‌نفعان؛
- افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه‌ها.
وظایف دفتر مدیریت پروژه
- ایجاد تمرکز بر هماهنگی و یکپارچه‌سازی پروژه‌ها؛
- تأمین منابع لازم برای مدیریت پروژه‌ها؛
- مدیریت بانک منابع؛
- استانداردسازی فرایندهای مدیریت پروژه؛
- توسعۀ متدولوژی‌های مدیریت پروژه؛
- توسعۀ سیستم مدیریت پروژه؛
- شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان؛
- تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه؛
- تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه؛
- نیازسنجی و آموزش تیم مدیریت پروژه؛
- تعیین نرم‌افزارهای موردنیاز مدیریت پروژه؛
- مدیریت ارتباطات بین پروژه‌ها؛
- ثبت و سازمان‌دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه‌های جدید؛
- مشارکت در فرایند آغاز پروژه‌ها؛
- نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه؛
- پیشنهاد شروع و خاتمۀ پروژه‌ها.
دلایل ناموفقی دفتر مدیریت پروژه
- نبودن تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوۀ تعامل سایر بخش‌ها با آن؛
- نبودن اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان به دفتر مدیریت پروژه؛
- دخالت مدیران ارشد در روندکار تخصصی دفتر مدیریت پروژه؛
- نبودن فرهنگ‌سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه؛
- نبودن نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه؛
- نبودن سرمایه‌گذاری مناسب برای تأمین زیرساخت‌های موردنیاز؛
- تقلید محض از سیستم‌ها و استانداردهای سایر سازمان‌ها؛
- انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه‌مدت؛
- بها ندادن به منابع انسانی در سازمان.
