آیا همیشه کارتان بیش‌از آنکه انتظارش را دارید طول می‌کشد؟ به انجام یک وظیفه متعهد می‌شوید اما همیشه دوبرابر زمانی را که مایلید می‌گیرد؟ اگر مادر یا پدر باشید و صبح‌ها فرزند خردسالتان را به مهدکودک ببرید بعید نیست این تجربه را داشته باشید؛ فقط بیرون رفتن از خانه ده دقیقه طول می‌کشد! اما وظایف بسیار دیگری نیز این‌گونه‌اند. معمولاً این خوش‌بینی ماست که فکر می‌کنیم تکمیل یک وظیفه، به سرعتی که ما تخیل می‌کنیم، شدنی است؛ درحالی‌که همیشه وقت بیشتری می‌گیرد.
فرض کنید که باید یک راهنما برای یک راهکار نرم‌افزاری تهیه کنید. وقتی نوشتنش را قبول می‌کنید، خودتان را درحال ساختن سریع و راحتِ مستندات تخیل می‌کنید. اما واقعیت داستان چیز دیگری است. به‌دلیل مزاحمت‌ها یا تعهدات دیگر، تکمیل نرم‌افزار از آنچه به‌نظر می‌رسید بیشتر طول می‌کشد. انگار نوشتنش صد سال طول می‌کشد. دیگر وظایف نیز این‌گونه‌اند. اما گاهی‌اوقات باید کار را سریع انجام بدهید. درادامه یازده تاکتیک برای سریع کار کردن می‌گوییم.
۱۱ تاکتیک برای سریع کار کردن
یک) همکاری کنید. به بخشی از کار متمرکز شوید که آن را خوب انجام می‌دهید و دیگری کار را انجام بدهد که می‌تواند خوب انجام بدهد.
دو) کمینه را تشخیص بدهید. بیش‌از آنچه لازم است انجام ندهید. بیش‌از آنچه لازم است برای پرداختن به جزئیات کار زمان نگذارید.
سه) از تایمر استفاده کنید. از یک تایمر استفاده کنید و سعی کنید که کار را در چارچوب زمانی تعیین‌شده انجام بدهید.
چهار) کمال‌طلب نباشید. برای به انجام رساندن کار تلاش کنید نه بهترین ارائه.
پنج) محل را تغییر بدهید. گاهی تلاش کنید که در مکان متفاوتی با قبل کار کنید. اگر مزاحمت‌هایی وجود دارد که نمی‌توانید تمرکز کنید، سعی کنید در یک محل متفاوت کار کنید. جایی که راحت باشید یا جایی که افراد کمی باشند که شما را می‌شناسند و به شما دسترسی دارند.
شش) کار را به وظایف کوچک‌تری تقسیم کنید. اگر شروع کار دشوار و سرگیجه‌آور است، آن را به وظایف کوچک‌تری تقسیمش کنید که می‌توانید سریع‌تر تکمیلش کنید، یک عنوان انتخاب کنید، یک پیش‌نویس تقریبی از کار تهیه کنید و مانند آن. تمام این‌ها را می‌توان مستقل ازهم و سریع تکمیل کرد و سپس به وظیفۀ بعدی شتافت.
هفت) یک موعد تحویل تعیین کنید. با تعیین یک موعد تحویل نزدیک برای خودتان، حسی از فوریت ایجاد کنید. اگر یک موعد تحویل داشته باشید، برای متمرکز ماندن بر کار انگیزه دارید.
هشت) تعهد ایجاد کنید. به شخصی که قرار است کار را به او تحویل بدهید زمان و تاریخ تعیین‌شده را اعلام کنید. اگر کسی از شما انتظاری داشته باشد، حس می‌کنید انجام آن ضرورت دارد.
نه) نَه بگویید. وقتی یک چارچوب زمانی دارید یا تایمر شما ادامه دارد، به کسی اجازه ندهید که شما را با درخواست‌های کوچک از کار دور کند. کسی که می‌ایستد تا از شما سؤال بپرسد شما را از مسیرتان خارج می‌کند. متمرکز بمانید و به این وقفه‌ها نه بگویید.
ده) زمانتان را ثبت کنید. این کار احمقانه و خسته‌کننده به‌نظر می‌رسد، اما برای برخی خوب جواب می‌دهد. اگر مشکل متمرکز ماندن دارید یا به اندازۀ کافی سریع کار نمی‌کنید، بنویسید که با زمانتان چه می‌کنید. طوری رفتار می‌کنید که انگار برای زمانی که هدر می‌دهید جریمه می‌شوید؛ طی روز زمانتان را پیگیری کنید. اگر لازم باشد که تا آخر روز یک مستند را تمام کنید، رد تمام اموری را که طی روز انجام می‌دهید بگیرید تا متمرکز بمانید.
یازده) از خودتان بپرسید: «آیا این فعالیت من را به هدفم نزدیک می‌کند؟» می‌توانید این ترفند را در رسانه‌های اجتماعی‌تان به‌کار بگیرید. این‌همه برنامۀ کاربردی تمرکز شما را به‌هم می‌زند. اگر بر تلفن یا رایانه‌تان نگاه می‌کنید از خودتان بپرسید: «آیا برای من ارزشی دارد و من را به‌طرف هدفم هدایت می‌کند؟» نتیجۀ این پرسش را در کارتان اعمال کنید. اما اگر پیامی یا پستی حواس شما را پرت می‌کند، قطعاً شما را به‌سمت هدفتان هدایت نمی‌کند.
