مسیر حرفۀ مدیر پروژه (بخش دو)
در بخش اول این مقاله خواندید که مدیر پروژه به چه خصوصیاتی نیاز دارد و مسئولیت او چیست؟ در این بخش می‌خوانیم که اگر درشرف وارد شدن به حرفۀ مدیریت پروژه هستید، با چه مشاغلی می‌توانید برای این جایگاه تجربه و صلاحیت کسب کنید.
عنوان‌های شغلی هدایتگر به مدیریت پروژه
جایگاه‌های زیر معمولاً شامل فعالیت‌هایی هستند که یک مدیر پروژه می‌تواند انجامشان بدهد و غالبباً نقش‌های فوق‌العاده‌ای هستند که به شما تجربۀ مدیریت پروژه را می‌دهد. شرح برخی از جایگاه‌ها شباهت‌هایی باهم دارد و در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف تفاوت دارند.
هماهنگ‌کنندۀ پروژه (project coordinator)
هماهنگ‌کنندۀ پروژه (PC) جایگاه فوق‌العاده‌ای است که شما را در مسیر حرفۀ مدیریت پروژه‌تان قرار می‌دهد. PC غالباً با PM همکاری نزدیکی دارد و به مجموعه‌ای از فعالیت‌های مربوط‌به پروژه کمک می‌کند.
هماهنگ‌کنندۀ پروژه معمولاً این کارها را انجام می‌دهند: کار با تیم برای توسعۀ زمان‌بندی پروژه، برنامه‌های آزمون، فعالیت‌های فروشنده، آزمون، بودجه‌ها، و سازمان‌دهی فعالیت‌های پروژه مثل آمادگی مستندات و جلسات.
مجموعه‌های مهارت‌هایی که برای مدیر پروژه مفید هستند برای هماهنگ‌کنندۀ پروژه نیز مفیدند؛ مانند توجه به جزئیات، هماهنگی، رهبری، انگیزه، اعتمادسازی، قابلیت اطمینان.
هماهنگ‌کنندۀ پروژه همچنین مالکیت اجزای مختلف پروژه را دارد و مدیر پروژه باید در یک پروژه، بیش‌از یک همکارِ هماهنگ‌کنندۀ پروژه داشته باشد. مدیر پروژه همچنان باید به تمام جنبه‌های یک پروژه توجه کند زیرا مسئولیت نهایی موفقیت پروژه با اوست. بنابراین، هماهنگ‌کنندۀ پروژه باید ارتباط دائمش را با مدیر پروژه در پروژه حفظ کند و اطلاعات مربوط‌به وضعیت و پیشروی پروژه و هر مسئله‌ای را که باید حل شود به‌اشتراک بگذارد.
هیچ قانون قطعی‌ای برای به‌کارگیری یک هماهنگ‌کنندۀ پروژه در یک پروژه وجود ندارد. احتمالاً به توانایی‌های شخص، اینکه کجا نیاز است و اینکه آیا هماهنگ‌کننده فرصتی برای رشد بخش معینی دارد یا نه مربوط می‌شود. بیشتری کاری که هماهنگ‌کنندۀ پروژه انجام خواهد داد و می‌تواند انجام بدهد به ساختار و محیط کار بستگی دارد.
تحلیلگر پروژه
تحلیلگر پروژه، بسته‌به محیط کاری و نیازهای تیم پروژه، وظایف گوناگونی دارد. تمرکز آن‌ها بر مستندسازی و نیازمندی‌هاست و همین‌طور زمان‌بندی و هماهنگی فعالیت‌ها.
تحلیلگر پروژه کسی است که نیازمندی‌های پروژه را در چرخۀ حیاتش تحلیل و بررسی و مستند می‌کند. به کل تیم پروژه کمک می‌کند که پروژه را در بودجه و زمان‌بندی و محدودۀ برنامه‌ریزی‌شده‌اش تکمیل کند، ضمن اینکه رابطی برای بخش فنی پروژه و تیم‌های وظیفه‌ای و غیروظیفه‌ای است.
مسئولیت‌های تحلیلگر پروژه عبارت‌اند از:
- ساختن، مدیریت و ارائۀ گزارش‌های مربوط‌به پروژه
- نگهداری دارایی‌های پروژه، ارتباطات و پایگاه‌داده‌های مرتبط
- ارزیابی و نظارت بر کلیت پروژه
- گزارش و بررسی امور مالی و بودجۀ پروژه
- اجرای روتین تحلیل‌های کامل و مناسب
- مطلع شدن از واریانس‌ها و نشانه‌های غیرطبیعی پروژه
- شناسایی نیازهای کاربری و بررسی انطباق داده‌ها با نیازهای تحلیل‌شده
- تحلیل، پیگیری، پیش‌بینی و گزارش کاستی‌ها و معیارهای سنجش پروژه
- توسعه و حفاظت ارتباطات، اهداف و زمان‌بندی پروژه
- توسعه و مدیریت گزارش‌ها و مستندات پروژه
تحلیلگر کسب‌وکار
برخی از مدیران پروژه ابتدا تحلیلگر کسب‌وکار یا Business Analytic بودند. تحلیلگری کسب‌وکار شیوه‌ای است که تغییر را در سطح سازمانی ممکن می‌سازد و با شناسایی نیازها و ارائۀ راهکارهایی برای آن‌ها به ذی‌نفعان ارزش تحویل می‌دهند. این حرفه نیاز به تغییر نحوۀ کارکرد سازمان‌ها را شناسایی و ابراز می‌کند و تغییر را آسان می‌سازد. تحلیلگران کسب‌وکار به تشخیص و تعریف راهکارهای مفید می‌پردازند. با تعریف اهداف و نیازمندی‌های برنامه‌ها، پروژه‌ها و پشتیبانی مداوم از پیشبرد فناوری و فرایندها، می‌توانند در هرچیزی مشارکت کنند، از تعریف راهبرد و معماری سازمان گرفته تا نقش راهبری. تحلیلگران کسب‌وکار نیازمندی‌های کسب‌وکارها را برای پروژه‌ها جمع‌آوری و مستند می‌کنند و همیشه کمک باارزشی هستند.
سرپرست پروژه
این جایگاه شغلی مسئولیت‌هایی چون زمان‌بندی پروژه‌ها، توسعۀ ارائه‌ها، به‌علاوه، پیش‌بینی عملکرد مالی را به‌عهده دارد. این شغل در بخش‌هایی هم‌چون آی‌تی و ساخت‌وساز موردنیاز است.
سرپرست پروژه کسی است که اعضای ضروری تیم را سازمان‌دهی می‌کند و تحت نظارت یک مدیر پروژه، تخصص آن‌ها را در تسهیل، گزارش، و تحلیل پروژه‌ها مدیریت می‌کند. این جایگاه نیازمند مسئولیت بالا و مدیریت مناسب زمان است زیرا این شغل مستلزم نظارت و کنترل دائمی تمام متغیرهای پروژه است. نقش سرپرست پروژه نه‌تنها اطمینان از تکمیل به‌موقع و در محدودۀ بودجۀ پروژه است، بلکه ممکن است عقد قراردادها نیز در حوزۀ فعالیت‌های او باشد.
برای سرپرستی پروژه باید مهارت‌های قدرتمند اجرایی و سرپرستی داشت، مانند تجربۀ گزارش‌دهی مالی و بودجه‌بندی.
برخی از مسئولیت‌های سرپرست پروژه عبارت‌اند از:
- برنامه‌ریزی بودجۀ مالی لازم برای پروژه
- هماهنگی دائمی با تیم برای به‌روزرسانی‌های گزارش پیشروی کار
- نظارت بر پیشروی پروژه و تصدیق پیشنهادهای تیم
- نظارت بر اعضای تیم و اطمینان از اینکه راهنمایی‌ها اجرا می‌شوند
- آماده کردن پروژه یا قرارداد و کار تا زمانی که پروژه تکمیل شود
- نشان دادن به‌روزرسانی‌ها ب مشتری و کارکنان ارشد
در برخی از سازمان‌ها سرپرستی پروژه همان مدیریت پروژه است اما در برخی دیگر سرپرستان پروژه تحت نظارت یک مدیر پروژه یا کارکنان سطوح دیگر کار می‌کنند.
