سه روش آسان چابک که تیم می‌تواند همین‌امروز به‌کار گیرد
حتماً آوازۀ چابک را شنیده‌اید… رفقای مدیر پروژه شما همگی اسکرام‌مستر شده‌اند. شنیده‌اید که خیلی عالی است. همۀ دوستان کاربلد آن را انجام می‌دهند و کمی حسودی‌تان شده… انگار عقب مانده‌اید.
خبر خوب این است که روش‌های چابکی وجود دارند که می‌توانید در دنیای آبشاری به‌کار ببرید. می‌توانید از مزایای این روش هم‌چون افزایش ارتباطات، همکاری با مشتری و پیشرفت دائمی بهره بگیرید و شانسی برای معرفی روش‌های چابک به تیمتان بیابید- بدون اینکه نیاز به گذار کل سازمان به چابک باشد.
هشدار: قبل از به‌کارگیری این روش‌های چابک باید چه کرد
روش‌های چابک را فقط به این دلیل به‌کار نگیرید که هم‌رنگ جماعت شوید. مزایای حاصله از به‌کارگیری روش‌های چابک را بفهمید. با گرفتن فیدبک از مشتری و تحویل درست محصول، در پول و زمان صرفه‌جویی کنید. با افزایش ارتباطات تیم و بهبود روش‌های کاری، هوشمندانه‌تر کار کنید.
با تیمتان صحبت کنید و رضایت آن‌ها را جلب کنید. تغییر مستلزم یک تلاش تیمی خواهد بود؛ شما به همکاری و مشارکت نیاز دارید. لازم است که کل تیم هماهنگ باشد. نمی‌توانید این کار را به تنهایی انجام بدهید.
ایده‌هایتان را با تیم به‌اشتراک بگذارید و اینکه چرا می‌خواهید این کار را انجام بدهید. افکار و نگرانی‌های هم‌تیمی‌های خود را بیابید. مطمئن شوید که حاضرند تلاش کنند. لازم است که با پشتیبانی خود به آن‌ها نزدیک شوید، زیرا با شما به این بازی ادامه می‌دهند.
با سه روشی که درادامه ارائه می‌دهید چابک را به‌کار بگیرید. از روش‌های چابک فقط برای هم‌رنگی با جمعیت استفاده نکنید. مزایای این روش را بفهمید. وقتی که از مشتری بازخورد بگیرید و محصول درست را تحویل بدهید پول و زمانتان را حفظ می‌کنید. اگر ارتباطاتتان را با تیم بیشتر کنید و روش‌های کاری را بهبود بدهید قادر خواهید بود که هوشمندانه‌تر کار کنید.
ایده‌هایتان را با تیم به‌اشتراک بگذارید؛ بگویید که چرا می‌خواهید از چابک استفاده کنند. افکار و نگرانی‌های هم‌تیمی‌هایتان را بیابید. مطمئن شوید که مایل‌اند آن را امتحان کنند. باید حمایتشان را جلب کنید زیرا می‌خواهید با تیم هماهنگ باشید.
این سه روش عبارت‌اند از:
یک) جلسۀ سرپایی روزانه
فایده: افزایش شفافیت و ارتباطات میان تیم.
تیم شما به بینش بیشتری برای پیشروی و چالش‌ها نیاز دارد. مدیر پروژه می‌تواند اگر لازم باشد آن‌ها را «هدایت» کند. اما برخی از تیم‌های چابک خودسامان‌ده هستند و می‌توانند این کار را حتی وقتی که مدیر پروژه نیست انجام بدهند.
چگونه؟ یک جلسۀ بسیار کوچک است (15 دقیقه یا کمتر) که به تیم فرصتی می‌دهد که هرروز ارتباط برقرار کند و اطلاعات را به‌اشتراک بگذارد.
هر عضو تیم مختصراً باید این سه سؤال را توضیح بدهد:
- دیروز چه کار کردید؟
- امروز بر چه کار می‌کنید؟
- آیا مانعی هست که شما را از انجام کارتان دور نگه می‌دارد؟
در اسکرام/چابک مرسوم اسکرام‌مستر سعی می‌کند که موانع را حذف کند اما مدیر پروژه نیز می‌تواند این کار را انجام بدهد.
هشدار: این یک جلسۀ وضعیت سی دقیقه‌ای نیست. یک بحث طولانی پر از جزئیات نیست. بلکه باید بسیار کوتاه باشد، 15 دقیقه یا کمتر. نقطۀ اشتراکی است برای تیم که هرروز سطحی را تعیین کنند. اگر تیم نیاز به بحث بیشتر جزئیات دارد، بعد از جلسۀ سرپایی بحث کنید. از وسوسۀ ممتد کردن جلسه جلوگیری کنید؛ مکالمات طولانی را بعد از جلسه بگذارید.
2) جلسۀ گذشته‌نگری
فایده: بهبود مداوم
تیم شما، به‌جای اینکه صبر کند تا پروژه به‌پایان برسد، راه‌هایی برای بهبود پروژه دارد. با گذشته‌نگری می‌توانید دائماً پروژه را بهتر کنید. چگونه آن را انجام بدهید؟ در نقاط مختلف پروژه، تیم عملکرد خود را ارزیابی می‌کند.
باید سه سؤال کلیدی پرسید:
- چه‌چیز برای ما نتیجۀ خوبی داشت؟
- چه‌چیز برای ما نتیجۀ خوبی نداشت؟
- برای بهتر شدن باید چه تغییری ایجاد کنیم؟
نقاط مختلفی را حین اجرای پروژه با روش چابک انتخاب کنید. وقتی که تمرین را انجام دادید و اموری را که می‌توان بهبود داد شناسایی کردید، یک یا دوتای اول را انتخاب کنید. این تغییرات را یکپارچه کنید و ببینید که چطور پیش می‌رود. سپس این فرایند را در نقاط مختلف پروژه انجام بدهید.
به‌این‌ترتیب، به‌جای اینکه صبر کند که پروژه به‌پایان برسد، تیمتان حین اجرای پروژه می‌تواند مشارکت داشته باشد.
توجه: لازم است که بین اعضای تیم اعتماد وجود داشته باشد و محیط سرشار از اعتماد باشد. هم‌دیگر را برای پیشنهادها سرزنش نکنید. اعضای تیم را برای اشتباهاتشان سرزنش نکنید، بلکه راه‌هایی برای بهبود آن‌ها شناسایی کنید. به چالش‌ها به چشم چالش نگاه کنید.
3) دموهای نرم‌افزاری مشتری
فایده: شفافیت و همکاری مشتری
مشتری با دیدن محصول و فیدبک دادن سود میبرد. تیم برای هر تنظیم لازم، از مشتری بازخورد می‌گیرد.
چگونه؟ نرم‌افزارِ درحال‌کار را در نقاط مناسب توسعه نشان بدهید. فقط تا زمانی که برای آزمون پذیرش کاربر نهایی حاضر است صبر نکنید.
یک ارائۀ پاورپوینتی نیست. نرم‌افزار واقعی را نشان می‌دهید. نگران نباشید که پرزرق‌وبرق نیست. هدف شما نشان دادن نحوۀ پیشروی و گرفتن بازخورد است. لازم نیست که یک اتاق کنفرانس بزرگ بگیرید و پاورپوینت‌های پرزرق‌وبرق بسازید. در این مرحله محصول نهایی را نشان نمی‌دهید.
انتظارات مشتری را دربارۀ آنچه نشان می‌دهید مدیریت کنید. اگر انتظار دیگری داشتند نباید آن‌ها را غافلگیر کنید. مطمئن شوید که آگاه باشند که این ارائۀ ابتدایی است نه محصول نهایی. توضیح بدهید که چرا این کار را می‌کنید و امید دارید به چه دست بیابید.
این یک هدف است
ارتباطات، همکاری و بهبودی دائمی را به‌کاربگیرید. وقتی روش‌های جدیدی را اتخاذ می‌کنید، آن را برای اعضای تیمتان با احترام معرفی کنید و نسبت‌به هم صبور باشید.
نتیجه‌گیری
حال که سه روش چابک را بررسی کرده‌ایم، می‌دانید که چطور از چابک استفاده کنید، حتی می‌توانید کل روشتان را چابک کنید.
دیگر لازم نیست احساس کنید از دیگران عقب افتادید! دفعۀ بعدی که دوستان اسکرام‌مستر شما دربارۀ چابک صحبت می‌کنند، می‌توانید به آن‌ها بپیوندید.
راه‌های بهبود تیمتان را به او بگویید؛ بگویید مشتری‌های شما چقدر خوشحال‌اند.
