چگونه مدیریت پروژه‌ی پویا می‌تواند به تیم‌های ساخت و تولید قرارداد کمک کند
درحالی‌که ساخت قرارداد یک کانسپت جدید نیست و همچنان در حال پیشرفت است، شرکت‌های بزرگ و کوچک در سراسر بخش‌های خودرو، حمل‌ونقل هوایی، الکترونیک، و مواد غذایی به‌طور مؤثر از ساخت قرارداد برای خدمت بهتر به مشتریان خود و به دست آوردن مزیت رقابتی آن، استفاده می‌کنند. برای شرکت‌های کوچک و متوسط ، به‌طور خاص، ساخت قرارداد، توانایی رقابت در مواردی که آن‌ها فاقد اقتصاد تولیدی لازم برای قیاس‌اند را فراهم می‌کند.
البته، زمانی که شما در حال برون‌سپاری تولید، تا حدی یا کاملاً، به شخص ثالث هستید، باید به‌شدت در مورد حسابداری برای تمام نقاط در حال حرکت، دقت به خرج دهید: مواد، افراد، تیم، کیفیت، زنجیره تأمین، چرخه محصول، و غیره. در اینجا، پویایی مدیریت و نظارت بر فرآیندهای تولید، کمی پیچیده می‌شود.
چالش‌های مدیریت پروژه
اکثر تولیدکنندگان قرارداد (CMها) و تجهیزات اصلی (OEM ها)، برای پیگیری وظایف، وابستگی‌ها و جدول زمانی، بر ابزاری مانند مایکروسافت (Microsoft® Project) تکیه می‌کنند. بااین‌حال، این ابزار سنتی در چند زمینه‌ی کلیدی دچار شکست می‌شود. در درجه‌ی اول، به خاطر در دسترس نبودن برای تمام افراد تیم در هماهنگی ضعیف است. دوم ، زمان‌بندی‌های برنامه برای شروع و پایان برای تغییرات پروژه بیش‌ازحد سفت‌وسخت است و روش مناسب و راحتی برای بروز رسانی تغییرات و منعکس کردن برنامه‌ی پروژه در آن وجود ندارد.
مشکلی که ممکن است در این میان به وجود آید این است کهCM ها با تغییرات ایجادشده در اولویت‌های OEM ها هماهنگ نیستند. دلیل این است که OEM فاقد یک محل مرکزی است که به‌عنوان تنها منبع حقیقت در مورد برنامه‌ریزی پروژه و اسناد مرتبط با آن باشد. درحالی‌که طرح‌های پروژه در اصل با بهترین افکار ساخته‌شده است، به‌روزرسانی آن کار فشرده و سختی است که تیم‌ها اغلب از انجام آن پشیمان می‌شوند.
این عدم دیدن CM به اولویت‌بندی‌های OEM، و نظارت OEM بر وضعیت پروژه CM باعث ایجاد خطر در زنجیره‌ی تأمین و تاریخ تحویل می‌شود. هردوی آن‌ها در دریافت اطلاعات برای ایجاد اصلاحات خیلی عقب خواهند ماند و زمانی که این اطاعات را دریافت می‌کنند، ابزاری مانند “پروژه” این تغییر در اطلاعات را بسیار سخت خواهند کرد.
این مشکلات همچنین با قرار گرفتن پروسه‌ی تولید در محدوده‌های زمانی مختلف تشدید نیز می‌شوند.
راه بهتر: مدیریت پروژه‌ی پویا
چیزی که CM ها و OEM ها نیاز دارند، یک سیستم مدیریت پروژه است، که به شما امکان ساخت روابط مولد و سودآور همگام با سرعت نوآوری را می‌دهد. برای نرم‌افزارهایی مانند “پروژه” که بر بهترین حالت‌های ممکن همه‌چیز را پیاده می‌کند، مدیریت پروژه‌ی پویا جایگزین بهتری است.
فلسفه‌ی پشت مدیریت پروژه‌ی پویا، زنده‌بودن و متغیر بودن یک پروژه است. درواقع تیم‌ها نیاز به‌نوعی برنامه‌ریزی برای پروژه دارند که در دنیای واقعی وجود خارجی داشته باشد. ۳ ماده‌ی اصلی تشکیل‌دهنده‌ی این مسئله: فرآیند سیال؛ متدولوژی تطبیقی، و یک ابزار پیش‌بینی خودکار است.
با افراد و اولویت‌ها شروع کنید
در واقعیت، افراد و اولویت‌ها زمان‌بندی را شکل می‌دهند. در سیستم مدیریت پروژه پویا، شروع با اولویت‌ها است، و سپس اتصال این اولویت‌ها به برآوردهای انجام‌شده و در دسترس بودن منابع، انجام می‌شود. به خاطر این رویکرد، زمان‌بندی‌ها واقع‌بینانه‌تر است. تیم‌ها بر موارد مهم‌تر در زمان مناسب کار می‌کنند و به هیچ‌کس وظایف بیش‌ازحد توانش داده نخواهد شد.
پاسخگو و سازگار
یک سیستم مدیریت پروژه پویا بر روی یک زمان‌بندی مبتنی بر اولویت پایه‌گذاری شده است که وظایف، محدوده تخمین و در دسترس بودن منابع را به‌عنوان ورودی دریافت کرده و این داده‌ها را به تاریخ اتمام مورد انتظار تبدیل می‌کند. همراه با تولید و پیش‌بینی این تاریخ پایان ، برنامه به‌صورت خودکار به‌روزرسانی اولویت‌ها و یا تغییرات منابع را انجام می‌دهد. نتیجه؟ هیچ مورد ناگهانی پیش نمی‌آید و پروژه‌ها سروقت به پایان می‌رسند.
