مسئولیت‌ها و نقش‌های مدیر پروژه: یک مدیر پروژه واقعاً چه می‌کند (بخش اول)
عنوان شغلی «مدیر پروژه» در این روزها باب شده؛ اما اگر ازقبل با این عنوان، آشناییِ عملی نداشته باشید، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن مبهم است. این ابهام را از واکنش افراد، وقتی به آن‌ها می‌گویید مدیر پروژه هستید، می‌فهمید.
وقتی برای اولین بار شغلی با عنوان مدیریت پروژه بیابید، خیلی‌ها نمی‌فهمند که دقیقاً کارتان چیست. اگر مهندس شیمی، یا مهندس راه‌سازی یا عمران یا مشاور املاک بودید، برایشان بیشتر قابل‌فهم بود. اما عنوان شغلی مدیریت پروژه ناآشناست؛ آدم‌ها ابروهایشان را بالا می‌برند و با تعجب می‌پرسند، این که گفتی یعنی چه؟!
باید توضیح بدهید که به‌عنوان یک مدیر پروژه، با تیم‌های پروژۀ بسیاری کار می‌کنید تا مشکل مشتری را حل کنید؛ مثلاً اگر یک دپارتمانی یک سیستمِ جدیدِ تخصیصِ داده بخواهد با آن تیم کار می‌کنید تا بسازیدش و تحویلش بدهید. بعید نیست بازهم با این توضیح، با نگاه سردرگمی هاج‌وواج به شما بنگرند و دوباره تلاش کنید که شفاف‌تر توضیح بدهید. شاید بازهم ندانند چه می‌گویید. خیلی‌ها که عنوان «مدیر پروژه» را می‌شنوند، نمی‌دانند منظور شما دقیقاً چیست.
اما مدیریت پروژه مثل جادو می‌ماند. کسی ایده‌ای دارد و مدیر پروژه با تیم کار می‌کند تا آن را واقعی کند. کسی مشکلی دارد و مدیر پروژه با به‌کارگیری یک تیم مشکل را حل می‌کند. مدیران پروژه می‌توانند نقشی در تغییر جهانی که در آن پروژه‌ها را اجرا می‌کنند بازی کنند. اما کار یک مدیر پروژه این نیست که کل روز پشت میزش بنشیند و با رایانه کار کند.
یک مدیر پروژه واقعاً چه می‌کند؟
در PMBOK در تعریف مدیر پروژه گفته شده: «کسی که توسط یک سازمان مجری تعیین می‌شود تا تیمی را که مسئول دست‌یابی به اهداف پروژه است هدایت کند.»
اساساً او کسی است که مسئول مدیریت و موفقیت پروژه است. اما به انجام امور زیادی برای دست‌یابی به این اهداف لازم است. در این مقاله چند مسئولیت و نقش مهم مدیر پروژه را عنوان می‌کنیم. همین‌که لیست را بررسی می‌کنید متوجه مجموعه‌مهارت‌های مختلف موردنیاز خواهید بود.
مسئولیت‌ها و نقش‌های مدیر پروژه
می‌بینید که در این لیست شباهت‌هایی وجود دارد؛ اما هرکدام نقشی کلیدی در مسئولیت‌ها و نقش‌های مدیریت پروژه دارد.
یک) تعریف محدودۀ پروژه – وقتی پروژه‌تان را آغاز می‌کنید، باید بدانید که چه‌چیزی را در کار لحاظ کنید. همین‌قدر مهم است که مشخص کنید چه تیمی مسئول کار است. وقتی محدوده را با شفافیت تعریف کنید به تمرکز تیم کمک می‌کند و می‌توان مطمئن شد که شما و مشتری درک مشترکی از آنچه در راهکار لحاظ شده خواهید داشت. از یک پیش‌الگوی شرح محدودۀ پروژه استفاده کنید تا بتوانید موافقت کل اشخاص را اخذ کنید.
دوم) جمع‌آوری نیازمندی‌های پروژه – شما مسئول اطمینان از جمع‌آوری و مستندسازی اطلاعات نیازمندی‌های پروژه هستید. با تیمتان، مشتری و دپارتمانی که تمام اطلاعات موردنیاز را برای درک مناسب راهکار جمع‌آوری می‌کنند و درک مناسبی از راهکار و آنچه موردنیاز است دارند کار می‌کنید. نیازمندی‌های تجاری توضیح می‌دهد که راهکار موردنظر چگونه یک نیاز معین تجاری را برآورده می‌سازد. نیازمندی‌های وظیفه‌ای توضیح می‌دهد که نرم‌افزار شما باید چه کند و باید چه قدم‌هایی را برای اجرای فعالیت بردارد. انواع دیگری از نیازمندی‌ها و روش‌های مختلفی برای جمع‌آوری آن‌ها وجود دارد.
سوم) شناسایی فعالیت‌ها، وابستگی‌ها، توالی‌ها، و تخمین‌های زمانی – با تیم و مجریان کار همکاری نزدیکی دارید. باید از دانش و تخصص تیمتان استفاده کنید. اگر از یک روش سنتی آبشاری استفاده می‌کنید، احتمالاً یک زمان‌بندی مبنا با تاریخ هدفی برای کل پیاده‌سازی دارید. اگر از یک رویکرد چابک و تکرارپذیرتر استفاده می‌کنید همچنان با تیم برای شناسایی آنچه موردنیاز است همکاری می‌کنید. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل آموزش کاربر و پشتیبانی باشد. اگر یک سیستم موروثی قدیمی را جایگزین می‌کنید، باید برنامه‌ریزی کنید که چطور داده‌های موجود را مدیریت کنید. نیازها برحسب پروژۀ متغیر است. به تمام فعالیت‌های دخیل در تحویل موفقیت‌آمیز کمک کنید. تمام فعالیت‌های موردنیاز برای تحویل موفق را درنظر بگیرید.
چهار) تعیین منابع موردنیاز برای پروژه – منابع می‌تواند به معنای اعضای بیشتر تیم باشد؛ اما می‌تواند موارد موردنیازی باشد که باید خریداری شوند، مانند نرم‌افزار، سخت‌افزار، تجهیزات و غیره.
پنج) بودجه‌بندی- وقتی تمام منابع موردنیاز برای پروژه‌تان را شناسایی می‌کنید، می‌توانید بودجۀ پروژه را تعیین کنید. این کار را با راهنمایی سازمانتان انجام بدهید که برحسب دستور‌العمل‌های سازمانتان انجام می‌گیرد.
شش) شناسایی اقلام تحویلی و مایلستون‌ها – تعیین کنید که تیمتان در طی اجرای پروژه باید چه چیز را تحویل بدهند. مایلستون‌ها را طی راه تعیین کنید. از آن برای پیگیری پیشروی و گزارش‌گیری استفاده کنید.
هفت) هماهنگی منابع، اعضای تیم، و فروشندگان – برای اینکه همه را حول برنامه متمرکز کنید و آن‌ها را به اجرای برنامه وادارید، لازم است که افراد و منابع را دائماً طی راه هماهنگ کنید. مطمئن شوید که برنامه‌های بالقوه و هم‌وابستگی‌های برنامه‌ریزی‌نشده را شناسایی کرده‌اید. مطمئن شوید که منابع تخصیص‌داده‌شده دردسترس هستند.
هشت) نظارت و کنترل برنامۀ پروژه – باید پیوسته مطمئن شوید که پروژه بر مسیر خویش است و اقلام تحویلی برآورده شده‌اند. پیشروی پروژه را با ارتباطات مکرر با تیم و اجرای کار نظارت کنید. تغییرات غیرمنتظره را مشاهده کنید. وقتی موقعیت‌های غیرمنتظره‌ای رخ می‌دهد، سعی به تصحیح و تنظیم آن کنید. از توانایی‌های حل مسئلۀ خود استفاده کنید. تشخیص بدهید که مشکلات چه موقع اتفاق می‌افتند. یا اینکه چه‌موقع احتمال مشکلات بالقوه را می‌بینید. اطلاعات لازم را جمع کنید، افراد را برای حل مسئله گردهم آورید، و به مشکلات رسیدگی کنید.
نه) شناسایی متریک‌های مناسب – اگر می‌خواهید بدانید که موفقیت برای پروژۀ شما چگونه است، باید آن را تعریف کنید. اگر بتوانید متریکها را شناسایی کنید، می‌توانید برای سنجش از آن‌ها استفاده کنید. اهداف پروژۀ شما شاید کاهش هزینه، کاهش زمان پردازش یا افزایش درآمد برای مشتری باشد. برای سنجش، بهترین متریکها را شناسایی کنید تا بتوانید بفهمید آیا پروژه‌تان به هدف تجاری‌اش رسیده است.
ده) اطمینان از کیفیت – همین‌که به‌سادگی یک برنامه را تنظیم کردید تضمین‌کنندۀ کیفیت نیست. خوب است یک راهکار کیفی به مشتری‌تان ارائه بدهید؛ مثلاً تهیۀ نرم‌افزاری که بدون خطا و باگ است. دادن دستورالعمل‌هایی به کاربران شفاف و صحیح است. بهتر است برنامه‌ای که تنظیم می‌کنید با لحاظ نظارت بر کیفیت باشد تا از دوباره‌کاری اجتناب کنید و مشکلات را بعداز وقوع آن حل کنید. دوباره‌کاری به دلیل نقص‌ها یا کیفیت ضعیف، هزینه‌های پروژه‌ها را افزایش می‌دهد. ازلحاظ کیفیت در برنامه مطمئن شوید و ببینید که منظور از کیفیت چیست. از ابزار مدیریت کیفیت و فرایندهای مربوطه در پروژه استفاده کنید.
دوازده مسئولیت دیگر مدیر پروژه را در بخش دوم این مقاله بخوانید.
